用勤哲EXCEL服务器构建某液压件厂信息管理系统

     近日帮助某友完成了某液压件厂信息管理系统的案例，全部功能用勤哲excel服务器v7.1.9完成，使用2个月，数据计算准确，所以现在放到这里来整理总结一下。

    一 功能需求

    1、这家企业是生产液压件的制造厂，以内销为主，标准件与非标件的销售均有。由于行业与产品特点，使得公司的销售订单品种多、数量小。几千种产品、加之大部分产品有配套销售产品，每天几十个订单的出库、发货；再加上外协、车间生产均有，产品仓库出入频繁，所以仓库数量的准确性很难达到，每次仓库盘点都发现数量紊乱的一塌糊涂。

    2、对于标准件的销售，经常发生账面上有库存，但实际出库时确发现已没有实物数量。根本原因是一天几十个订单，可能好几个客户订购了同种产品，但他们原来使用的管理软件没有按照销售订单更新库存，只有在出库的时候才减少库存，这样的时间差导致了实际数量的误差。

    3、外协进度的控制不力。该厂大量的产品需要外协，由于外协订单没有与仓库质检、入库结合，很难有效跟踪外协产品的实际完成情况，所以很容易导致多投产与少投产的问题同时出现，这样也直接导致销售人员给客户不能做出交货时间准确的答复，往往因此丢失订单。

    4、生产进度无法及时、准确获知。该厂原来使用的管理软件其实各部门是孤立的，生产下单与车间实际进度并没有实现数据联系，这样也导致了与外协同样的问题，多下生产或少下生产并存。

    5、销售对账与采购对账缺乏准确性，一张销售订单多次发货与一张外协订单多次入库并存，由于二者均没有与仓库出入库关联，所以每次对账进行核算的时候很难对应到订单，造成数量或价格的错误，从而影响最终的结账。

   二 解决方案

   朋友用勤哲EXCEL服务器也有一段时间，但是由于不是软件出身加之时间精力的问题，一直没有系统的构架起他们需要的模块。在对他们的功能需求有一定的认识后，我开始分析功能需求，总结下来从以下几点来完成解决方案。

   完善产品信息：重新定义产品编号，确保唯一性；

   加入产品可分配数属性：通过可分配数，可以准确获知实际可分配给客户的产品数量，并随着销售订单的增加自动减少相应产品可分配数。对于可分配数的增加或减少，主要在销售订单、生产单、外协单等进行处理，同时还要根据出入库的实际情况修正可分配数。如此，确保了可分配数的准确性。

   单单一致，赋予编号跟踪：从销售订单——>生产单——>外协单——>车间完工——>外协完工——>成品入库——>销售出库——>发货每一步工作都来源于上步骤的单号，能够准确核算实际数量，减少原有方式导致的误差。

   限制人工操作的随意性：由于单单一致，查有可源，在功能中，利用EXCEL自身的条件格式与数据有效性杜绝人工操作错误。例如，销售出库数大于订单剩余数报警；外协入库差数低于设置的损耗数报警等。同时，对于重要报警设置及启动审批流程。这些防范的细节从第一时间降低了数据紊乱产生的几率。

  三 勤哲EXCEL服务器功能实现概要 

  EXCEL服务器的几个特色功能在本案例中的实现：

  1、表间公式：勤哲excel服务器的重点功能，通过表间公式提取、更新数据，实现数据的关联。比如出入库单的单号选取、数量更新等都通过表间公式实现。

  2、数据规范：通过数据规范，统一各岗位各操作人员的数据录入一致。在系统中使用了较多的列表选择数据规范。

  3、自动编号：勤哲excel服务器的自动编号功能略显单一，在实际的应用中，在自动编号中融入excel自身的公式配合进行编号，使实际的编号能与该厂的实际需求达成一致。

  4、 工作流：系统中对于需要审核的加入工作流；对于需要多人合作填报的表单，设置转填工作流；当然，还有其他几个环节也融入了工作流功能以达到功能需要。

  四 功能模块

  主要功能模块：基础数据管理；销售管理；采购管理（外协管理）；生产管理；仓库管理；财务管理

                                       功能截图