sward实战解读(10) - 如何有效保障文档的安全可靠

sward是一款国产开源免费知识库管理工具，工具支持一键安装零配置，页面设计简洁易用。本文将介绍sward如何通过多重机制有效保障文档的安全可靠。

1、知识库可见范围

2、独立的成员与权限

sward不仅可以在系统级别添加用户且分配权限，而且每个知识库都拥有自己独立的成员与权限，保证数据安全

路径：进入知识库->知识库设置->成员

3、文档的安全机制

3.1 文档分享的控制

点击文档后的更多按钮->分享，可以选择外部分享或者知识库内分享

文档分享

• 外部分享

当选择外部分享时，可以设置为无密码访问和密码访问。

无密码访问：直接点击生成链接，将链接发送给被分享人。被分享人直接打开链接即可查看文档

密码访问：选择密码访问后，系统会自动生成一个密码，将链接发送给被分享人后，被分享人需要数据密码才能查看到文档

密码分享

• 知识库内分享

选择知识库内分享后，选择人员并点击生成链接。链接只有被选择为访问人的用户才可以登录并查看。其他人员打开链接时会显示无权限查看。

知识库内分享

3.2 文档移入回收站

sward提供文档回收站，作为临时存放被删除文件的“缓冲区”，防止误操作导致文件永久丢失。回收站中的文件可以选择恢复或彻底删除。

文档的回收站

3.3 文档归档

对有长期保留价值的文档进行系统性整理、分类和保存。可以为查看归档文件单独设置权限，进一步保证文档的安全。归档的文件可以选择恢复或彻底删除

文档的归档

4、知识库的安全机制

4.1 知识库的备份与恢复

• 路径

系统设置->安全->备份与恢复

• 备份

可以选择手动备份或定时备份。点击手动备份，立即执行知识库备份；点击编辑->开始->保存，开启自动备份。

• 恢复

点击上传恢复文件->点击恢复，即可将备份的知识库恢复到系统

注意：数据恢复，如果有数据，会将你现在的所有数据恢复到备份的版本。

备份与恢复

4.2 知识库移入回收站

sward不仅可以将文档移入到回收站，同时也可以将知识库移入回收站，防止知识库误删导致文件丢失。

知识库移入回收站：知识库设置->知识库信息->删除知识库->移入回收站。回收站中的知识库可以选择恢复或彻底删除。

知识库的回收站

4.3 知识库归档

sward不仅可以将文档归档，同时也可以将长期不使用，但又有保存价值的知识库归档。将知识库标记为归档，知识库内将不支持新建操作以及文档编辑操作。

知识库归档：知识库设置->知识库信息->知识库归档。

知识库恢复归档：知识库设置->知识库信息->取消归档。

知识库的归档

5、系统操作日志

• 路径

系统设置->安全->操作日志

• 作用

记录所有关键操作，包括文档的创建、修改、删除、时间戳、操作人等。操作记录只能查询无法修改，保证数据的准确性。

操作日志

6、系统黑白名单

• 路径

系统设置->安全->IP黑白名单

• 作用

系统设置中的黑白名单是一种访问控制机制，用于允许或阻止特定的IP地址，执行某些操作或访问资源

• 白名单

点击白名单tab下的编辑，在输入框中输入IP地址，多个地址用英文逗号分隔，保存。仅允许白名单中的IP访问系统

• 黑名单

点击黑名单tab下的编辑，在输入框中输入IP地址，多个地址用英文逗号分隔，保存。黑名单中的IP地址不允许访问系统

黑白名单