“Jaman Sekarang Mana Ada Pak yang Menolak Duit?” — Kisah Intelijen Membongkar Korupsi di Balik 10% Dead Stock
Setelah software akuntansi berjalan 3 tahun di sebuah perusahaan, kami mulai bisa menganalisa data historis. Di sinilah kami menemukan anomali.
Awalnya owner tidak merasa ada masalah. Cash flow tidak terlalu kepayahan. Namun, sebagai akuntan, saya melihat “lampu indikator” lain menyala: pergerakan pinjaman hutang yang bergerak naik.
Ini adalah indikasi ada yang tidak beres. Setelah kami telusuri, kami temukan “pendarahannya”: 10% dari total nilai stok perusahaan adalah Dead Stock (stok mati) yang tidak bergerak sama sekali. Ini adalah nilai yang luar biasa fantastis.
Ini adalah “aset sampah” yang terlihat bagus di neraca, tapi mengganggu cash flow (karena butuh pinjaman untuk menutupi).
Tentu, ini adalah warisan dari 10 tahun sebelum sistem kami terimplementasi. Itu adalah era “Dosa Tiga Serangkai”:
- Belum ada SOP yang jelas.
- Adanya rangkap jabatan fatal: satu orang memegang Kasir, Purchasing (Pembelian), dan Sales (Penjualan).
- Kepercayaan buta dari owner ke staf tersebut.
Ketika kami tanyakan owner atau supervisor kenapa 10% stok ini bisa ada, “tidak ada yang bisa menjawab.” Jelas, purchasing adalah pelaku yang paling mungkin, apalagi kami sering menemukan “kesalahan penjumlahan” kecil-kecilan di laporan kas hariannya.
Tapi kami butuh bukti. Dan bukti itu akhirnya datang sendiri.
Kisah “Inteligen Menyamar”
Sejak saya diberi jabatan manajer (sekaligus implementor, konsultan, dan “polisi perusahaan”), saya sengaja mempersiapkan “penyamaran”. Saya berpenampilan sederhana, “tampang pas-pasan,” dan memakai seragam karyawan yang sama.
Banyak yang tidak tahu posisi saya. Direktur bahkan sering tertawa jika ada sales senior yang bertanya, “Manajer baru ya, Pak?” padahal saya sudah 5 tahun di sana. Saya lebih banyak bekerja dari belakang meja, biarkan direktur yang punya nama di depan. Kami hanya pengawal.
Suatu hari, seorang sales dari supplier baru datang. Dia ingin bertemu pemilik.
“Owner sedang tidak di tempat,” kata saya. “Ada yang bisa saya bantu?”
Dia memandang saya. “Bapak siapa?”
“Saya yang membantu owner saat beliau tidak di tempat,” jawab saya datar.
Saya melayaninya seperti tamu biasa. Hingga akhirnya dia membuka pembicaraan, menjelaskan produknya yang menurut saya sangat pasaran. Saya menanggapi biasa saja, kurang antusias.
Melihat saya “dingin”, dia mengeluarkan jurus pamungkasnya.
“Pak,” katanya. “Jika Bapak bisa bantu kami memasukkan produk-produk kami, kami ada anggaran untuk Bapak. Bapak tinggal kirim no rekening, nanti kami yang urus komisinya.”
Get Amir Nokitasaid’s stories in your inbox
Join Medium for free to get updates from this writer.
Deg. Saya kaget, sekaligus tertarik. Inilah dia.
Saya memancing. “Apakah cara ini lebih sering berhasil daripada gagalnya?”
Dia menjawab penuh keyakinan. “Benar, Pak. Jaman sekarang mana ada Pak yang menolak duit?”
Saya mengangguk-angguk pura-pura paham. Sejurus kemudian, saya mengeluarkan kartu nama saya. Saya mengaku siapa saya sebenarnya.
Sales itu sontak kaget.
“Mohon maaf,” kata saya. “Mungkin di tempat lain Anda berhasil dengan cara ini. Tapi kami sudah terbiasa bekerja dengan integritas. Akibat dari cara lobi Anda inilah — dan banyaknya purchasing yang tergoda — gudang kami penuh dengan stok-stok mati yang tidak kami butuhkan.”
Dia meminta maaf dan tidak pernah kembali lagi.
Solusi Ganda: Memperbaiki Sistem dan Manusia
Saya langsung melapor ke direktur. Sejak saat itu, kami melakukan dua perombakan besar:
1. Solusi Manusia (Membongkar Rangkap Jabatan) Kami memanggil karyawan (Kasir/Purchasing/Sales) itu. Kami beri tawaran: “Mau pilih di Kasir atau di Sales?” Kami sengaja tidak menawarkan posisi Purchasing. Kami sudah tahu jawabannya. Dia akhirnya memilih Sales (kami yakin karena ada komisi). Reaksinya kaget, dia sadar “keran”-nya selama 10 tahun akhirnya kami tutup.
2. Solusi Sistem (SOP Baru) Kami terapkan dua SOP ketat:
- Setiap PO Pembelian harus ada TTD Supervisor atau Direktur.
- Jika ada stok mati baru (karena customer batal pesan), Sales yang bersangkutan bertanggung jawab penuh untuk menjualnya dalam 6 bulan.
Awalnya sales keberatan. Tapi kami jelaskan efek dead stock pada cash flow. Hasilnya? Bertahun-tahun kemudian, dead stock akibat salah pesan/batal sangat kecil. Ini membuktikan: dead stock 10% yang lama itu adalah murni hasil “kerjasama” purchasing dan supplier suap.
Pelajaran Akhir: Laporan Riel atau Laporan Palsu?
Terakhir, kami harus membersihkan “sampah” lama itu. Stok 10% itu kami keluarkan dari gudang untuk dilelang (di-write-off).
Tentu, saya harus meyakinkan owner dulu.
Saya tawarkan dua pilihan: “Bapak mau laporan yang riel atau yang palsu?”
“Apa maksudnya?” tanya beliau.
“Laporan palsu adalah laporan saat ini. Aset (stok) kita terlihat besar, padahal 10% di antaranya adalah sampah yang tidak bisa berputar. Ini menipu.”
“Laporan riel adalah laporan di mana kita hapus stok sampah itu. Angka aset kita akan terlihat turun (karena write-off), tapi kita tahu bahwa semua aset yang tersisa adalah aset sehat yang berputar. Cash flow akan lebih mudah dibaca.”
Akhirnya, Direktur memilih laporan yang riel dan setuju dead stock itu dihapus.
