The “new normal” is testing our darwinian ability to face new challenges, just ask event organizers.

A short while ago I helped organize a fully online conference with people participating from all over Europe, and I thought my experience could be useful. I’ve been creating events as part of my job since 2011, but COVID-19 has brought a new environment we have to adopt to.

Is it even possible to offer the attendees of your online conference the same experience as in a physical one?

Let’s get to the tips

1. Start with a brainstorming session to define your event. What is the goal of the conference? What is the layout you have in mind? How much money are you willing to spend?

My tip: it is extremely exhausting to keep your attention for six hours in a row focused in talks or workshops, especially staring at a screen! My advice would be to include less sessions per day and to always keep a coffee breakout room open during the conference (and of course don’t leave it abandoned!)

2. Benchmark current market solutions for online conferencing tools. How much people are you expecting? Think about your estimate when selecting your software for the conference: Zoom, Gotomeeting, Whereby, Jitsi or even Hangouts. Do you want the conversation to be unidirectional or bidirectional? Are you going to offer a main track and then smaller rooms or just a single keynote stream?

My tip: don’t use a single tool/SaaS for all the conference. There might be sessions with a lot of bidirectional collaboration (perhaps open spaces), where attendees might be very present. The traditional talk format, however, is more likely to be developed in a unidirectional stage, with questions in a chat or at the end of the presentation.

3. Send a (video!)memo and the Code of Conduct along with the registration confirmation. Engage everyone that signed up with a short memo, and preferably set the right expectations by doing it in a video. Make sure the CoC is easily accessible during the conference. Also, address the CoC before every session starts and who to reach out to in case of abusive behaviour.

My tip: attendees should use real names and their cameras have to be on. A good thing of using digital tools is that inappropriate behaviours could be monitored more easily than a 1:1 conversation in a conference hall.

4. Ask your speakers to send you their talks and slides in advance. This would help your planning, and remind the speakers to keep to their timebox.

These past weeks I’ve been in contact with some people I’m crafting a professional video with. We are all working from our homes, so it’s harder to make a video look as professional as it’d be under totally different circumstances.

My tips: Send all of them a series of very specific instructions on the script, background, lighting, sound, video, where they would have to look and even some tips on software.

BONUS: Make sure you work with comfortable deadlines. You should invest more time than usual in reaching out to the speakers in order to be aligned. If the video is not as good as you thought, you might need to ask your speaker to submit it to you again. Naturally, some of them might not be used to being on camera. No worries, talk to them and make them feel as comfortable as possible. Be understanding.

EXTRA BONUS: Some of the speakers might work in a company that supervises the external messages through their Communications team. Reach out to them, they might be handy. Perhaps they already have the means to make their speaker’s talk look more professional.

5. Run TONS of tests days before. If software issues were a thing in physical conferences, imagine now. Start by checking audio and video extensively, and basically every single SaaS you are going to use for the conference. Agree with your speakers on how to contact each other privately during a session, just in case of technical difficulties.

My tip: like in Social Media managing, always have a crisis plan up and ready. Share every slide in advance with the core team in case any key actor’s connection drops.

6. Let attendees craft their own conference experience. Offer attendees the chance of selecting the sessions they are interested in, like Sched does. Women in Tech Regatta Amsterdam used their tool last year and it was great not only for schedule management but also for starting conversations via chat even before the session or the conference started. That data can also help you to avoid overlap.

Although this is something conferences have been doing for a while with their own apps (Codemotion, WeAreDevelopers, Google Summits, Droidcons…) keep in mind that now it’s easy to get lost without the flow of walking attendees between sessions.

My tip: encourage chats, days before the conference happens. Some ideas: create public lists (obviously with prior consent of attendees), organize Meetups, suggest open spaces or just simple virtual coffees. You can even tell them to join the technical test in several groups (based on common topics or interests, maybe?)

6. Host every room along with the speaker. Stick to the schedule, make sure the Code of Conduct is respected, collect questions from the chat while the speaker is giving her/his talk and guide the Q&A time. If an open space is proposed, make sure the dynamic works.

My tip: similar to badly managed open spaces, online conference sessions might face the risk of reducing a whole group conversation to a table tennis match with the two louder (or the ones with best connection) participants of the group. In order to avoid that, drive the conversation when necessary and involve the ones that might be a little more introvert. Think on techniques to make it more collaborative while keeping in mind less outgoing people.

7. Supervise the slides of your speakers. Like some others on this list, this is not just an online conference tip but something that is useful offline as well. Make sure the title and the presentation meets the expectations and knowledge of the audience. For optimal engagement, help your speaker adapt the content to the virtual environment.

My tip: in order to make sure your attendees are as satisfied as you are with the level of the talks, include a rating system. I’ve observed that in online conferences appreciation (or lack thereof) is often not shared with the organizers.

8. Don’t be a dictator, nurture organic conversations. Most of the times when a talk finishes, people gather around the speaker and congratulate her/him for the talk. Others have questions and some remain in the room with the speaker for ages.

My tip: Do not drag them out of the room. If they are having an interesting conversation drive them to a coffee corner breakout room.

BONUS: Create a feed where resources mentioned during the conference (slides, links, bibliography, videos, etc.) could be found during and afterwards. If possible, provide a space for attendees to share their notes.

9. Keep an eye on the online discussion, even way before the conference starts. Whether you are using Twitter, Discord, Twitch, Youtube Live… in an online environment this is pretty much the only way to measure your attendees’ experience.

My tip: be prepared to act depending on any needs you see arising, surprise them positively. For instance, some of them might be talking about a specific topic you didn’t have in mind in the first place, so create a room for them talk about it.

10. Weird times are moments to think outside the box. Go wild with the ideas for the evening drinks slot! The last online event I attended, there was an egg hunt in one organizer’s garden! Some conversations lasted until 11 pm in that channel that day. You can even play your favourite playlist and host the networking from your own terrace with a fresh drink.

My tip: create several breakout rooms and allow the attendees to make their own private chats with a select number of colleagues. Have a bunch of aces up your sleeve (look into gamification techniques to keep people interested, like Powerpoint Karaoke) in case the conversation is not as thrilling as you hoped.

Este martes fue mi último día en Autentia. Una vez la puerta se cerró a mi espalda daba por finalizado un viaje que comencé hace cuatro años y medio, con el encargo de Roberto Canales de presentarme en el T3chFest (¡sin saber lo que era la JVM, Hulio!). Hoy comparto con aquel día una análoga agitación en el estómago, característica de la víspera de una nueva aventura.

Nunca pensé que un trabajo me fuese a reportar tanto como ha hecho Autentia. Todo el tiempo que he trabajado allí lo he hecho creyendo en la impecable labor de sus técnicos y su gran filosofía, así como notando el cariño de personas como Isabel, la primera que confió en mí cuando me hizo el proceso de selección. Además de ella, la familiaridad de Alejandro Pérez con las Comunidades de desarrollo y la autonomía que me concedieron Roberto y José María Toribio, los tres socios de Autentia, me dieron mucha libertad para abordar mi trabajo de Comunicación sin perder de vista lo mejor que a mi juicio tiene el sector informático, la puesta en común de lo que aprendéis desde la humildad.

En mi experiencia laboral previa he pasado por la ingeniería industrial, la prensa escrita o las Relaciones Públicas y nunca me había encontrado con algo semejante. Quizá sea porque en el campo del desarrollo no sentís la amenaza de perder el trabajo y por ello os lanzáis a compartir, pero lo cierto es que en ciudades como Madrid se podría ir a un Meetup cada día y aprender sobre una tecnología nueva. Todo gratis.

Hace un par de días vaciaba mi piso en Madrid y me dirigía hacia mi Asturias natal para despedirme de mi familia. Mientras conducía no dejaba de repasar todo lo que esta experiencia ha supuesto para mí. Me he enamorado de los open spaces, de las buenas prácticas, de la optimización de los procesos y de una sana cultura de empresa. Incluso me he atrevido a hacer alguna ñapa con código (¡bocachancla!) y ahora soy una gran forofa de las posibilidades que ofrecen la visualización de datos y la predicción en base a los mismos, aunque a veces todo se asemeje demasiado a una novela de Asimov. (Para más info. sobre distopías luditas no dejéis de escuchar Más Allá de Orión).

He querido dejar para lo último lo mejor que estos cuatro años y medio me han reportado. Vosotros. No solo he conocido a muchísimos profesionales de los que he aprendido y escuchado, con los que he podido conversar y entender sus formas de trabajar sino que he hecho verdaderos amigos, de esos que duran toda una vida. Imposible mencionaros a todos. A pesar de ello quiero hacer un guiño a todos los que me habéis apoyado y daros las gracias por quererme un poquito: Jorge, Modes, Isidro, Carlos, Vicenç, chicos de 540, Dolara, Coding Stones, 47 degrees, Mauro, Cylicons, Codelys, Alfredo, Félix, Programania, Jorge Uriarte, Gema, las chicas del aquelarre ágil, las PyLadies y las R-Ladies, Asturvalley, Bonilla, Yeray, Jero, Toño y demás personas que se pueden encontrar en los eventos crafters del panorama patrio. Con vosotros dentro y fuera de las conferencias me he sentido como en casa.

El domingo toca coger un avión a Ámsterdam, donde empezaré a trabajar en lo que me gusta, las Comunidades técnicas el mismo lunes. Es un reto muy interesante y al que pretendo llevarme todo lo que he aprendido con vosotros: ganas, humildad, valores y mucho mucho cariño. ¡Pronto os contaré más!

Los Reservoir Dogs a la mesa no recurrimos al pantone para ocultarnos bajo nombres en clave, somos Javier Martín, Pergar, Sergio Casero y yo. No hay nada más patrio que disfrutar del sol y una interesante conversación, y aquella tarde Javi propuso un tema ligerito para la sobremesa, la preocupante, y creciente, cantidad de charlas inocuas, con escasa profundidad que encontramos en conferencias. Gente que viene a hablar de su libro.

Conviene separar este caso del omnipresente síndrome del impostor. En mi opinión se padece cuando se siente la frustración de no haber hecho lo suficiente por trasladar información a los colegas de profesión, no en una charla deliberadamente promocional.

“Es un mal necesario”, pensé. “Conforme el sector crece también lo hace el número de ponencias que en lugar de compartir conocimiento entre los profesionales del desarrollo, busca aumentar su imagen de marca”. ¿O quizá no? ¿A quién convertimos en referentes? ¿Tendría que investigar a fondo al candidato y su charla el jurado que selecciona los papers de una conferencia aunque exista un primer filtro de propuestas anónimas?

Recuerdo en el pasado Lambda World, (sí, vuelvo a hablar de los 47, chupito) que Carlos Sierra y Jero me contaban el caso de un gran desarrollador extranjero cuya charla fue seleccionada en una conferencia de primer nivel internacional. Hasta ahí todo bien, salvo por una excepción, tiene algún que otro ensayo sobre la supremacía de la etnia blanca o las comparaciones entre el matrimonio gay y la esclavitud: “We thus observe slavery not as a perversion, but as a natural relationship, like gay marriage”. Telita. Aquí podéis leer más sobre su incidente en la conferencia.

¿Qué opináis vosotros? Dedicar algo de tiempo a ojear la trayectoria no sólo profesional, sino también personal del ponente puede perfeccionar las joyas de la corona del software development: la desbordante cantidad de información actualizada de la que disponemos para mejorar nuestro código y sus conferencias.

Hemos alcanzado la madurez suficiente como para dar ese paso sin que los comités de selección de talks se conviertan en la Stasi ni coarten a los más tímidos o reticentes a dar charlas, ¿no os parece? Aún así recalco que es una responsabilidad compartida, no sólo tarea de los que confeccionan las agendas.

No quiero despedirme sin recomendar la visión de Javi al respecto de la vanidad en el escenario en este post, aunque discrepo en un único punto con él, para mí el marketing personal sí que es importante aunque no exclusivo. Bajo mi punto de vista hay dos formas de crearlo, vendiendo humo o a través de la investigación y divulgación de conocimientos a los compañeros informáticos. Eso último es para mí una buena imagen de marca, ya sea en eventos o en GitHub.

Os dejo, entro a una charla.

Hace un par de semanas hablaba con Jorge Galindo, uno de los fundadores de 47 Degrees y me contaba que le gustaría darle mimo a un proyecto basado en un calendario de eventos, así que no lo pensé más y me puse manos a la obra con sus consejos, basados muchos de ellos en la Comunidad de Scala.

El calendario ya lo tenía, sólo había que buscar la forma de compartirlo y hacerlo social. Se me ha ocurrido materializarlo en una web de Github Pages, ya que los enlaces en un timeline de Twitter tienden a perderse y de esta forma, como pica teclas en ciernes, también me obligaba a hacer una web con su deadline definido. Insisto en este punto para dejar claro que el súper developer Galindo no ha tenido nada que ver con ese código, si veis algún fallo garrafal mea culpa. Perdonadme, soy autodidacta y muy novata en esto del desarrollo de software.

Sin más dilación, os dejo el enlace con el acceso al calendario y al listado de eventos. Contáis también con un canal de Gitter recién salido del horno y un formulario por si queréis comentar cualquier cosa. ¡Con vuestras aportaciones la Comunidad crece!

https://abicorne.github.io/eventos-tecnicos

Siete decenas de hombres y cinco mujeres. Llevo tres años trabajando en el sector del software y este tipo de números siguen asombrándome, especialmente cuando salgo del Freakend, un evento preparado con mimo y cuidado por mi gran amigo Jorge Barroso.

Podemos culpar a los de siempre, los estereotipos y las modas, la presencia de trolls o simplemente idiotas que se llevan los titulares y el mal sabor de boca de alguna conferencia, el cambio hacia puestos de gestión en lugar de los desarrollo o el abandono de las carreras profesionales al llegar la maternidad. No voy a entrar a analizar los motivos, hay charlas, podcasts y miles de textos a los que recurrir que analizan la problemática con más estudio del que puedo hacer yo como mera espectadora.

Pienso en ese cinco. Con los dedos de una mano se pueden contar a las chicas que he visto este fin de semana. Hace unos meses Jorge pedía ayuda a ciertas mujeres que trabajamos en el sector. ¿Cómo hacer que las programadoras se sientan más cómodas en una conferencia tan familiar como Freakend? Y parece que a pesar de sus esfuerzos el número aún sigue siendo bajo.

Voy a contar mi experiencia como mujer no techie en el evento. Mi intención reside en acercar a las programadoras y contarles en primera persona qué es lo que ha sucedido en el hotel este fin de semana. Espero de esta manera normalizar una reunión tan familiar que he bautizado como la Nochebuena de los developers.

Si bien es cierto que cuando llegué me sentí un poco abrumada por tantas personas desconocidas, al cabo de un rato ya había establecido conversación con Ignacio, David o César y desvirtualicé a muchos contactos. En el hotel me quedé en una habitación para mí sola, aunque en principio iba a compartirla con otra chica. Hicimos tiempo y aparecieron mis amigos de 47 Degrees. Sin palabras, o más bien sin movimientos de las agujetas de tanto reír con ellos. Tan profesionales como buenas personas. Benjy, Domin, Javi, Raúl, Jorge y Ale. Un gustazo, lo mejor de todo el fin de semana. Tras la copiosa cena en la que nadamos en natillas empezó la keynote y tras ella la mesa redonda de Enrique sobre el teletrabajo. Sí, al filo de la media noche, como si de un ritual ancestral se tratase en el que la audiencia pregunta al ponente buscando un estilo más horizontal y menos encorsetado, que para algo estamos en familia. A los asistentes se les veía cómodos. Conversé con unos y otros, tomamos unas cervezas y cerré la noche demostrando que lo mío no es el billar.

Sábado. ¡Han llegado las camisetas para chicos y chicas gracias a Ender! Toca desayunar fuerte, el día empieza con Raúl Raja hablando de monads. No sé si le habéis visto alguna vez en acción pero este tipo es increíble, de estas personas que ves que en su cabeza se suceden pensamientos supersónicos y de forma simultánea. Aún así, lo que más me llamó la atención de su charla fue su cercanía, su preocupación por hacer su tema más accesible de cara a la audiencia. Si una cosa me parece loable del Freakend es el nivel de las ponencias. Todas las personas que hablan durante el fin de semana son desarrolladores de primer nivel, por lo que es el lugar perfecto para tener una conversación que te marque. Arturo Gutiérrez, Fernando Franco, Alberto Ballano, Raúl Hernández, los karumies Davide Mendolia y Pedro Vicente Gomez, Pedro Piñera (y la bonita sorpresa del terror de Argentina), Hugo Matilla, Padrino, Pacheco, Ale y Cristian Monforte completaron la segunda jornada como si de conversaciones de amigos se tratasen, a veces intercambiando opiniones con firmeza, otras entre risas. Los vídeos, dentro de poco aquí.

Ya sabéis que no soy técnica, para mí lo mejor fue lo que llegó luego, y no me refiero a la improvisada charla sobre inversión en bolsa que se marcaron en la sala grande, sino a las conversaciones con la panda gaditana (como la que tuve con Galindo en la que nace la idea de crear un calendario de eventos colaborativo) y con otros grandes como Javier Martín, vaya descubrimiento, me ha hecho poner el tocadiscos nada más llegar a casa, ¡qué tío, cuánto sabe!

El domingo es el día del adiós. Luis Ascorbe y Pablo Guardiola tienen el deber de cerrar la edición de 2017 y cumplen con creces. En cada rincón, desarrolladores hablan. Volvemos a comer hasta reventar y empiezan los abrazos largos y fuertes de los que se van. Mucha, mucha pena en las caras de los que llegaron siendo contactos y se despiden siendo amigos.

Trescientas entrevistas. Esa es la cantidad aproximada de conversaciones que he preparado para Autentia en este 2016 sumando eventos técnicos y Ni Monos Ni Lagartos, entre otros. No me interesa el número en sí, es vanidoso. Me quedo con el valor técnico y/o ético en ciertos casos, que dichas conversaciones han aportado a la Comunidad del desarrollo de software y a mí.

Qué me ofrecéis

Entre todos me hacéis sentir parte de este ecosistema vibrante que crece a diario y me encanta. Identificarme como un miembro de este organismo plantea mi profesión como un reto de aprendizaje, una perspectiva atrayente e imprescindible para mí. Dista años luz del resto de ámbitos laborales en los que he tenido la posibilidad de trabajar por su alta capacidad de autoformación e inquietud intelectual constantes. Soy una esponja que no deja de aprender con vosotros, incluso me he animado a programar alguna web, ¡con formularios y todo! ;)

Qué puedo aportar yo

Es vuestro momento. Vivimos en un mundo softwarecentrista, si me permitís la expresión, al igual que los ingenieros industriales fueron los protagonistas de la Revolución Industrial. De vosotros emana un nuevo paradigma de trabajo, en ocasiones deslocalizado, autónomo y creativo que muchos ignoran… y lo que queda:

Es importante contar qué está sucediendo lejos del sensacionalismo, así como compartir conocimiento a través de blogs, vídeos, podcasts… Si leo y me peleo con el código no es porque pretenda dedicarme a ello, sino para entender desde dentro vuestra labor y transmitirlo.

Bajo esta premisa nace este humilde cuaderno de bitácora, en el que plasmaré planes y las horas de navegación en el barco en el que tan bien me habéis aceptado, (aún me emociono al pensar en todas las palabras de aliento recibidas por vosotros, ¡no sabéis cómo insufláis de ganas de hacer las cosas mejor!). Gracias por ello a todos, a mi querida Autentia (en especial a los monstruos de Roberto Canales Mora y Alex Dolara) y a mis ex compañeros de Tuenti (Jorge Barroso o Kini, por mencionar sólo dos). Tampoco me olvido de los culpables de que este año haya visitado Copenhague (Gr8Conf), el Lambda World de Cádiz (47 Degrees, pedazo de anfitriones), Vitoria (CAS) o Cáceres (ExFest).