Un sacré challenge 🤯

La gestion des bénévoles sur un événement, c’est un sacré challenge ! Une tâche fastidieuse qui demande énormément de temps côté organisateur mais d’une très haute importance puisque les bénévoles sont étroitement liés à la réussite de votre événement.

En créant Recrewteer, c’est à cette problématique que l’on a voulu s’attaquer !

“Nous avons développé Recrewteer en étroite collaboration avec des organisateurs d’événements sportifs et culturels. Leurs expertises ainsi que leurs problématiques sur lesquelles ils sont confrontés au quotidien nous ont permis de développer une solution qui répond à l’ensemble des besoins que l’on peut avoir lorsque l’on gère des bénévoles sur un événement.”

Benjamin Vuitton, cofondateur de Recrewteer

Une gestion des bénévoles de A à Z

Du recrutement des futurs bénévoles à l’affectation des bénévoles à des postes en passant par la création d’un planning, Recrewteer digitalise et automatise l’ensemble du processus de gestion des bénévoles.

La création des postes 🤔

L’une des premières étapes lorsque l’on coordonne des bénévoles sur un événement est d’identifier les besoins en termes de postes ainsi que le nombre de bénévoles nécessaire au bon déroulement de la mission.

Recrewteer vous permet de créer facilement vos postes et de les paramétrer en fonction de plusieurs critères :

• Description du poste
• Localisation du poste
• Créneau horaire
• Condition d’accès au poste

Le recrutement de vos futurs bénévoles 📝

Une fois vos besoins en bénévoles identifiés, Recrewteer génère un formulaire en ligne à intégrer dans le site internet de votre événement (iframe) pour recruter vos bénévoles. Il est également possible d’enregistrer manuellement un bénévole depuis votre interface Recrewteer.

L’affectation des bénévoles à des postes ⚡

La gestion des affectations peut vite devenir un casse tête lorsque l’on coordonne des bénévoles sur un événement. Avec Recrewteer, vous affectez facilement et rapidement vos bénévoles à des postes sans aucune erreur. Vos bénévoles reçoivent automatiquement une notification email ou sms pour les informer de leurs affectations.

La communication avec les bénévoles 💬

Une bonne communication c’est essentiel lorsque l’on gère des centaines de bénévoles sur un événement. C’est dans cette optique que nous avons développé un module qui permet d’envoyer des emails et ou des sms à vos bénévoles.

Prêt à démarrer 🚀

Vous souhaitez gérer vos bénévoles avec Recrewteer ? Vous pouvez tester gratuitement la solution pendant 14 jours !

Le bénévole : élément indispensable pour réussir son événement

Le bénévolat dans le secteur de l’événementiel est une pratique très répandu. Si vous organisez un événement, qu’il soit sportif ou culturel, vous allez très probablement faire appel à de nombreux volontaires pour vous prêter main-forte. Non seulement les bénévoles contribuent au succès de votre événement, mais par dessus tout, ils reflètent l’image que vous souhaitez véhiculer auprès de vos participants.

Les sourires et les encouragements des bénévoles sont les choses qui me marquent le plus (et que dont je me souviens des années plus tard) chaque fois que je franchie une ligne d’arrivée sur un trail.

Gérer des bénévoles sur un événement : une tâche complexe et chronophage

Concevoir le programme bénévole, définir l’ensemble des postes, recruter les futurs bénévoles, réaliser les entretiens, assigner les bénévoles à des postes, établir les plannings… Vous l’aurez compris, gérer des centaines de volontaires sur un événement, c’est un sacré challenge qui demande beaucoup de temps de la part de l’équipe organisatrice. C’est un travail stratégique car plus votre gestion sera efficace, plus vos bénévoles seront heureux et impliqués et plus les chances de les voir revenir les années suivantes seront élevées.

Recrewteer : logiciel de gestion des bénévoles

Recrewteer est LA solution indispensable pour les organisateurs d’événements qui font appel à des bénévoles. La plateforme SaaS (100% en ligne) digitalise et automatise l’ensemble des tâches liées à la gestion et la coordination des volontaires : création des postes, recrutement des futurs bénévoles, assignation des bénévoles à des postes. Le logiciel intègre également un module d’envoi d’e-mails et de SMS pour communiquer efficacement avec les bénévoles. Cerise sur le gâteau, une brique CRM Bénévoles vient s’ajouter pour entretenir efficacement la relation avec les bénévoles sur plusieurs éditions et plusieurs événements.

Bénévolat sportif (marathon, trail, course à pied), culturel (festival, concert) ou professionnel (conférence, salon) : les usages sont variés !

RunEvent est une solution innovante pour organiser des événements sportifs dédiés à la course à pied (trail, marathon, course d’obstacles), le cyclisme (VTT, vélo de route) et le triathlon (bike & run, swimrum).

Notre plateforme s’adresse à des agences événementielles spécialisées dans le sport, des associations ainsi qu’à des clubs sportifs. Nous fournissons une solution simple et rapide à déployer pour absorber toutes les tâches chronophages liées à l’organisation d’une course à pied (gestion des inscriptions, validation des dossiers des coureurs, assignation des dossards…)

Fonctionnalités de RunEvent

Création de votre événement

Créez votre événement sportif et associez une ou plusieurs courses. Lors de la création d’une course vous définissez un certain nombre de paramètres (distance, dénivelé, discipline, tarif, condition d’accès à la course, limite de participants, tracé de la course…).

Promotion de vos courses

Attirez vos futurs coureurs grâce à un site internet “Out of the Box” 🇬🇧 (prêt à l’emploi). La page web générée par RunEvent est personnalisable, vous pouvez ajouter votre contenu vidéo et le logo de vos partenaires.

Reporting

Accédez à des dizaines d’indicateurs pour piloter au quotidien votre événement.

Inscription en ligne

S’inscrire à une course n’a jamais été aussi simple : depuis un mobile, une tablette ou un ordinateur vos participants s’inscrivent en quelques cliques. Ils ont à leur disposition un espace dédié où ils retrouvent les informations relatives à leur profil (certificat médical, numéro de licence, contact d’urgence, surnom pour le dossard, taille du t-shirt…). Vous allez en faire des heureux !

Validation du certificat médical

Nous avons pensé à un système innovant pour vous permettre d’accéder rapidement aux dossiers de vos coureurs et à valider leurs pièces justificatives (certificat médial ou justificatif de performance). C’est un peu comme Tinder sauf que l’on ne vous promet pas le grand amour 😉

Logiciel de Gestion des Bénévoles

Recrewteer est une solution de gestion de bénévoles destinée aux organisateurs d’événements sportifs (course à pied, trail, marathon…). Le logiciel de gestion des bénévoles permet d’automatiser l’ensemble des tâches liées à la gestion des bénévoles sur un événement — à savoir :

• La création et le paramétrage des postes (missions bénévoles)
• Le recrutement des bénévoles
• L’affectation des bénévoles à des postes
• La communication auprès des bénévoles

Lancée en septembre 2020, la solution de gestion de bénévoles éditée par Recrewteer est devenue une référence auprès des organisateurs d’événements.

Quelques références :

• Le Grand Raid des Pyrénées (900 bénévoles)
• La course des 20 KM de Paris (1200 bénévoles)
• Le Marathon du Mont-Blanc (700 bénévoles)
• L’Ultra-Trail Côtes d’Azur Mercantour (600 bénévoles)…

Vous pouvez tester gratuitement la solution Recrewteer en cliquant sur le lien ci-après : Découvrir gratuitement Recrewteer pendant 14 jours.

A propos de nous

Nous sommes des passionnés de course à pied 🏃 et des férus de technologies 🤓: c’est notre petit secret pour vous proposer une solution joliment pensée et puissante à la fois.

RunEvent est développée avec beaucoup d’amour à Montpellier et Nantes 🇫🇷. Retrouvez nous sur notre compte Instagram pour découvrir les coulisses de notre aventure entrepreneuriale.

Vous avez des idées pour améliorer RunEvent… n’hésitez pas à nous les partager en nous écrivant à hello@runevent.io, on prendra le soin de vous répondre personellement.

RunEvent: inscription en ligne pour la course à pied was originally published in RunEvent on Medium, where people are continuing the conversation by highlighting and responding to this story.