A Pandemia de 2020 trouxe uma nova realidade ao mundo dos escritórios impossível de ignorar. Embora forçados a ficar em casa o recurso à tecnologia permitiu que o trabalho não tenha parado, e muitas empresas ficaram surpreendidas com a capacidade de adaptação e rendimento dos seus colaboradores.

Quer isto dizer que o fim dos escritórios está perto?

Não acredito que seja esse o caminho, mas sem duvida será necessária uma nova abordagem. As pessoas continuam a precisar de espaços físicos para conectar, relacionar, colaborar e desenvolver as suas carreiras. A empresa Gensler especializada em desenhos de escritórios realizou este ano pesquisas em vários países com resultados muito similares: mais de 50% dos colaboradores num mundo ideal preferiam passar pelo menos 1 a 2 dias por semana a trabalhar de casa; E menos de 20% consideram ideal trabalhar apenas a partir de casa.

Nestes meses aprendemos que trabalhar de casa pode ser muito produtivo para atividades de foco, reduzindo também o tempo de deslocação. As gerações mais jovens esperam flexibilidade para poder integrar a sua vida social com o trabalho, como por exemplo passar mais tempo com filhos ou animais de estimação.

A presença no escritório tem acima de tudo uma relevância social e de colaboração e as empresas têm que se adaptar a esta necessidade híbrida.

5 Dicas para o novo escritório híbrido:

1 — Redefinir a necessidade de postos de trabalho permanentes e criar zonas de hot seat (atribuídas por períodos de tempo mais reduzidos) com menor capacidade.

2 — Reduzir escritórios privados e cubículos de trabalho permanente que possam ser substituídos por teletrabalho.

3 — Quebrar zonas de open space grandes com áreas colaborativas: salas de colaboração, copas, nichos de sofás. Estas áreas podem ganhar espaço com a redução de postos permanentes e espaços privados.

4 — Alterar as salas de reunião, passando de espaços de videoconferência para trabalho colaborativo. Por exemplo, acomodar durante uma manhã a única vez na semana que a equipa tem todos os elementos presencialmente, para planeamento, feedback ou geração de ideias.

5 — Criar espaços pequenos de foco, como cabines individuais para trabalho de curta duração, necessário no escritório.

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Artigo desenvolvido por Luis Simões, Founder da LemonWorks, por convite da FES Agency.

A FES Agency é uma agência de comunicação especializada em tecnologia que lançará, em breve, um “Future of Work Playbook”, para toda a comunidade.

A enorme volatilidade e complexidade das circunstâncias sob as quais vivemos, acaba por temperar excessivamente os nossos dias com uma incerteza e ambiguidade com as quais temos genericamente dificuldade em lidar.

É hoje mais fácil de entender o resultado violento e transformador de alguns dos assuntos que mais temos vindo a discutir em lume brando: o impacto de várias tecnologias na organização da vida, no trabalho e nas sociedades, as assimetrias obscenas entre a população mundial, as alterações climáticas ou o surgimento de pandemias com consequências difíceis de dimensionar.

Assim, torna-se importante reconhecer os determinantes que maior influência poderão ter no nosso futuro coletivo.

A aceleração da transformação digital, que ficou bem visível em 2020, confirmar-se-á nos anos seguintes. Naturalmente, quase todas as competências técnicas associadas ao desenvolvimento tecnológico continuarão com grande procura ainda que, com a peculiaridade delas próprias, estarem num processo de mutação obsolescente acelerado. São, por isso, de esperar programas nacionais de reskilling e de upskilling que ajudem uma boa parte da população a desenvolver as competências com maior procura no mercado de trabalho em temas como a programação, a automação, a robótica, o e-commerce ou o acesso digital a mercados internacionais.

Inaugura-se, de forma inequívoca, a Era em que, periodicamente, voltamos a aprender o necessário para a próxima etapa da nossa carreira. Idealmente, a Era em que aprendemos a aprender infinitamente renascendo a cada nova experiência profissional.

Estamos, contudo, mais organizados para ter esta conversa do ponto de vista das competências técnicas do que capazes de responder às condições subjacentes que nos ajudam a funcionar como pessoas e sociedades.

Do Futuro aquilo que podemos esperar são sucessivos ataques do inesperado que exigem a nossa resiliência emocional, agilidade mental e capacidade de re-autoria para que possamos voltar sucessivamente a adaptar-nos às circunstâncias. Não há “escolas” que nos ensinem a controlar a labilidade emocional crescente, a necessidade de gratificação imediata, a anedonia sistémica ou a reorientar as nossas carreiras e projetos de vida.

A criação desta oferta é, em si mesma, uma oportunidade bestial de gerar soluções mais integradoras e compreensivas do que poderá funcionar no futuro, um futuro em que faremos como no passado em que bolinámos ao sabor dos ventos adversos, mas sempre progredindo.

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Artigo desenvolvido por Alexandre Mendes, Ecosystem Builder com experiência na área de re-skilling e gestão de talento, por convite da FES Agency.

A FES Agency é uma agência de comunicação especializada em tecnologia que lançará, em breve, um “Future of Work Playbook”, para toda a comunidade.

No final do ano passado, iniciei um projeto chamado Learning Day — um podcast sobre o mindset que precisamos para estar sempre a aprender. No episódio zero, expos os meus argumentos em defesa da importância deste tema e convidei quem quisesse vir comigo a embarcar nesta aventura. Mal eu sabia o que aí vinha.

Se então encarei a necessidade da aprendizagem contínua como um argumento, hoje encaro-a como uma observação.

Há muito que se fala do facto de o mundo estar cada vez mais volátil, incerto, complexo, ambíguo (o tal VUCA que agora mais parece tirado do guião de um episódio do Black Mirror). No entanto, até ao início deste ano, talvez muitos de nós ainda não tivessem sentido essa realidade na pele. A todos os níveis, desde os líderes mundiais, passando pelas empresas, até à nossa liderança individual, observámos, em direto, a adaptação de cada um a uma realidade para a qual não existia um manual de instruções. Não sei quanto a vocês, mas eu sei que procurei muitas vezes pela resposta certa para os desafios deste ano e que poucas vezes a encontrei.

Ao longo de 2020, multiplicaram-se os momentos em que nos vimos obrigados a adaptar-nos a novos hábitos, novas ferramentas, novas formas de interagir. Fomos forçados a repensar como trabalhamos e vendemos os nossos produtos e serviços, a sermos criativos na forma como passamos o nosso tempo e, alguns, como ensinamos e entretemos os nossos filhos. Sentimos, também, os altos e baixos desta montanha-russa a nível emocional.

Neste momento, temos duas opções: desejar que tudo volte a ser como (nós achávamos que) era ou continuar este processo de aprendizagem. Para mim, só a segunda é viável.

Com base nos resultados da Future of Jobs Survey de 2020, publicados pelo World Economic Forum, no topo da lista das competências cuja importância os empregadores esperam ver crescer, estão o pensamento crítico e a capacidade de resolução de problemas. Este resultado tem vindo a ser consistente, desde 2016, ano em que foi publicado o primeiro relatório sobre o tema. Se olharmos para as novas tendências, surgem competências relacionadas com a auto gestão (self-management), tais como a aprendizagem ativa, resiliência, tolerância ao stress e flexibilidade.

Vejo nas competências realçadas uma linha condutora: a capacidade de adaptação à mudança.

De acordo com o mesmo relatório, espera-se que até 2025 (a uns escassos 4 anos), mesmo aqueles que se mantenham nas mesmas funções, devam esperar que 40% das suas competências core mudem e 50% de todas as pessoas empregadas necessitem de reskilling.

Isto é o que dizem os empregadores. E os empregados?

Considerando dados da OCDE, cerca de metade dos adultos não quer participar em programas de formação. Por outro lado, há quem tenha vontade e motivação, mas lhe falte tempo, dinheiro ou apoio do empregador.

Há tempos, li um artigo e um relatório que me têm acompanhado desde então. Ambos falam sobre as barreiras existentes à aprendizagem enquanto adultos, nomeadamente em contexto de trabalho.

O relatório Make it FutureFit do NESTA, fala da questão da identidade. O acto de “aprender” continua a ser associado com um momento específico da vida, a altura em que vamos à escola e nos sentamo a ouvir alguém que sabe mais do que nós. “Voltar a estudar” é visto como andar para trás na progressão natural/tradicional da vida. Este contexto leva-nos a não nos identificarmos como pessoas que aprendem (learners).

Já o artigo Learning for a Living, do MIT Sloan Management Review, realça o sentimento de vergonha como barreira para a aprendizagem. Admitir que não se sabe algo ou que aprender essa competência poderá levar algum tempo e implicar cometer erros pelo caminho, continua a ser difícil de fazer, principalmente em contexto profissional.

“Nothing truly novel, nothing that matters, is ever learned with ease.” — Learning for a Living, Gianpiero Petriglieri

É urgente redefinirmos o que aprendizagem significa para cada um de nós.

Erica Neve, uma das convidadas do Learning Day, disse-o da seguinte forma:

“We need to understand the risk of not continuing to learn and reframe learning to be something positive, that will help us remain meaningfully part of society and meaningfully employed. Then we need to be excited and curious because the best thing about learning is sparking curiosity in humans, and those humans achieving something they potentially didn’t believe they could achieve. It’s about reframing what learning means. It’s not something that you have to do; it’s something you do to live a more exciting life.” — Erica Neve, Episódio 2 do Learning Day

Esta redefinição tem de acontecer a nível individual e organizacional (para não falar a nível do sistema de educação, mas isso fica para outra altura).

Para falar do lado das pessoas, inspiro-me nas dez que entrevistei na primeira temporada do podcast. Apesar de todas virem de contextos diferentes, todas elas tinham uma série de características em comum.

Primeira, a curiosidade. No episódio 3, perguntei a Steph Troeth qual era o papel da curiosidade na sua vida, ela respondeu: “I don’t know if I know how to answer that question, because I feel that’s so fundamental to who I am. I’ve always wanted to just inhale knowledge.”

Segunda, a exposição intencional a diferentes realidades e contextos. Por exemplo, Erica Neve partilhou: “Every year, I choose a letter of the alphabet, not in any particular order, and I learn things beginning with that letter. And I try and pick things which are very unknown to me in a subject or in an area that I’ve never encountered before, such as cage fighting or standup comedy.”

Terceira, a resiliência, como é o exemplo do João Silva que fez uma transição de carreira bem sucedida, contra todas as probabilidades, da área de economia para o futebol.

Quarta, a vontade de questionar, os outros, a si mesmo e o mundo, como a Gemma Milne que questionou: “If you see a statement, for instance, “robots are going to steal your jobs.” What does that statement mean in different places? Think you about the type of people that are hearing that sentence or deciding whether it’s relevant enough for them, people of different ages, different backgrounds, so on and so forth. Suddenly you start seeing different things.”

Por último, realço a procura de comunidade, através de mentoria, de pedir ajuda e de generosidade de partilha de conhecimento, como a Rebecca Colins que me enviou várias mensagens de voz no WhatsApp a responder a perguntas minhas, mesmo antes de a convidar para ser entrevistada no Learning Day.

Curiosidade, exposição a diferentes realidades e contextos, resiliência, questionamento, comunidade

Estas características podem parecer inatas, mas não são. Qualquer um de nós é capaz de as desenvolver, com mais ou menos facilidade, desde que estejamos disponíveis a expormo-nos à incompetência momentânea ao longo do caminho até onde queremos estar, como diz Seth Godin, na sua definição de aprendizagem neste episódio do seu podcast (00:13).

Do lado das empresas, é preciso criar o contexto onde a aprendizagem seja possível e favorável. Esse contexto vai muito para além da disponibilização de ações de formação e outros momentos de ensino formal.

Lauren Glazin, Learning and Development Partner na Spotify, partilhou num evento no qual participei recentemente, que apenas 10% das iniciativas de aprendizagem dentro dessa organização acontecem em sala de aula. As restantes 90%, acontecem integradas no trabalho de cada colaborador, de acordo com as competências que cada um quer desenvolver para atingir os seus objetivos individuais.

A realidade vivida dentro do Spotify só é possível porque quem lidera compreende que desenvolver a capacidade de adaptação à mudança da organização depende da capacidade dos seus colaboradores de aprender. Para ilustrar esta orientação estratégica, a Lauren Glazin partilhou a missão do departamento de L&D (Learning and Development): “To learn faster than the world is changing.”

Para que a aprendizagem aconteça à velocidade da qual as empresas dependem, a sua cultura tem de o permitir.

A primeira barreira a eliminar é a dicotomia entre trabalhar e aprender. Aprender é trabalhar porque a sobrevivência das organizações depende disso. Trabalhar pode ser aprender, se forem criados os mecanismos certos para que isso aconteça.

Primeiro, é essencial fomentar nos colaboradores o controlo sobre o seu futuro. Apenas se encontrarem a sua motivação intrínseca para aprender é que o farão com sucesso. Este processo envolve muita reflexão individual sobre o que realmente importa para cada um de nós.

Segundo, dar liberdade aos colaboradores para integrarem a aprendizagem nas tarefas do dia a dia. Uma vez definidos os objetivos de aprendizagem, as oportunidades para os desenvolver serão inúmeras. O papel da organização é incentivar os colaboradores a agarrarem essas oportunidades e a saírem da sua zona de conforto.

É neste momento que entram os últimos dois pontos. Uma vez em modo de ação, é mais fácil para todos os envolvidos não parar para avaliar o que já foi alcançado, se os objetivos se mantém e se o caminho precisa de ser adaptado. No entanto, estar sempre em constante movimento, não só se torna insustentável, mas também não é favorável à aprendizagem. É essencial que existam momentos de reflexão, para aprender realmente.

“One major piece of baggage we accrue is the belief that if we’re not visibly active, we’re not learning. This is incorrect. Learning requires time to reflect. It requires discussing what you’ve learned and letting your mind wander.”, Farnam Street

Por fim, a criação de sistemas de suporte torna todo este processo mais simples. Estes sistemas podem tomar o formato de comunidades de aprendizagem, em que um grupo de colaboradores se junta para partilhar o seu processo, responsabilizando-se mutuamente para que as dificuldades não os bloqueiem, e para normalizar os desafios e respetivas emoções que deles advêm. Outro sistema de apoio poderá ser a mentoria.

Voltemos ao início.

Acredito, realmente, que só temos uma opção neste momento: estar constantemente a aprender. E apesar de neste artigo me ter focado na importância de aprender com o objetivo de nos mantermos relevantes no mercado de trabalho, vejo a necessidade de aprender como algo que vai muito para além da nossa habilidade para trabalhar.

Podemos aprender a ser uma melhor pessoa, a contribuirmos para a felicidade de quem nos rodeia, a cozinhar, a cantar, a andar de bicicleta. Podemos aprender a ser melhores cidadãos e melhores habitantes deste planeta. Como disse Ben Tirone Nunes no episódio 1 do Learning Day, “learning is a continual part of life and living it to its fullest.”

Convido-vos a agarrar esta oportunidade e não ter medo dessa ambição.

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Artigo desenvolvido por Sara Noronha Ramos, Learning Designer & Facilitator, por convite da FES Agency.

A FES Agency é uma agência de comunicação especializada em tecnologia que lançará, em breve, um “Future of Work Playbook”, para toda a comunidade.

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Após vários anos de busca, Sara Ramos encontrou a sua paixão na constante exploração de novas possibilidades para a forma como vivemos, aprendemos e nos relacionamos com os outros. Sara Ramos é hoje Learning Designer e Facilitadora freelancer e host do podcast Learning Day (em Inglês), onde convida os ouvintes a explorar o mindset necessário para estarmos constantemente a abraçar novas competências, possibilidades e desafios, integrando a aprendizagem no nosso dia-a-dia. Recentemente, lançou uma experiência, a Weekly Reflection Experiment, um espaço virtual onde todos têm permissão para parar e refletir sobre o que aprenderam durante a semana.

2020 foi o ano em que o teletrabalho passou de moda a única opção para muitos, face a uma pandemia que veio alterar os nossos hábitos. O anúncio de que grandes empresas vão continuar a permitir que os trabalhadores trabalhem remotamente (tanto total como parcialmente) criou esperança de que estas alterações temporárias se transformem na nova realidade laboral a curto prazo. Não acho que seja tão simples.

Um estudo de Stanford analisou o impacto do teletrabalho numa grande empresa de call-center. O teletrabalho levou a um aumento de produtividade de 13% (9% por haver menos pausas e doença e 4% por se realizarem mais chamadas por minuto, devido a um ambiente mais tranquilo). Apesar de mais felizes no início, no final da experiência metade dos funcionários pediram para voltar ao escritório devido à solidão ou problemas de desempenho.

Isto levanta algumas reflexões, especialmente para alguém como eu, que trabalha numa empresa que já era 100% remota antes da pandemia.

O trabalho remoto não é para todos. Nem todas as indústrias e serviços podem operar à distância. Nem todas as pessoas estão dispostas a dispensar alguma ou toda a interação social tradicional.

O ambiente é determinante na produtividade. Para mim é bem mais fácil lidar com as distrações em casa do que no escritório, porque eu tenho controlo sobre elas. Mas nem todos temos os mesmos recursos para criar o ambiente certo.

É preciso adaptação das empresas. Teletrabalho parcial funciona melhor numa empresa com comunicação 100% remota. Dar aos trabalhadores oportunidade de estar em casa alguns dias, quando para aceder a informação ou decisões precisam de estar no escritório, não vai funcionar.

Não me imagino a voltar a um escritório. Muitos durante a pandemia terão chegado a essa conclusão, assim como outros terão percebido que não funciona para eles. Trabalho remoto continua a ser trabalho, tem os seus desafios, e depende do alinhamento e empenho da empresa e do trabalhador.

Quando resulta, e para quem resulta, é maravilhoso.

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Artigo desenvolvido por Ana Filipa de Almeida, Senior Front-End Engineer na Buffer, a trabalhar remotamente desde 2018, por convite da FES Agency.

A FES Agency é uma agência de comunicação especializada em tecnologia que lançará, em breve, um “Future of Work Playbook”, para toda a comunidade.

According to the “The Portuguese Entrepreneurship Ecosystem & Covid-19“ report launched by FES Agency with our partner Aliados Consulting, the impact of COVID-19 on startups is clear and also dramatic.

73% of startups are being negatively impacted, for 43.9% sales losses are over 60% and 44.9% of Entrepreneurs, CEOs and Directors are concerned with the possible closure of their startup. Most participants also indicate that the value of their startup is being negatively impacted.

In a time of doubt and despair for so many tech startups and for so many tech workers, and with the recent news that Unbabel, one of Portugal’s biggest stars, is letting go 35% of their work-force, we decided to look around for good news! And we found them! There are several well-known Portuguese startups and international tech companies, with a presence in Portugal, still hiring!

There are opportunities for developers, product managers, marketing experts, data scientists, support folks and lots of other roles.

This list will get you started, but I’m sure it is just the tip of the iceberg — check them out:

• Jscrambler — (total money raised: $2.3M from Sonae IM, Portugal Ventures)
• Coverflex
• Xing (now New Work)
• Infraspeak — (total money raised: $5.4M from Indico Capital Partners, firstminute Capital, Innovation Nest, Caixa Capital, Construtech Ventures and 500 Startups)
• Apiax
• Codavel
• TonicApp — (total money raised: €3.5M from Armilar Venture Partners, Vesalius Biocapital Partners and Portugal Ventures)
• Prodsmart
• Cleverly
• DashDash — (total money raised: $9M from Accel and Cherry Ventures)
• Olisipo IT
• Revolut
• Dashlane
• Altar.io
• ZOI
• Mercedes-Benz.io
• SKY Technology Centre Portugal
• BLIP
• Prozis
• Natixis
• Volkswagen Digital Solutions
• Cisco
• Bosch

Go for it! And let us know if you need an intro to any of these companies! Good luck!

A couple weeks ago I read a book that said: copyright exists to protect the content and not the idea. Since I read that, I’ve been thinking about it and working to understand how could this simple concept be so important for the content work we do at the agency.

At FES Agency we create content in all shapes and forms: copy for social media, blog posts and articles, and several offline pieces such as magazines, toolkits, playbooks and booklets.

The reality is that good copy increases conversion rates and leaves a positive and memorable impression on readers, placing us, as agency, in a good spot. If you work in marketing or communications, you know the importance of having copy that stands out from the crowd.

From our experience and for your knowledge, here are some key ideas to bare in mind when working on content:

Your work is an asset

If you have an original idea or piece of creative work, no matter what others may say, it’s still a potential asset and should be treated as such.

Protect your rights

If someone infringes your copyright, you will have legal grounds to pursue the guilty party to either pay you for a license, or compensate you for any financial loss you may have incurred.

Licensing is the way forward

If you have copyrighted works that has attracted the interests of other parties, you can explore your licensing options to make sure you can financially benefit from their use. Licensing is a legal authorization from you to another party that permits them to use some (or all) of your copyrighted works.

Information originally found at British Library website

Considering all this, it is important to note that copyright protects the way an idea is presented, rather than an idea itself — for instance if it is committed to paper or other piece of media.

So what makes having copyright protection so important? Your copyright may be worth more than you think and that’s enough for you to stay on top of it.

Are you ready? Go get it!

When I first started working as a freelancer I have never heard about the term “community” or community management before. I was part of a few online and offline groups and I knew of others but I never thought that all these groups were actually communities, ie. a group of people with the same interests and working towards the same purpose.

Then, when I needed to start promoting my services as a Communications Freelancer, I decided to create an event called Press Pause, a networking event that took place every month, and that was focused on the creative industries, for people that wanted to know other creatives and network. Communicating this event, growing the list of participants and building a network, made me realize that I was actually creating a community.

That was an eureka moment on my journey as a community evangelist (from a mere participant to managing other people’s communities to founding a few to offering it as a service at FES Agency).

As a community manager:

For a few years, I worked as a community manager at a cowork space and later at an incubator. In both cases — even though the needs, logistics and realities were different — the mission was the same: make people comfortable inside the (physical) space, create the right context for people to thrive and do their best work, and build a support system, so they understand they’re not fighting the big fight alone.

People that are a part of a community — or that are being included in one — are looking for others similar to them, with whom they can connect. They are starving to be a part of something bigger — it can be the will to learn or to share common interests.

As a community manager, we must be the driver of those connections, identifying what they are looking for and giving them the platform and tools to achieve it.

Lesson 1: A community wants connections, meaning and change.

As a community founder:

In 2016, when the Web Summit was confirmed to take place in Portugal, one of the things I thought was “so many international people coming to Portugal, looking at the tech ecosystem and so few women to tell their story and show their work” — with this, I understood that there was space to give visibility to the women building the Portuguese Tech Scene.

After learning so much from the previous experiences, I felt that I had what it took to launch a community, to impact others and to bring onboard a community of like-minded people, women and men that want to make the difference and that are passionate about this issue. Key-words like “women in tech”, “gender balance” and “unconscious bias” are just the tip of the iceberg for the people that are now a part of the Portuguese Women in Tech community. We still have a long way to go and lots of people to support but we’re getting there.

Lesson 2: The size of the tribe doesn’t matter, their passion does.

As a community builder:

A few months ago we decided to have a team retreat with our FES Agency family and discuss the future of the agency, the big challenges and the vision we had for our future together.

One of those discussions was about the services we should offer our clients. That’s what led us to having a service called “Community Building”. Being a community builder, means to have the strategies, experiences and tools to make magic happen for our clients. Means to understand their needs, what are their goals and how to achieve them.

Between my experience and other team members’ knowledge, we’ve been helping brands grow their presence and real impact through dedicated work with their community, and this can go from creating the right content for them, to identifying where these people are, to creating online and offline connections between them, to provide opportunities that otherwise would not exist. No matter which way we do it, one thing is certain — we need to be consistent to engage people and to make the best of their time and attention span. Consistency is key.

Lesson 3: Consistency builds your community.

In fair reality, anyone who loves people and making connections, can be a community builder — you can be a part of one or the booster behind another. The most important things are: find that one little thing that makes the difference, find the people that are aligned with it and understand the best way to give them what they are looking for.

If you’re 20 or 200 people… That’s just details. Good luck!

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At FES Agency we are a team of 10, a small part of a bigger group of freelancers and partners that work with us, all year, for bigger or time-sensitive projects. The team is made of full-time workers and of independent professionals that have specific skills, needed for specific projects. Our team expands and shrinks as needed and that has a huge impact on the day-to-day operations.

In parallel, we work remotely. Meaning: our headquarters exists and is fully equipped to welcome the team anytime during the week, we just prefer to work from anywhere else. At FES Agency we try to be — and mostly are — active, objective, focused and fast repliers — this is not forced and opens the door to a world of possibilities that allows our team to be decentralized.

But the real challenge is: how do you manage a team of people and multiple projects without having everybody right next to you, all day, every day?

From our experience that can be done, if we master three important elements:

1 — the mindset of the team

2 — the project and team management

3 — the tools that allow you to optimize work and organize tasks

The following lines will guide you through our own model of work. It’s not a model that makes sense to all remote companies but it’s the one we tailored for ourselves and that has allowed the agency to grow. And this is an important point. The model that we have right now, resulted from dozens of tweaks and improvements that we made over the last years.

Here we go:

The Team

There are several different aspects that, when combined, make someone the perfect fit for a remote work team: to be comfortable working alone, to be solutions-driven, to be organized and focused, to be responsive and to be able to connect from anywhere. Thank God for high-speed wifi :)

Remote workers need to be independent and autonomous in their work but also need to have the ability to connect with other team members and share insights, ask for help, allow their imagination and creativity to flow in order to find the best solutions for our clients challenges.

The mindset is crucial! You’re not with those people everyday but they are your support, they are the ones that make things happen and make things work.

The Management

After years working at other agencies, I created FES Agency with the “company of one” (reference to Paul Jarvis book — a must read) mindset. It was centered around me and in the way I was comfortable working: late nights, working comfortably from my couch and allowing me to organize my day and priorities as I saw fit.

As the agency grew and I started bringing other people onboard I understood that I had to adjust the model — I was no longer alone — and make my structure evolve to what could be ideal to others. What worked for me could not work for the rest of the team and the priority was to make everybody comfortable. That was the first step to change: make others the priority and understand what they like and how they would prefer to work.

I left my couch and I got an office. It was crucial to align expectations and give the team — my team — all the possibilities. But something funny happened: the universe conspired (or maybe I did something right :p) and everybody that joined the team had the same mindset. Everyone was looking for an alternative way of working, more flexible, location-independent and autonomous: We just needed a structure to help us make the most of the skills and resources we had. It was my responsibility to understand how that structure could be.

That led us to implementing a series of “tools” and steps, from on-boarding to weekly management, that are crucial for the engine to work flawlessly.

The Tools

The tools go from online to offline but are mainly centered around the project and team manager. In this case, me. I am the one with the responsibility to keep all the balls in the air, working hard to not drop any. How? I listened to the team and understood their requests proceeding to creating a structure that fits all needs and profiles. It was also clear that I didn’t want to overwhelm anyone with too many tools. And so, the question became, how can we build a minimalist stack of tools that works for us?

We use Trello as the centre stage of all our work, using it as a repository of information but also the main tool to the daily work management. Slack is our communication platform — in the beginning everything was spread through whatsapp, messenger, calls and text messages having email exchange as the king. Now we try to be as focused as possible: trello to organize information, tasks and next steps and slack for the daily-quick-feedback messages. Google Drive comes in third as the place to go for all things documents, multimedia files, presentations and so on. All the team has access and all the team can use it.

But the real magic happens offline or independently from tech tools.

To make our remote culture work, we realized that we needed to come together every now and then. We started with a team-retreat, a weekend-off with the team sharing food, experiences and personal stories. This was crucial to strengthen our bond and to bring everyone closer together. During the retreat we started an open conversation about: what we had been doing and what were the plans for the future, allowing the team to give their inputs and to be a part of the decision process. In parallel we implemented a monthly dinner, a weekly day at the office (not mandatory), an extra retreat (winter and summer) and a weekly status that I make sure to send everybody in the beginning of the week, in preparation for the weekly kick-off. And, we also focus on the small little things that make all the difference: from offering inspirational and work books, magazines and formal learning opportunities to buying specialty coffee and good food when we are together.

If there’s one thing I’m certain is: people are what makes everything possible and for that we need to find the perfect balance between work and life. Working remotely doesn’t mean working all day every day. It means working on the same goals, as a team but from wherever we want. It means respecting people’s time, routines and needs. It means offering the context for everyone to do their best work. And that’s what we’ve been working on for the last few years.

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I started the year with the right foot, travelling to Italy and working remotely for a full week. This experience was great, it gave me the opportunity not only to explore and be inspired by different cities and cultures — not forgetting the food — but also the possibility of trying a new work space.

Who works with me knows how much I love the cowork concept and that every time I travel I end up spending more time in cowork spaces than in museums. And that’s what happened in Italy too!

In Florence I found not only a beautiful city but also a vibrant ecosystem with a community of travellers and remote workers that were using The Student Hotel has their HQ.

For those who don’t know, The Student Hotel’s “mission is to create boundary-blurring spaces where students, travellers, professionals and inspired locals can connect and together, change the world.”

Imagine a hotel, a really cool hotel with all the amenities you need presented in the coolest way possible. Now imagine a shared area that has everything you imagine: restaurants, a café, several different work and lounge areas, meeting rooms, gym, pool and cowork… This is it! Paradise on earth for those who want to travel for tourism and take a couple days to work.

In other words: “TSH offers flexi-desk space, dedicated offices, mini classrooms as well as access to an auditorium, constant connectivity, endless inspiration and excellent coffee. This is the final piece in our fully-integrated co-living and co-working world.”

And now for what matters: what’s the difference between a cowork space in Portugal or Italy?

Nothing. Zero. Nada. Nil.

Coworking spaces are built of basically the same. Furniture that allows you to seat and work, a good and strong wi-fi connection, power for your tech gadgets and a good environment that allows you to relax but concentrate so you can push forward and make things happen. This is something that you find in Porto, the same way I found in Italy.

So, where’s the difference?

On the difference spaces inside the building and its endless possibilities. I could choose from a proper/formal cowork space, a study room — thumbs up for silence and quietness — and a lounge area full of color, lamps and sofas. I could change spaces as I needed for focused work changed too. And the best part, I was only 2 minutes walking distance from great café and tasty pizza.

This is what’s still missing in Portugal. Smartly planned and beautifully decorated spaces that give you a world of possibilities without having to pay anything. Meaning: as I was staying at the hotel, I had access to everything.

Oh, the future of work is beautiful!

And the best part of all this? The Student Hotel is planning on arriving to Porto (my beloved hometown) soon!

To wrap-it-up, curious about how to manage a remote team of 10 communication, community and event experts? I’ll tell you all about it on my next article. Stay tuned!

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We are wrapping-up 2019 and looking back, it’s easy for me to say that it was a great year! It were probably the most intense, hard-working and busy 364 days I (we) ever had, but also fulfilling and extremely motivational for what’s coming next.

In 2019, we did amazing things, with local and international clients and partners. When looking at the results, it’s overwhelming to see everything we’ve accomplished and how we managed to have accomplished and juggle everything.

But first things first: the team and the agency!

The team!

We are now 9 people, dedicating our time to grow the agency and give everything we have to our clients. In this process of growth, we kept bringing onboard different skills, all of them with the same spirit, and that is visible when we get together every week and every month. As a remote team, we have to be flexible and light-headed when working alone and, at the same time, organized and straightforward. Every week we meet at the office for one full day of brainstorming, perfect to make a general status update and have crazy lunches and sugar rushes. Every month we meet outside of working hours to connect with each other on a deeper and more personal level. We eat and drink, we laugh and share our life. I believe that’s what makes the difference: we are able to be more than work colleagues.

The agency!

FES Agency stands for Filling Empty Spaces — the piece of the puzzle that usually comes as the last thing for every company/project but the glue that puts everything together. 2019 was time to take a step back — and own our official name — to take two forward: we rebranded and we have now an identity that shows who we are, pushing the boundaries of what a communication and events agency is. We really want to continue to learn, grow, create and evolve, to keep delivering the best results for our clients. We have new services, not only media relations related services but also community building, content development — from social media copyright to magazines kind of content — and events (a 360’ service that allow us to think, plan and execute what an event can be). At the end of the day, our focus is to communicate all things technology!

The clients!

This year we had it all! We worked with local and international clients. With small startups and big companies. With events that went from 50 people (meetups) to 5000 people (one week conferences). We had 4 clients on stage at Web Summit 2019 and we walked hundreds of kilometers (on those events) and drove across the country for meetings and work sessions with our clients. From North to South, we are thankful for all of those that found their way to us. For all that spread the word about us and recommended our work, and all that believed that we were the right fit for their needs.

The numbers!

In 2019 we had more than 45 clients, 21 of them were media relations projects! Those 21 projects had a huge impact with a media value (return of impact) of 946.474,36€… Wow! Here are some extra highlights:
> 982 news pieces in 236 news media outlets
> 32,04 minutes in television
> 26,29 minutes in radio

We organized more than 15 events in the four corners of Portugal and on top of the — already shared — 4 clients on stage at Web Summit, we placed dozens more on other events and initiatives. As for content, we created 1 magazine and 3 toolkits/booklets not forgetting the hundreds of copyright pieces for social media and other materials.

When looking at all this, we almost don’t remember when we had time to sleep!

2020 is knocking at the door and waiting to get in. We are ready for it, already working on amazing new projects, with even more awesome new (and old) clients.

Let’s do this!

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