EXCEL FORMÜLLERİ - 2

Önceki yazımızda bir grup öğrencinin vize ve final notlarının bulunduğu bir tablo üzerinde işlemler gerçekleştirmiştik. Öğrencilerin dersten geçebilmeleri için vize notunun %30’u ve final notunun %70’inin toplamının 65 ve üzeri olması gerekiyordu. Bu işlemleri gerçekleştirdiğimizde en son aşağıdaki tabloyu elde etmiştik.

Sınavı geçenleri belirlemek için bu tabloda tek tek kendim belirleyebilirdim. Fakat çok daha büyük veri setleri ile çalışıldığı zaman bu yöntem pek mantıklı olmayacaktır. Bu noktada benim de çok sevdiğim yeni bir formül öğreneceğiz, EĞER işlevi.

Eğer işlevi, bir değer ile beklediğiniz değer arasında mantıksal karşılaştırmalar yapmamıza olanak tanır. Tamamen Türkçe düşünerek; =eğer( … doğru ise; bunu yap; değilse bunu yap) yapısında çalışır. Elimizdeki tablo için uygularsak eğer(Vizenin %30’u ve Finalin %70’inin toplamı 65 ve üzeri ise; “GEÇTİ” yaz; değilse “KALDI” yaz). Excel dilinde yazarsak;

Türkçe kullanımda =EĞER(D22+E22>=65;”GEÇTİ;”KALDI”) ve İngilizce kullanımda ise =IF(D22+E22>=65;”GEÇTİ;”KALDI”) şeklinde formülü yazabiliriz.

Başka bir kullanım ise örneğin final sınavında 65 ve üstünde nota sahip olanları belirleyelim. Formülümüz bu sefer yalnızca final notlarını kapsayarak =IF(C22:C31>=65;”Geçti”;”Kaldı”) şeklinde olacaktır.

Birden fazla koşulun sağlandığı durumlar için ise ÇOKEĞER veya IFS kullanılır. Yani =ÇOK EĞER(1 doğru ise; bunu yap;2 doğru ise; bunu yap;3 doğru ise; bunu yap;..) formatındadır ve en fazla 127 farklı koşulu test etmemizi sağlar. Değilse ifadesi yoktur.

Örneğin, elimizde bir şirketin çalışanlarının isimleri, çalıştıkları departman, yaş, cinsiyet ve maaş bilgilerinin yer aldığı bir tablo olsun. Departmana göre bu kişilerden zam alanları, almayacak olanları ve ne yazık ki işten çıkarılacak olanları belirlemek istiyoruz.

İngilizce kullanımlarda =IFS(H2:H14=”Yönetim”;”Zam”;H2:H14=”İnsan Kaynakları”;”Zam Yok”; H2:H14=”Finans”;”Zam”;H2:H14=”Satış ve Pazarlama”;”Kovuldu”; H2:H14=”Üretim”;”Zam Yok”;H2:H14=”Hukuk”;”Zam”) şeklinde, Türkçe kullanımda IFS yerine ÇOKEĞER yazılarak formülü kullanabiliriz.

F10 hücresine bakıldığında #N/A ifadesini görmekteyiz. Departman bölümünde bulunan muhasebeyi formüle eklemediğimiz için, IFS işlevinde doğru koşul bulunamaz ve #N/A hatası döndürür.

IF ve IFS kullanımlarında eğer ilk koşul doğru ise diğer koşullar incelenmez.

Bir örnek daha yapalım. Yaşı 35’den küçük veya eşit olan ve zam almış olan çalışanlar belirleyelim. Bu durumda iki kriterimizin aynı anda sağlaması beklendiği için VE/AND işlevi kullanacağız. Formülümüz =EĞER(VE(Bir şey Doğru ise, Başka bir şey de Doğru’dur) formülümüzü yazarsak, =IF(AND(C2<=35;F2=”Zam”);TRUE;FALSE) şeklinde olacaktır. Ve/And işlevi verilen iki durumunda doğru olmasını bekler eğer biri bile sağlanmıyorsa FALSE cevabı döndürür.

F10 hücresindeki hata düzeltilmediği için, yeni formülü uyguladığımızda yine hata döndürmekte. Bir sonraki yazıda görüşmek üzere. Hoşça kalın!

EXCEL FORMÜLLERİ -1

Öncelikle excel’deki formüller her zaman eşittir işareti ile başlar. Formülleri kullanmanın farklı yolları mevcuttur. Formülleri bilmiyorsak, Giriş (Home) sekmesinde bulunan otomatik toplama işaretinden yararlanabilir veya Formüller (Formulas) sekmesinden daha detaylı bilgiye ulaşabiliriz.

Elimizde on öğrencinin vize ve final sınav sonuçlarının olduğu bir tablo olsun. Küçük bir hatırlatma, formüller için hücre adreslerini kullanacağız. Önce sütun sonra satır numarası verilerek bu adresler belirlenir. Hücreye tıkladığımızda otomatik olarak adresi, formül için alır. Aşağıdaki tabloda yer alan, örneğin Ecrin isimli öğrencinin vize notu için kullanılacak adres B30 şeklinde gösterilir.

Formül çubuğunun solunda ki isim kutusunda (name box) hücre adresi yazar

> Verilen tablodaki vize sınav sonuçlarının toplamını bulmak için; Türkçe excel de TOPLA, İngilizce de ise SUM kullanılır. =SUM(B22:B31) formülü kullanılabilir veya B32 hücresini seçip otomatik toplama işaretiyile de hızlıca bu işlemi gerçekleştirebilirsiniz.

> En yüksek notu bulmak için =MAX(B22:B31) formülü,

> En düşük not için =MIN(B22:B31) formülü,

> Notların ortalamasını bulmak için =AVERAGE(B22:B31) veya Türkçe kullanım için =ORTALAMA(B22:B31) formülü,

> Ortanca değer yani medyan, küçükten büyüğe doğru sıralanmış bir dizinin ortadaki değerini ifade eder. Bu nedenle bazı durumlarda ortalamaya göre daha güvenilir bir metrik olduğu söylenebilir. Formülü ise, =MEDIAN(B22:B31) veya =ORTANCA(B22:B31) şeklindedir.

Biraz daha zorlayıcı bir uygulama yapalım; okul şartlarına göre vize sınavının %30’u ve final sınavının %70’i toplandığında 65 ve üzeri not alan öğrenciler dersi geçebilmektedir. Buna göre öğrencilerin dersi geçip geçmediğini belirleyelim.

Öncelikle vize notlarının %30’ unu hesaplamak için, =(Hücre adresi)*30% formülünü ilk öğrencinin notu için hesaplıyoruz. Ardından doldurma kulpuna ( yani hücrenin sağ alt köşesi ve fotoğrafta kırmızı ok ile gösterilen nokta) çift tıklıyorum ve geri kalan veriler için formül otomatik uygulanıyor.

Formülü uygulamak istediğimiz sütunun yani Vize notlarının hizasında yeni bir sütunda bu işlemi yapıyoruz. D22 hücresinde B22 için formülü yazıyoruz, ardından doldurma kulpuna çift tıklıyor veya doldurma kulpuna sol tuşla basılı tutularak aşağı çekiyoruz.

Final sınav sonuçlarının %70’ini hesaplamak için ise aynı formülü uyguluyoruz. Finalin %70’i başlıklı yeni sütunun ilk hücresine tıklıyor ve formülü yazıyoruz =C22*70%

Ve sonuçlar. Geçti - Kaldı sütununu oluşturmak için bir sonraki yazımı inceleyebilirsiniz.

Bu benim ilk yazımdı, okuduğunuz için çok teşekkür ederim. Umarım bu yazıdan işinize yarayacak bilgiler edinmişsinizdir. Hoşça kalın!!