Mikrotekster er både personligheten og veiviseren til de digitale produktene og tjenestene dine.

Sett stil og tone

Start med å finne stil og tonen til merkevaren eller produktet ditt — det er en av de aller første tingene som er lurt å få på plass. Stil og tone er med på å forme personligheten til merkevaren, sammen med farger, fonter og andre designvalg.

Ofte finner man frem til merkevarepersonligheten i en design- eller brandsprint, og den blir gjerne oppsummert med et par ord, som smart, fremoverlent og hyggelig. Vi trenger litt mer kjøtt på beinet for å vite hva det betyr for tekstene vi skal skrive — en måte å gjøre det på er å lage en ordbok, eller samling med eksempler på hva som er innafor og hva som ikke er det.

For eksempel:

Vi sier ‘Hei, hva heter du?’, ikke ‘Skriv inn ditt fulle navn’.

Å skrive ut eksempler som dette er også en bra metode for å få diskutert og testet ut en retning med kunde eller et team.

Sørg for at kartet stemmer med terrenget

Lorem ipsum er død, og du har ikke et spesielt bra utgangspunkt hvis du starter designprosessen med tulletekst. Da havner du lett opp i situasjon der det er for lite eller for mye plass til den ferdige teksten. Dessverre er det fortsatt vanlig at tekstforfattere får tilsendt et allerede implementert design for å fylle inn eller friske opp teksten.

Det er dumt å bruke mye penger på content og inbound marketing, uten å bry deg om innholdet i produktet du selger. Skaff deg en innholdsdesigner eller UX-skribent som kan jobbe sammen med designere og utviklere fra starten av et prosjekt. Sammen bør de kartlegge innholdet som skal med, hvordan det skal struktureres og hvilke tekniske begrensninger dere må tenke på, noe som sparer både tid, penger og frustrasjon.

Start med å kartlegge:

• Brukere: Hvem er de, hva vet de og hvordan snakker de om det vi skal skrive om?
• Skjermer og sider: Hjemskjerm eller -side, innstillinger, profil og alle undersider.
• Flyt: Med alt innhold til hver skjerm, som tittel, knapper, felter og plassholdere.
• (Sist, men ikke minst) Alle suksess- og feilmeldinger. Det er alltid mange flere enn du tror.

Hold kontroll på innholdet

Det er lett å gå seg vill i designfiler. Du kan redigere og kommentere tekst i program som Figma eller Sketch, men det er enklere å holde kontroll på innholdet når man organiserer det i egne filer eller systemer. Har du allerede et CMS kan du gjerne bruke det, men for små nettsider med statisk innhold eller apper er det like greit å bruke tekstdokumenter før du implementerer innholdet.

Tabeller er aldri en fryd for øyet, men det gjør det mulig å samle alt som kan dukke opp på en skjerm eller i en flyt, og enkelt redigere, kommentere og hente ut innholdet.

Lag tekster som hjelper folk

Jobber du med å forbedre innholdet i et produkt som allerede er lansert? Bruk et par timer til å lese tilbakemeldinger fra sosiale medier, i app-butikker og andre nettsider eller plattformer der den er nevnt. Det er en enkel måte å få innsikt i hva folk mener, og hvilke ord de bruker om det. Dette gir ofte en pekepinn til hva som er de største utfordringene, som du kan følge opp i brukerintervjuer og tester.

Er for eksempel mye nedetid et stort problem, er det beste selvfølgelig å fikse opp i det tekniske. På kort sikt kan bedre feilmeldinger kommunisere bedre hvorfor tjenesten er nede, og når folk kan forvente at den fungerer igjen.

Skriv klart og konkret

Det er bedre å skrive konkrete og klare tekster enn å prøve å være morsom eller minimalistisk overalt — en vits blir fort gammel, spesielt når noen leser den flere ganger om dagen. Sørg også for at mikrotekstene du skriver er mulige å både lese, høre og forstå for hele spekteret av folk som skal bruke produktet ditt.

Det fine med universell utforming og universell tekst er at det gjør at produktet blir bedre for alle. For eksempel er korte setninger enklere å lese for folk som ikke har norsk som førstespråk — og for folk som har det. Husk også å teste tekstene på et reellt utvalg av brukerene.

Forskjellen på innhold til apper og nettsider

Å skrive mikrotekster for apper og nettsider er stort sett det samme, men siden økosystemet til en app er mer lukket gir det oss noen andre begrensninger og problemer.

Det er vanligvis ikke noe problem å åpne innhold i en ny fane i nettleser, men i en app gjør du gjerne én ting om gangen, og det er ganske irriterende å bli sendt ut — spesielt om du ikke kan gå tilbake der du slapp. Når vi forstår infrastrukturen og begrensningene er det enklere å vite når det er nødvendig med mikrotekster for å få brukeropplevelsen til å flyte bedre.

Akkurat passe mengde og lengde

For både nettsider, apper og alle andre digitale produkter og tjenester er målet å ha mikrotekster som er nyttige og hjelpsomme — på riktig sted til rett tid. God mikrotekst er ikke bare til pynt eller for å få frem den unike stemmen til produktet, men for å gjøre det enklere for folk å bruke det.

Artikkelen ble først publisert på bloggen til Bakken & Bæck. Dette er en forkortet utgave, les hele guiden her.

Følg 3min på Facebook, så blir du oppdatert på de ferskeste sakene!

Hvordan få stor effekt av små tekster was originally published in Bransjebloggen 3min on Medium, where people are continuing the conversation by highlighting and responding to this story.

Finding the tone of voice

Before the writers craft a single word, we want to establish the tone of voice for the brand or product we’re working on. The more thorough, the better, as it’s the reference point for the writers on the team. Together with the visual branding and tech stack, it’s one of the first things we want to get approved from the client.

A good way to start is to make some good and bad examples of the tone of voice. If you’re writing for a product that already exists, this task is simple. Just find the wording that doesn’t follow the tone of voice, and write examples that do.

Weighing every single word

The decisions made for the branding and tone of voice will affect both the actual wording and the sentence structure when we start writing.

We recently designed and helped develop the new Vipps app — Norway’s most popular app for making payments. In that process, we also wrote and edited all the copy for the app. Their tone of voice had already been established before we started, summarised in three words:

• Simple
• Playful
• Near

We needed a bit more before we started working on the nitty-gritty wording choices in the app. For this project, we made an extensive dictionary with words and sentences for what Vipps would or wouldn’t say. By discussing actual sentences and words, we showcased what simple, playful and near would mean for the microcopy in the app.

Examples from the dictionary

• We say Hi there, what’s your name? not Enter your full name
• We say Create a new code, not Make a new 4 digit PIN code
• We say Fee, not Transaction fee or Transaction cost

A dictionary is useful as a reference point for further development and design and is a part of an extended tone-of-voice guide. It’s also a great way to test a direction with the client early in the process. If there are issues with compliance or wording, it’s always better to solve them early on. If the product deals with money, it might be nice to elaborate on how to write different digits and currencies. For some clients, we make guidelines for how to use emojis, because even too much of a good thing is still too much.

Exploring the map and terrain

Ideally, writers or content designers are part of finding out what the content should be before any wireframes or flows are carved out. We don’t like to end up in what used to be the classic scenario where there’s either too little or too much space for the final copy.

In our experience, it’s always better when writers, designers, and developers work together on the concept and content from the start. It saves time and frustration when everybody is on the same page from the beginning.

What we need to map out:

• The audience — who are they, what do they know and what language do they use about what we’re going to write about?
• The sections — home screen, different settings, and account or profile options.
• The flows — with all the content of every screen, like title, body, buttons, fields, and placeholders.
• And last but not least, every single success and error message. There’s always way more than anyone could possibly imagine.

Staying organised

Instead of getting lost in wireframes and design files, arranging the copy in docs is usually a more organised and civilised way of keeping track. Tables like these are never joyful for the eyes, but it makes it possible to keep an overview of all the different states that can occur in a screen or flow. With everything from headings to error messages, we want to make sure everything is covered.

Keeping it all in one place is convenient whenever a designer needs to update the design files with the final copy, or a developer creates a new string. It also makes it possible for others to comment on the copy, or to do several explorations before landing on a final version.

When we’re stuck, we google

Whenever we’re unsure of how to make the error message more human or what the typical term for a menu item is, we avoid getting stuck by seeing what others do. This is also a great way to check if we’re staying consistent.

Google Trends is one of our favourites, especially to see what the general term is for a phrase or function. If both iOS and Android calls a function Settings, it’s probably not a good idea to change the wording, unless there’s a really good reason for it.

Writing for apps and websites

The process of writing microcopy for apps is pretty similar to writing for websites. The ecosystem of an app, however, is much more closed off. This leaves us with both constraints and technical issues that we don’t normally encounter on websites.

Because it’s usually only possible to do one thing at a time in an app, we want to make sure that every screen makes sense, so users can complete what they set out to do. Understanding the infrastructure and constraints makes it easier to know when it’s necessary to add help or hints to let all the different flows, well, flow.

In the end, it’s all about the same thing. For both websites, apps, and all other digital products for that matter, we only want the copy that’s actually useful — not too much or too little. Good microcopy isn’t just icing on the cake or making the brand personality shine through: it’s about making the product easy to use.

Multiple languages and platforms

Localising and translating the copy while safekeeping the identity can be a challenge. First of all, we need to make sure that the design is flexible enough to work with words and sentences in several languages.

We make the wireframes, prototypes and design in English, and use that as a base for further translations. We’ve recently explored Lokalise as a tool to set up the strings for translation, which works great for our needs. It makes it easy to get the copy into the app or product, without relying on manual labour by the developers.

Making sure the copy is useful

Whenever we’re working with an app or product that already exists, we love to get a grip on the general experience early on by reading the reviews from App Store, Google Play, social media and any other platform we can get our hands on. This is a great way to start gaining insight into what users feel, what words they use and outline the biggest challenges we need to address in the copy.

If we’re aiming full WCAG compatibility, we have to be extra diligent to make sure everything makes sense for everybody. Sometimes we write additional copy, like aria-labels, to make sure it works smoothly for people who use screen readers or other aids to use the product. We can still make human interfaces with a personality, but when it comes to accessibility, being clear and concise is much more important than being funny or minimalistic. Test it, and test it again

Our experience is that flows always feel slightly different when you’re in the actual app, compared to static design. We’ve figured out that what usually works best is to provide a lot of different alternatives and then test and adjust the copy — with both design and prototypes — until it’s just right.

References we love

• The Microcopy Book — a great toolbox with examples and tips
• Designing inside out for better results —nobody visits your website or app just to look at the homepage or navigate the information architecture. They do because they want to get something done.
• UX Writing vs Copywriting — what is the difference again?
• Why UX-writing is important in product design — good design needs good content.
• Copywrong to copywriter — a neat and practical little guide for everybody who wants to up their copy-game.

How we work with microcopy was originally published in Bakken & Bæck on Medium, where people are continuing the conversation by highlighting and responding to this story.