Trabalhar remotamente não é simplesmente fazer com que as pessoas do seu time se adaptem à uma nova realidade. A equipe e a empresa também se envolvem em todas as etapas desse processo e precisam rever e incorporar valores para garantir que o trabalho remoto traga benefícios para todos.

Antes que você me chame de exigente, tenho plena consciência de que mudanças não acontecem da noite para o dia. Ainda mais quando estamos falamos do mundo corporativo. Dependendo do tamanho e do formato da empresa (capital aberto, fechado ou familiar, por exemplo), esse processo passa pela mão de muitas pessoas e pode ser mais lento.

As empresas precisam enxergar que se tornar officeless não se restringe apenas a criar novos processos. Trabalho remoto envolve trabalhar com qualidade, alcançando resultados e fazendo tudo isso sem abrir mão do bem-estar das pessoas da equipe.

É por isso que, no Officeless, nós criamos algo similar a um checklist do que consideramos essencial para que um negócio possa realmente ser caracterizado como officeless.

*Importante: existem MUITO MAIS pontos do que vou descrever aqui, mas se a sua empresa alcançar estes, que bom, vocês já estão no caminho certo!

# Possibilidade de trabalhar de qualquer lugar

Esse ponto é até engraçado de eu citar por aqui, não? Parece óbvio: “ser officeless é trabalhar de qualquer lugar”. Não se engane, muitas empresas ainda enxergam o conceito de trabalho remoto como a possibilidade de trabalhar de casa e somente deste lugar. Então, você não está liberado para viajar e trabalhar de outra cidade. Saca?

Só que trabalhar remoto não é abandonar o escritório e mandar todo o time trabalhar home office. O escritório pode continuar existindo, o home office também e você pode usá-los quando achar melhor ou fazer as suas atividades profissionais de qualquer lugar que se sinta produtivo.

# Abrir mão do cartão-ponto

Uma empresa não pode achar que, porque abriu mão do espaço físico, terá de controlar as pessoas através do cartão-ponto. Essa não é uma métrica de sucesso e muito menos de produtividade.

Por exemplo, posso muito bem trabalhar remotamente, “bater meu ponto” nos horários preestabelecidos e não ter feito nada o dia inteiro. E aí, serviu de alguma coisa?

Para trabalhar remotamente, é preciso criar times que saibam manter o controle do que tem que ser feito e quem está responsável pelo o que. Em outro conteúdo, nós falamos sobre como criar times autogerenciáveis e passamos pelos aspectos mais relevantes que devem ser desenvolvidos. Clica aqui para saber mais.

# Gestão horizontal

Há pouco, dei uma pincelada sobre times autogerenciáveis, então você já deve ter percebido que a gestão no estilo top down não funciona para empresas que adotam o trabalho remoto. Nessa prática, a ideia do gestor é trocada pela função dos líderes — que pode ser assumida por todos do time ao mesmo tempo.

A gente entende que liderança é saber o quanto as suas ações podem impactar na produtividade do grupo e que você é responsável por ajudar a equipe a alcançar um objetivo comum. Aqui a gente fala mais sobre isso.

Quando uma empresa passa a trabalhar com a liderança horizontal, também se torna muito mais fácil de permitir que uma equipe remota evolua e tome decisões com segurança e agilidade.

# Autonomia e flexibilidade para cada um do time

Aposto que se eu apenas trazer o conceito de autonomia e flexibilidade no trabalho remoto, a partir dos termos que incluímos em nosso dicionário Officeless, você vai entender direitinho o que quero dizer. Então, vou fazer isso, beleza? 😅

Autonomia

substantivo

[1] Independência;

[2] Habilidade que pode ser treinada. Essencial para quem deseja trabalhar remoto com responsabilidade ao lado de um time distribuído.

Ou seja, autonomia é uma moeda de troca entre cada um do time e a empresa: é dar liberdade para as pessoas e, ao mesmo tempo, ter a certeza de que o trabalho será executado da melhor forma — sem fazer com que ninguém se preocupe como, quando e onde aquilo será feito.

Flexibilidade

substantivo

[1] Capacidade de poder definir o período em que deseja trabalhar sem precisar se preocupar com horários preestabelecidos pela equipe ou empresa;

[2] O desempenho não é avaliado com base no número de horas trabalhadas, mas sim na produtividade e na qualidade do trabalho entregue.

Aqui a gente volta para a velha história de que horas trabalhadas não significam nada e nem aquela lógica de oito horas diárias. A empresa precisa entender que está tudo bem se um membro de um time fizer uma breve pausa para descansar, se reenergizar e enviar aquele relatório mais tarde — desde que ainda esteja dentro do prazo combinado. E se ele cumprir todas as tarefas do seu plano diário antes do previsto? O restante do tempo pode ser usado para buscar mais inspiração, para resolver pendências ou fazer o que quiser.

# Prazos reais para entregas

O cronograma de um projeto não pode ser definido ou imposto por apenas uma pessoa ou ser uma regra preestabelecida na empresa. Essa é uma discussão conjunta do time de cada projeto que envolve o tempo de trabalho de cada um.

Em outros casos, por exemplo, pode envolver diferentes fusos horários e ninguém pode exigir que uma pessoa que está em um país diferente do restante do time esteja disponível nos mesmos horários.

“Se tudo deve ser decidido coletivamente, isso tornará o processo de tomada de decisão mais lento?” Não! Trabalhar remoto deve seguir a ideia de autoridade distribuída, onde as decisões são autônomas, mas nunca individuais.

Na prática, isso quer dizer que o diálogo é base para tomada de decisões — independente de quem vá tomar essa decisão. Ter parâmetros muito claros e compartilhados de como uma decisão é tomada, o que é levado em consideração e o que tem mais peso é o caminho para evitar falhas como definir errado o tempo de um projeto.

# Reuniões objetivas e eficazes

Não é porque o time distribuído não se encontra presencialmente que para toda e qualquer decisão todo mundo precisa parar o que está fazendo e realizar uma videoconferência para tomar uma decisão. Essa prática deve ser repensada dentro da empresa e cada situação deve ser avaliada individualmente.

O tempo de todo mundo é escasso, por isso, é sempre bom aproveitar da autonomia que o trabalho remoto proporciona para preservar os minutos do seu colega que talvez não precisasse se envolver em determinados assuntos.

# Sem trabalho aos fins de semana

Se você é o responsável por avaliar a jornada de trabalho da equipe e perceber que todos estão sobrecarregados e perdendo em qualidade de vida, recomendo que você volte ao ponto em que falo sobre prazos reais para entregas. E, se trabalhar final de semana para fazer uma entrega importante for necessário, isso deve ser uma exceção e não uma regra.

Esse ponto está propositalmente em nosso checklist. É daqueles que fazem a gente repensar as nossas ações. Ninguém vai precisar trabalhar aos fins de semana e ficar de cabelo em pé por conta de um projeto, se o tempo individual de cada um for respeitado e a equipe estiver sendo produtiva em um ritmo saudável e, mais do que isso, viável.

# Tempo para buscar inspiração e criatividade

“Produzir, produzir e produzir”. Pare por aí porque ser humano não é máquina, tá bom? A sua empresa não pode ser daquelas que acha que todo mundo precisa ter 1001 tarefas em um único dia para dizer que foi produtivo. Ou exigir que as pessoas entreguem mais porque trabalham remotamente.

É mais importante fazer coisas que realmente gerarão impacto do que cumprir apenas várias pequenas atividades.

Como falei antes, a flexibilidade implica em compreender que se alguém finalizou seu plano diário de atividades, está mais do que liberado usar o restante do tempo para buscar mais inspiração, criatividade e se atualizar — afinal, é isso que dá fôlego e gás para aumentar a qualidade do trabalho no futuro.

Por favor, não se assuste com nada que eu disse por aqui e nem fique achando que está tudo errado na sua empresa. Se, ao menos, todos tiverem consciência que esses avanços são necessários para o progresso do trabalho remoto, vocês poderão criar um plano de ação e implementar uma a uma dessas práticas com o tempo.

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O que caracteriza uma empresa officeless? was originally published in Officeless on Medium, where people are continuing the conversation by highlighting and responding to this story.

No mercado de trabalho, você já deve ter percebido, mas existe uma “guerra de talentos” e isso não é resultado da falta de profissionais qualificados, pelo contrário, porque eles existem em abundância.

Esse movimento aconteceu porque a relação com o trabalho mudou. Os melhores profissionais já descobriram o poder da flexibilidade e limitar a sua vida a uma rotina de escritório já não parece mais uma opção tão atrativa, existem outras fatores que são levados em consideração agora.

Querendo você ou não, essas mudanças de mentalidade impactam a empresa em que você trabalha. Essa é a sua oportunidade: escolher encará-las e evoluir ou ficar em uma posição estagnada e fazer o seu negócio perder espaço.

Aqui vão alguns (dos muitos) cenários onde ter um time distribuído pode resolver vários dos seus problemas.

1. A empresa precisa crescer rapidamente

Suponha que o seu produto ou serviço tenha crescido a demanda subitamente e você precise de mais pessoas na sua equipe em pouco tempo.

Fazer um processo seletivo no modelo tradicional será lento, enquanto, com a ajuda da Internet, você pode encontrar, em qualquer lugar do mundo, profissionais qualificados e com as características necessárias para desempenhar essas tarefas. Sem contar que você também não precisará aumentar ou alterar a estrutura da sede da companhia para alocar esses novos membros. (:

2. Está faltando um especialista na sua equipe

Pode ser que um projeto específico venha a exigir um tipo de conhecimento ou especialista que o seu time de profissionais não dispõe. Nem por isso, você precisa se desesperar porque não encontra ninguém apto na sua cidade para desempenhar essa função.

Formar uma equipe distribuída permite que você preencha rapidamente essa lacuna de habilidades que o seu projeto está pedindo, pois você tem acesso a um número muito maior de pessoas que podem ter os skills que estão sendo procurados. Além de permitir, que você e todos os outros membros do time estejam em contato com profissionais de diferentes áreas de conhecimento de forma muito mais fácil e ágil.

3. Você está começando algo novo, como uma startup

Talvez você ainda não tenha recursos suficientes para fazer tudo o que deseja e nem possa bancar salários dos mais atrativos.

Por isso, recrutar um time distribuído para trabalhar com mais autonomia e flexibilidade, construindo uma cultura e um produto/serviço desde o início, pode ser bastante desafiador e animador para essas pessoas.

4. Você precisa ter maleabilidade para dimensionar o tamanho da sua equipe

Vamos imaginar que para o seu modelo de negócio não faça sentido contratar profissionais full time ou em regime CLT, pois você tem demandas muito específicas em alguns períodos ou projetos muito diferentes uns dos outros.

Um dos maiores benefícios de se trabalhar remotamente com times distribuídos é que uma rede de profissionais pode ser formada. Ou seja, você tem a opção de chamá-los somente nos projetos necessários, sem assumir outros compromissos e responsabilidades que não fazem sentido naquele momento.

Você está vivendo alguns desses cenários? Ou já viveu outra situação em que formar um time distribuído trouxe muitos benefícios para o negócio? Conta para a gente, vamos adorar mergulhar mais a fundo nessa conversa!

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4 cenários que mostram que ter um time distribuído é o melhor caminho was originally published in Officeless on Medium, where people are continuing the conversation by highlighting and responding to this story.

Tem gente que diz que trabalhar remotamente pode ser um tanto solitário. Várias vezes eu mesma compartilhei desse sentimento, mas comecei a questioná-lo. Com o tempo, fui percebendo que a solidão no trabalho remoto poderia estar presa a uma visão míope.

Afinal, pense comigo, trabalhar remotamente dá autonomia para você fazer o que quiser, lembra? Pois é, logo, não faz sentido se sentir assim. Eu explico o por quê.

Você passa a ter a opção de encontrar as pessoas porque QUER e NÃO porque PRECISA. Esse é o mindset do trabalho remoto.

Por exemplo, hoje você não quer fazer todas as atividades diárias sozinho sentado na sua varanda com o computador. Então, você pode escolher trabalhar na companhia de um amigo, ir até a sede da empresa em que você trabalha ou, simplesmente, trocar de ambiente e conhecer uma nova cafeteria na cidade em que mora.

A liberdade do trabalho remoto é um aliado para evitar a solidão

Combater a solidão trabalhando remotamente pode ser fácil e dá até para ser bem criativo, porque você tem a liberdade como um aliado. Aliás, a história de ficar preso sempre a um mesmo ambiente de trabalho não é saudável e isso não tem a ver somente com a solidão. As suas ideias acabam ficando mais bloqueadas e você se torna menos produtivo.

O livro “O Caminho do Artista”, um clássico da Julie Cameron, fala que para despertarmos o nosso potencial criativo, a gente precisa implementar alguns hábitos em nossa rotina. Um deles é ter o compromisso de usar 1 a 2 horas semanais para viver novas experiências. Pode ser ir até a praia, ficar mais perto da natureza, ir até um restaurante novo, assistir a um filme, conhecer uma livraria, enfim, tudo aqui é válido.

Com o tempo, segundo a autora, você começa a criar novas conexões, estimulando o seu cérebro, e se torna muito mais fácil de ser criativo e, por consequência, produtivo.

Não se esqueça que a criatividade está em tudo o que fazemos e nos ajuda sempre a enxergar uma nova perspectiva para conduzir as nossas tarefas, ideias e projetos. (:

Talvez você ainda não tenha percebido a relação direta dos assuntos, mas estimular a criatividade também é um antídoto para a solidão porque você começa a viver coisas novas a todo o momento. ✌🏻

E já parou para pensar que trabalhando remotamente é muito fácil de estimular a criatividade? Porque, como falei antes, você tem a liberdade de trabalhar de onde, quando e como quiser.

Além de estimular a criatividade, existem outras formas de evitar o isolamento trabalhando remotamente?

Sim! Agora serei um pouco mais prática e vou colocar aqui algumas coisas que já fiz ao longo dos cinco anos que trabalho remotamente. Todas elas me ajudaram a perceber que não há motivos para se sentir sozinho.

• Frequentar eventos e locais que estejam ligados a sua área de atuação.
• Planejar situações que permitam interações com outras pessoas. Lá em cima trouxe alguns exemplos, como passar o dia no ambiente de trabalho de um amigo.
• Criar um canal de comunicação com o time apenas para trazer novas referências, inspirações ou conversar sobre outras coisas que não estejam diretamente ligadas ao trabalho. O Slack é uma ótima alternativa para ter esses canais paralelos de bate-papo.
• Reservar um tempo livre: Sim, é importante não fazer nada também! Ou melhor, fazer o que você quiser. É no ócio ou em outras atividades que acabamos suprindo algumas das nossas maiores necessidades — até mesmo aquelas ligadas ao trabalho.

E aí, depois de tudo o que falei por aqui, volto para a pergunta inicial. De qual lado você está: trabalhar remoto é mais solitário ou é libertador? Abra a sua mente e veja que viver preso na rotina que uma vez você criou, não precisa ser uma obrigação, mas uma POSSIBILIDADE.

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Trabalhar remotamente não é solitário, é libertador was originally published in Officeless on Medium, where people are continuing the conversation by highlighting and responding to this story.

Será que tudo isso aconteceu porque o ambiente remoto é mais propício a falhas ou é nesse espaço que as dificuldades da sua equipe ficam mais evidentes?

Depois de cinco anos trabalhando remotamente (lembrando que, quando iniciei, nem conhecia essa forma de trabalho!), acabei construindo uma crença dentro de mim e, cada vez mais, vejo que ela faz muito sentido.

Para mim, o trabalho remoto é um processo de autoconhecimento, não só para si, mas para o time como um todo. Você se descobre o tempo todo e, às vezes, em equipe, acaba descobrindo pontos que não estavam tão bem resolvidos assim.

O trabalho remoto é um lugar onde as falhas de processos da equipe acabam ficando mais expostas. Por outro lado, usando uma analogia, é como fazer terapia: você precisa tocar na “ferida” para ser capaz de enxergar soluções e fazer aquilo sarar. Isso funciona para as dificuldades que enfrentamos trabalhando remotamente, mas também serve para a forma como um time conduz processos, por exemplo.

“O trabalho remoto está sendo mais desafiador do que pensávamos.” — E AGORA? 😱

Quando me deparo com um time ou empresa que começou a aplicar o trabalho remoto há pouco tempo e que está enfrentando dificuldades de fazer esse modelo fluir, penso que é a hora de dar alguns passos para trás — mesmo que isso seja visto com maus olhos inicialmente. Voltar é importante para reconstruir a rota.

Já que falamos de terapia antes, agora sim, é a hora da “terapia em grupo”. Esse é o momento em que olhamos para dentro e repensamos sobre como alguns pontos funcionavam antes do trabalho remoto ser adotado.

Vou colocar aqui os pontos que costumo trazer nessas situações, fica à vontade para usar se isso fizer sentido para o seu time.

Antes de adotar o trabalho remoto…

👉🏼 Como era medida a performance do time?
👉🏼 O que era considerado como “métricas de sucesso”?
👉🏼 O time era autogerenciável ou funcionava somente sob supervisão?
👉🏼 Como a equipe costumava se comunicar?
👉🏼 De que forma as pessoas documentavam os avanços e bloqueios do time?
👉🏼 Como era feito o acompanhamento do progresso de um projeto?
👉🏼 As pessoas do time conseguiam tomar decisões sobre seus projetos rapidamente e com autonomia?

Geralmente, depois desses momentos de reflexão, é quando conseguimos ter clareza de que esses desafios não surgiram por causa do trabalho remoto, eles só ficaram mais evidentes trabalhando remotamente. Ou seja, a causa raiz dos problemas não é o time ser distribuído e sim a forma como está organizado.

Você e seu time já sabem que os problemas existem. Agora, é a hora de inverter a perspectiva das coisas. Comece a fazer outras perguntas para criar soluções para mudar o cenário:

👉🏼 Como podemos deixar a informação sobre o progresso do projeto mais transparente para todos da equipe?

👉🏼 Quais são as métricas que fazem sentido e realmente mostram a evolução do projeto?

👉🏼 Quais são as formas que podemos nos comunicar enquanto time distribuído e de forma que respeite o tempo de todos?

👉🏼 Como podemos tomar decisões importantes sem precisar reunir ou mobilizar todos do time?

👉🏼 Como podemos ser mais produtivos trabalhando sem supervisão?

👉🏼 De que forma podemos tornar os nossos processos mais colaborativos e criativos trabalhando remotamente?

👉🏼 Como podemos utilizar as funcionalidades das ferramentas de forma a potencializar nossos processos?

👉🏼 Como podemos manter as informações atualizadas, contextualizadas e disponíveis sem que seja necessário falar com outras pessoas?

Com isso, você pode chegar em um novo framework de trabalho com o seu time distribuído. Provavelmente, será ajustado mais vezes, porque uma cultura de trabalho nunca vai estar pronta e está tudo bem. Na minha equipe, por exemplo, ajustamos a forma que trabalhamos até hoje.

Muitas equipes deixam de aplicar o trabalho remoto por achar que ou vai dar certo ou não vai. Essa crença vira uma trava, pois fazer essa mudança se torna um risco muito grande.

O desafio não se trata sobre como é possível superar a situação vulnerável (no sentido de expor mais falhas) que o trabalho remoto pode revelar sobre você e o seu time. O que importa aqui é pensar como é possível criar processos para que a sua equipe tenha mais autonomia e flexibilidade e, ao mesmo tempo, seja extremamente comprometida em entregar resultados relevantes para a empresa.

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O ambiente remoto é mais propício a falhas ou as falhas que existem apenas ficam mais evidentes? was originally published in Officeless on Medium, where people are continuing the conversation by highlighting and responding to this story.

Quem mais já passou por isso? Ninguém pode esperar que um novo membro de uma equipe saiba tudo de primeira. É por isso que ter um guia de cultura ou onboarding é essencial para qualquer empresa, principalmente, para aquelas que atuam com times distribuídos.

É comum ter um período de adaptação até as coisas fluírem na velocidade certa, mas ninguém pode achar que é normal se sentir perdido em um novo ambiente de trabalho. Aliás, quando se está em um time distribuído, esse sentimento pode ser ainda mais potencializado porque não tem aquele colega do lado para dar apoio e estar do seu lado nos primeiros dias.

“Tá, então isso só acontece porque não estamos vendo as pessoas?” Não!

O que acontece é que o trabalho remoto, muitas vezes, expõe as falhas dos nossos processos, aquelas que estavam debaixo do tapete quando tínhamos todo mundo no escritório.

O erro na verdade acontece porque a empresa ou o time não deram os insumos e informações necessárias que essa pessoa precisava para se ambientar e começar a trabalhar bem. E ninguém precisa estar na frente dela para isso acontecer.

Para resolver essa questão, é muito mais simples. Se o time construir um onboarding ou guia de cultura, receber um novo membro para a equipe será um processo muito mais automático e rápido.

Como estruturar um onboarding para um time distribuído

Esse assunto, infelizmente, ainda não é visto como uma prioridade dentro dos times e empresas. A gente acaba priorizando a história de focar nos projetos, nos resultados e por aí vai. Porém, quando enxergamos valor nesse material, percebemos que isso nos possibilita otimizar muito tempo de trabalho.

E onde tudo começa?

Tudo começa em fazer um levantamento do que é necessário ter neste manual. Existem questões que são muito específicas de cada empresa, mas vou ajudar você a pensar em o que é preciso conter quando falamos das particularidades de um time distribuído.

👉🏼 Cultura

1. Como é construído esse ambiente de escritório virtual?
2. Quais são os rituais que o time adaptou do modelo presencial para o remoto?
3. Por que seguir esses rituais é importante?
4. O time se encontra com alguma frequência presencialmente?
5. Há alguma restrição dentro da empresa?

👉🏼 Fluxos de comunicação

1. Onde é o canal de comunicação principal do time?
2. Qual é a função de cada um dos canais de comunicação que estão disponíveis atualmente?
3. Como é possível acompanhar o progresso dos projetos?
4. Com qual frequência é preciso comunicar os avanços em um projeto?
5. Como são realizadas conversas síncronas? E assíncronas?
6. Há tempo de resposta preestabelecido para conversas assíncronas?
7. Como é feito o contato com o cliente e parceiros de negócio?

👉🏼 Processos

1. Quais são as métricas de sucesso do time?
2. Como é medida a performance da equipe?
3. Quais são as ferramentas utilizadas pela equipe, para o que cada uma serve e como cada uma deve ser utilizada?
4. Como deve ser documentada cada etapa de um trabalho?

Agora, para esse onboarding funcionar, não é preciso gastar horas produzindo algo com o melhor layout de todos. Não é o que mais importa aqui. Priorize a qualidade das informações e permita que esse documento seja um documento vivo, que vai evoluir com o tempo, e que esteja acessível para qualquer pessoa. Até mesmo para aqueles que já estão há um tempão no time, vai que eles esqueçam de algo, né?

Aqui vão três dicas de ferramentas para colocar esse conteúdo e que podem ser acessadas de qualquer lugar a todo o momento:

👉🏼Notion
👉🏼Mural
👉🏼Google Docs

Pessoas > Processos & Ferramentas

Algumas empresas e equipes entendem que produzir um onboarding serve apenas para mostrar como funcionam processos e ferramentas, mas essa não é minha visão (e nem a do Officeless).

O mais importante são sempre as pessoas e a experiências que elas vão viver na empresa , seja remota ou não. Pois são essas pessoas que vão melhorar os processos e utilizar as ferramentas para fazer com que a empresa avance.

“It doesn’t have to be crazy at work”, livro escrito pelos fundadores do Basecamp, fala um pouco sobre isso. Eles enxergam a empresa como um produto, que nunca está pronto, e que as pessoas que estão nela são os usuários que ajudam a evoluir.

“When you think of the company as a product, you ask different questions: Do people who work here know how to use the company? Is it simple? Complex? Is it obvious how it works? What’s fast about it? What’s slow about it? Are there bugs? What’s broken that we can fix quickly and what’s going to take a long time?” — “It doesn’t have to be crazy at work”, página 9.

Em uma tradução livre…

“Quando você pensa na empresa como um produto, você faz perguntas diferentes: as pessoas que trabalham aqui sabem como usar a empresa? É simples? Complexo? É óbvio como isso funciona? O que é rápido? O que é lento nisso? Há problemas? O que está quebrado que podemos consertar rapidamente e o que vai levar muito tempo?”

Comece a pensar nessas perguntas para construir o onboarding do seu negócio. Ouça as pessoas que fazem parte da equipe, veja o que elas têm a dizer e, a partir disso, crie soluções que sejam visíveis e que tragam a melhor experiência para todos.

E se os erros ainda acontecerem? Revise, encontre as falhas, ache as soluções e refine o processo, quantas vezes for necessário. 😊

Faça parte do movimento Officeless! 💜 #beofficeless

Como receber alguém novo no seu time distribuído was originally published in Officeless on Medium, where people are continuing the conversation by highlighting and responding to this story.

Não adianta culpar o cliente. Esse tipo de pedido ainda é uma herança das nossas antigas práticas em que todo mundo precisava se encontrar para ter certeza de que o trabalho está nos trilhos e evoluindo.

Trabalhar remoto (ainda) não é uma prática comum para todo mundo. Logo, aquele pedido do seu cliente é quase que automático — porque a única solução que ele enxerga é encontrar você presencialmente para conseguir avançar no projeto.

Você e sua equipe muito provavelmente também já pensaram assim um dia, lembra?

Vocês precisaram reestruturar as suas práticas para que pudessem trabalhar de qualquer lugar, a qualquer momento e sem depender de enxergar o outro para fazer algo acontecer. Aliás, vocês foram moldando e evoluindo muitas vezes o processo até chegar no modelo em que estão hoje (e, com certeza, vão mudar mais algumas vezes).

Ao lado dos nossos clientes, com algumas adaptações, a gente pode fazer o mesmo. É parte do nosso trabalho mostrar para ele que seguindo os processos do trabalho remoto nós não vamos sumir com o projeto dele e sim ser mais eficientes, transparentes e ainda economizar um tempo no trânsito. Ou seja, no final, todo mundo ganha.

Assim, a gente consegue construir uma relação baseada em autonomia e confiança, e deixa de ser fornecedor para se tornar um parceiro de negócio (sim, o trabalho remoto também pode estabelecer esses vínculos!).

Educar seu cliente a trabalhar remotamente não é nenhum bicho de sete cabeças. Vou mostrar isso para você e aposto que, no fim das contas, ele vai curtir tanto essa ideia que vai ficar empolgado para também tornar a equipe dele officeless. 😬

1. Entenda quais são os medos do seu cliente

Esse é um exercício de empatia. Imagine o cenário em que essa pessoa está, qual é o medo dele por trás de querer se encontrar presencialmente e não trabalhar remotamente.

Qual é o risco dessa forma de trabalho para ele? O que ele pode estar com medo que aconteça? Assim você pode trabalhar para minimizar esses medos.

Aqui vão alguns pontos que podem ser pensados:

• O seu cliente tem medo de não conseguir visualizar o progresso do projeto à distância?
• Fica inseguro pensando que você não vai conseguir executar o trabalho sem encontrá-lo presencialmente?
• Ou, talvez, ele pense que você pode sumir e não mandar mais nenhuma atualização sobre o andamento do trabalho?

2. Seja a solução e não o problema!

Tenha em mente: o seu cliente pode não conhecer esse oceano de possibilidades que você vive trabalhando remotamente. Nem por isso, você vai começar a trazer todos os empecilhos do mundo em trabalhar da forma que ele está acostumado.

Vá com calma. Por exemplo, você precisa agendar um novo encontro? Desta vez, você tem a oportunidade de sugerir fazer diferente. Experimente começar realizando algumas reuniões de acompanhamento por videoconferências simples. E introduza ferramentas de comunicação como o Zoom, Appear In ou Hangouts.

Quando o cliente se adaptar, você pode avançar mais um passo e começar a trazer processos criativos e de colaboração para o ambiente remoto. Nesses momentos, é importante separar um tempo para ensinar sobre o uso das ferramentas que você utilizará e deixar claro o que cada um dos participantes deve fazer, além, é claro, de se posicionar como facilitador do processo.

Então você pode ensinar a ele como acompanhar o progresso do projeto de forma assíncrona, mostrando que, acessando as ferramentas, ele sempre vai saber o que está acontecendo no projeto sem nem ter que te perguntar.

Talvez, na primeira vez, não saia da forma como você estava esperando, mas vai dar certo (é sério!).

3. Crie processos para passar transparência e confiança

Isso é mais simples do que você imagina. Sabe aquele papo de tornar as informações atualizadas, disponíveis e contextualizadas para todo mundo da equipe? Aqui é a mesma coisa, só que com o seu cliente.

Você precisa deixar o cliente à par do que está acontecendo. Com o tempo, o cliente vai perceber que é muito mais fácil de acompanhar o progresso de um projeto com ferramentas online do que você ficar indo até o escritório para dar várias explicações à ele.

Envolva o cliente no processo e não só no início e no fim. Faça reuniões de status e acompanhamento e documente as decisões tomadas.

Por exemplo, finalizou uma call? Crie um documento com o que foi combinado e disponibilize isso para o cliente.

O Google Docs super funciona para essa tarefa porque lá fica registrado a data de criação, as últimas alterações no arquivo e quem fez cada uma delas.

Os registros semanais são muito importantes para mostrar a evolução de um projeto e, caso algo seja questionado, você e qualquer outra pessoa terão as respostas, em mãos, da razão pela qual aquilo foi conduzido de determinada forma. Muito provavelmente, uma reunião que poderia durar 1 hora tentando apontar dados para entender os motivos de uma tomada de decisão, acaba se tornando uma rápida conversa assíncrona.

Além de documentar tudo, procure deixar claro como está funcionando a timeline do projeto. Em cada encontro remoto, mostre o quanto você e seu time já evoluíram e o que está faltando para chegar no próximo passo do trabalho.

O cliente começa a ficar mais seguro quando vê que tudo está sendo trabalhado dentro dos prazos preestabelecidos e a ideia de ver você para garantir que o trabalho está andando passa a deixar de fazer sentido.

Mais do que ensinar o seu cliente a trabalhar remotamente, você precisa ter consciência para saber ajustar a rota sempre que necessário e não ir além dos limites. Não force a barra, torne esse movimento espontâneo.

Você vai ver, daqui um tempo, o seu cliente estará enviando uma mensagem perguntando: “Podemos fazer uma call de 10 minutos para alinhar um ponto sobre a última entrega?” e você vai respirar aliviado porque vai conseguir trabalhar com tranquilidade em todas as suas tarefas do dia.

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Meu cliente não quer trabalhar remoto. E agora? was originally published in Officeless on Medium, where people are continuing the conversation by highlighting and responding to this story.

Toda vez que um ciclo se inicia (um novo ano é uma ótima desculpa para isso!), reflito sobre os caminhos que venho traçando ao lado do meu time.

Nós não nos encontramos todos os dias (agora menos ainda, porque estou morando em Portugal) e estarmos alinhados é muito importante para que cada um possa seguir o seu caminho e, no final, a gente chegue no mesmo lugar.

Para chegar nesse lugar esperado, só as conversas semanais sobre o progresso de um projeto não são suficientes. O papo aqui vai mais além. Precisamos sair do imediatismo do curto prazo e entender quais são as ações que vão nos ajudar a chegar mais longe no médio e longo prazo.

É sobre traçar objetivos para fazer os projetos crescerem (ou até mesmo a empresa) e construir um time engajado — independente de onde cada um esteja.

Construindo OKRs — Objetivos e Resultados Chaves

No Officeless, a maneira que encontramos de fazer com que as pessoas da equipe estejam envolvidas em decisões importantes de objetivos foi implementando OKRs (Objective and Key Results). Com esses objetivos definidos elas podem ter autonomia para tomar decisões no dia a dia. Esse é um método que foi criado pela Intel e muito disseminado depois de ter sido adotado pelo Google.

Essa prática é usada para definir objetivos que a equipe acredita que possam trazer mais resultados para a empresa ou projeto nos próximos três meses. Porém, esses objetivos precisam estar alinhados com o propósito e a visão a longo prazo.

*Se você quiser saber mais sobre esse método, aqui tem um conteúdo completo onde falamos sobre OKRs.

É possível construir esses objetivos remotamente com o meu time?

Aposto que quando comentei sobre a construção de OKRs você já imaginou uma sala cheia de post its com a galera toda reunida. Mas, e se a gente transformasse esses posts its físicos em digitais?

Essa também é mais umas das práticas que podem ser realizadas remotamente e, assim como a gente, você pode deixar para encontrar presencialmente o seu time para comemorar o resultado dessas OKRs. :) Muito mais massa, não?

O nosso passo a passo para executar as OKRs funciona assim:

# 1. Antes da videoconferência, as lideranças mapeiam os desafios das suas áreas. No nosso caso, como somos um time pequeno, geralmente, cada líder traz um desafio.

Importante! Procure colocar esses desafios em ferramentas colaborativas como o Mural ou Real Time Board porque o time vai precisar trabalhar e realizar brainstorms remotos em cima dessas informações.

# 2. Coloque a mão na massa e inicie a videoconferência. Para isso, nós adoramos usar o Zoom, mas também é possível usar o Appear.in ou Google Hangouts.

Lembre-se de ter um facilitador porque esse encontro envolverá muitas pessoas. Se você tem dúvida sobre como fazer isso, clica aqui que nós explicamos o que é necessário fazer para conduzir dinâmicas remotamente.

#3. Ao iniciar a reunião, é preciso enviar também o link do Mural ou do Real Time Board com os desafios elencados pelas lideranças. Depois disso, a equipe tem cinco minutos (por desafio) para fazer um brainstorm anônimo com possíveis objetivos que, se atingidos, resolveriam esses desafios.

Um brainstorm anônimo é aquele onde todo mundo coloca o seu microfone no mudo, começa a escrever as suas ideias fora da ferramenta (em um bloco de notas, por exemplo) e depois só repassa as respostas para lá. Essa é uma ótima técnica para dar mais voz às pessoas, independente da sua posição na empresa, porque como ninguém sabe quem escreveu o que, todas as ideias têm o mesmo peso.

#4. Quando o brainstorm é finalizado, os objetivos são organizados, agrupados por categoria e priorizados. Em seguida, também é hora de definir quem são as pessoas ou times responsáveis por cada um dos desafios e seus objetivos associados.

#5. Agora é reta final: os responsáveis escolhem os objetivos que fazem mais sentido para o desafio determinado e, a partir disso, apresentam de volta para toda a equipe os objetivos junto aos resultados chaves esperados.

Aqui, no Officeless, optamos por definir um objetivo e três resultados chave por area. Você e a sua equipe (tudo dependerá do tamanho dela) poderão fazer da maneira que mais fizer sentido para vocês.

Um detalhe final, mas muito importante: toda essa dinâmica, brainstorm e apresentação acontecem em um único dia e cada etapa tem, em média, 30 minutos de duração.

Bônus: Mas e se meu time e eu estivermos com dificuldades para traçar esses objetivos?

No site OKR Examples, você pode encontrar uma infinidade de exemplos de OKRs para vários segmentos como Marketing, Vendas, Administrativo e Operações, Tecnologia, Educação e outros.

É assim que tentamos criar uma cultura mais humana e focada em envolver todos do time (mesmo que à distância) para alcançar objetivos que façam sentido para o negócio. Até agora, ela vem fazendo bastante sentido e funcionando para a gente. E, na sua empresa, como isso funciona?

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Como engajar o time para um mesmo objetivo em um ambiente remoto was originally published in Officeless on Medium, where people are continuing the conversation by highlighting and responding to this story.

Para você ter ideia desse cenário caótico de insatisfação que vivemos, o Brasil carrega o título de segundo país mais estressado do mundo, em um ranking com dez países, de acordo com a International Stress Management Association (Isma — Brasil). Nessa pesquisa, 69% dos entrevistados apontam que o fator de maior estresse do brasileiro é o trabalho.

Só que na contramão da insatisfação, tem gente que não vê mais o trabalho como uma questão de sobrevivência. O trabalho remoto, por exemplo, vem crescendo e provando que o que importa não são as horas trabalhadas ou se o time está reunido dentro do escritório, mas sim os impactos e os resultados que cada um é capaz de causar em um projeto — independente de como isso aconteça.

Nomadismo digital: como funciona e para quem é?

Mais do que ter liberdade para trabalhar home office, de um coworking ou de um café, tem gente que vai além nas possibilidades do trabalho remoto. Os nômades digitais são especialistas em colecionar experiências e fazer o trabalho acontecer de qualquer lugar do mundo. Irado, né?

Os nômades digitais não têm lugar fixo para trabalhar: são 100% remotos. Mas, peraí, nomadismo digital não é profissão e nem vale só para algumas pessoas.

O que quero dizer é que nomadismo digital não serve apenas para aquele seu amigo que tomou a decisão de vender a própria casa, conhecer o mundo inteiro e tem uma profissão que depende apenas de um notebook. Se você acredita no trabalho remoto e se ele funciona para a sua área de atuação, você também pode ser um nômade digital, mesmo que por um breve período.

Por exemplo, você tem o sonho de conhecer um país muito distante do seu, mas, infelizmente, não consegue tirar férias ou se desligar das suas funções no trabalho nesse momento? Fica tranquilo, você não precisa ficar preso na sua rotina e deixar de realizar outros sonhos.

Você pode viajar e ser um nômade por alguns dias. Eu mesma já fiz isso, viajei para o Canadá por um mês e continuei trabalhando para a minha empresa aqui do Brasil. Sim, é cheio de desafios, mas também é uma experiência única!

Neste texto, conto como é possível trabalhar officeless e também dou algumas dicas para quem vai ficar assim por um tempinho. E, se você se interessou em ser um nômade digital, aqui também indico três perfis que são referências no assunto e disponibilizam muito conteúdo:

👉🏼 Matheus de Souza: Nômade digital que escreve, empreende e ensina, considerado pelo LinkedIn como o terceiro brasileiro mais influente da rede no ano de 2016 em sua lista de Top Voices.

👉🏼 Nômades Digitais: Eme e Jaque são criadores do projeto Nômades Digitais e também dos sites Hypeness e Casal sem Vergonha. Hoje eles viajam pelo mundo enquanto trabalham e, no caminho, vão inspirando outras pessoas que querem seguir a mesma trilha.

👉🏼Viajo Logo Existo: Criado pelo casal Leonardo Spencer e Rachel Paganotto, há 5 anos estão viajando e trabalhando ao mesmo tempo. Eles ganham dinheiro com um blog, dão palestras sobre nomadismo digital e já lançaram 4 livros.

Pode ser que não seja do seu perfil largar tudo e viajar o mundo, mas pode ser que um dia você esteja cansado da sua rotina no Brasil e queira estudar um tempo fora ou fazer uma Eurotrip sem precisar abrir mão do seu trabalho.

Você vai deixar de realizar os seus sonhos ou vai se abrir para novas alternativas?

Trabalho remoto e nomadismo digital não é sobre precisar fazer escolhas entre profissional e pessoal, mas sim ter mais possibilidades de viver a sua vida e se sentir completo. E, se você estiver afim de visitar o escritório uma hora dessas, vai estar tudo certo também.

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Você não precisa largar tudo para ser um nômade digital was originally published in Officeless on Medium, where people are continuing the conversation by highlighting and responding to this story.

Diferente da geração work hard play hard — aquela que gostava de ficar até tarde trabalhando, jantando dentro do escritório e deixando de lado muitos compromissos pessoais para priorizar o trabalho — a nova geração não acredita que essa seja uma métrica de sucesso. Pelo contrário, eles passaram a enxergar um ponto de equilíbrio entre vida pessoal e profissional.

Deixou de ser uma questão de escolha “morar no lugar que sempre quis ou ter uma ótima oportunidade em uma empresa”. Eles acreditam que é possível unir os dois. Os sonhos não precisam ser abandonados, mas também é preciso trabalhar em uma organização que compartilhe dessas ideias e que tenha práticas e processos que suportem isso.

Nesse ponto, eu começo a me perguntar: quantas empresas estão preparadas para essa nova realidade? Aliás, você já se perguntou por que está cada vez mais difícil encontrar e manter pessoas qualificadas na sua equipe? Ou já checou o quanto aumentou o turnover da sua empresa nos últimos anos?

Não são talentos que estão em falta. A nova geração gosta sim de trabalhar e de ser engajada na sua área de atuação, mas a relação com o trabalho mudou e essas pessoas estão buscando mais flexibilidade, transparência e conexão com o que fazem.

Essa realidade já está documentada em fatos. Nem eu, nem você e nem qualquer outra organização vai conseguir mudar isso. E, sério, não é nenhum absurdo ou coisa de outro mundo o que os Millennials estão querendo. Algumas pesquisas, onde foram entrevistados Millennials, podem comprovar isso para você.

👉🏼 6 em cada 10 entrevistados dizem que ter um “senso de propósito” é parte das razões pelas quais escolhem trabalhar em determinada empresa.
Fonte: Mind the Gap: Millennial Survey

👉🏼 75% quer confiança a partir da transparência e do feedback;
Fonte: Trinet Perform Survey

👉🏼 83% deseja ser orientado pelo o seu líder e não gerenciado;
Fonte: Deloitte Millennial Survey

👉🏼 88% prefere uma cultura colaborativa do que competitiva.
Fonte: Intelligence Group

Agora, já pensou em mudar a forma como a sua empresa opera?

Existem inúmeros processos e práticas que podem ser aplicados dentro de uma empresa para atrair, reter e criar times mais produtivos com esses talentos.

O trabalho remoto, por exemplo, é uma das possibilidades. Essa é uma prática baseada em confiança por parte dos líderes e em responsabilidade por parte da equipe.

E, no final, ambos os lados saem ganhando. A empresa com mais resultados, a partir do trabalho de profissionais engajados, e as pessoas vivendo uma vida mais realizada.

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Por que o seu time está perdendo jovens talentos? was originally published in Officeless on Medium, where people are continuing the conversation by highlighting and responding to this story.

Permitir que uma equipe remota evolua e tome decisões com segurança e agilidade não precisa ser nada complexo. O processo pode ser parecido ao que acontece em uma empresa que atua presencialmente. Talvez a maior diferença esteja em perceber que você não vai poder cutucar e desconcentrar o seu colega para saber o status de um projeto. Mas, calma aí, isso não é legal de ser feito, independente do time ser distribuído ou não.

Lembra do conceito de remote first? Pode ser aplicado em todos os lugares, até mesmo dentro do escritório. :)

Acredito que existem dois passos que são essenciais de serem seguidos quando falamos de tomada de decisões em um time distribuído. O primeiro ponto é ter uma equipe proativa onde todas as pessoas tenham condições de criar a sua autonomia e, mais importante, que elas não tenham medo do erro (até porque ele vai poder ser corrigido rapidamente).

Depois, o segundo ponto diz respeito à construção de processos. Se a equipe criar processos diários ou semanais para a revisão do progresso do trabalho, a chance de uma decisão errada impactar o projeto é bem menor. Porque, se for necessário ajustar a rota, isso vai poder ser feito no tempo certo.

Cultura de aprendizado para tomada de decisões

Aliás, agora a gente passa a falar de outro assunto que está bem relacionado com o nosso papo aqui: cultura de aprendizado constante no trabalho remoto. Ter abertura e se sentir confiante o suficiente para compartilhar com o líder de um projeto o que está ou não funcionando é muito valioso. Assim, podemos acompanhar os resultados reais do projeto e evoluir para o futuro.

O livro Startup Enxuta, do Eric Ries, fala como empreendedores atuais utilizam a inovação contínua para criar empresas bem sucedidas. Nesse livro, o autor traz o conceito de “visão leva à direção” e apresenta um ciclo de feedback e aprendizado que pode ser utilizado da mesma forma para times distribuídos.

Na versão original, o autor fala sobre aprendizagem validada como forma de medir o progresso do projeto. No trabalho remoto, isso se reflete dando mais flexibilidade para que cada membro do time possa estar livre para testar um experimento ou tomar alguma decisão, pois cada um sabe que qualquer erro vai ser rapidamente visto, medido e corrigido pelos próprios processos que o time combinou.

Ou seja, pode ser que, em um primeiro momento, aquilo não tenha dado 100% certo, mas, se todos o time terem consciência sobre isso, essa ação não trará prejuízos ao projeto. Porque, juntos, eles serão capazes de redirecionar o caminho para ajustar aos objetivos estabelecidos.

Se você for um líder, aqui também fica uma reflexão:

O quanto de autonomia você quer dar para o seu time? O quanto você vai permitir que as pessoas que estão mais próximas dos problemas diariamente possam tomar decisões? E com que frequência você vai avaliar essas decisões?

O segredo para tomadas de decisões em um time distribuído é simples. Se você manter uma comunicação constante — seja síncrona ou assíncrona -, proporcionar à todos liberdade, mas ao mesmo tempo ter um processo bem alinhado, pode confiar: erros catastróficos não vão acontecer.

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É possível ter uma tomada de decisão rápida em times distribuídos? was originally published in Officeless on Medium, where people are continuing the conversation by highlighting and responding to this story.