锐翔协同OA助力禹州市协同办公系统

项目背景

禹州历史悠久，底蕴丰厚。1989年，被河南省首批命名为历史文化名城，2006年，荣获“中国陶瓷文化之乡”称号。

近年来，禹州经济发展已走在全省前列，产业优势明显。为了适应新形式发展的要求，禹州市政府迫切感觉到必须提升信息化建设水平，一是要把政务信息与政府信息化建设有机地结合起来，推动全市“电子政务”工作的开展。二是政务信息要逐步实现电子化传输，逐步取消传真和纸质邮递报送信息；三是要根据政务信息工作流程需要，不断研究、更新政务信息工作的应用系统，以提高工作效率为方针，实现政务的公开化、透明化。

因此，选择一个能够处理电子化审批、自动化办公，能够实现网上监控、网上查询、信息共享，适合其需求的办公自动化（OA）软件显得十分重要。

精挑细选

早在2005年，禹州市电子政务办的相关领导就对国内有关OA软件进行详细的调研与试用，但是他们发现，很多OA软件开发公司投入开发的OA软件并不理想，并不能很好满足自身需求；而有些企业虽然选用了这些专业软件公司提供的半产品化OA软件，但那些软件本身并不够成熟，后期维护困难重重，存在着诸多问题。

禹州市经过深入的比较、论证后发现，只有锐翔科技研发的OA产品—“RATHINK-OA政府版”能够达到要求，该系统符合禹州市政府对性能上必须安全、可靠、高效，技术上体现当今技术发展的先进水平，并能适应未来几年的技术发展，可伸缩性和扩展性要强，能灵活适应机构未来进一步深化改革的需要。锐翔协同OA软件不同于国内其他办公自动化软件，实用、稳定性差、可扩展性不强，维护性、灵活性差，实施周期长等弊病。

2007年4月，禹州市政府经过综合评估认为，锐翔协同OA软件是一个商品化程度高的、已实现大规模应用的成熟产品。实行的是先进的市场营销模式，技术服务人员都经过了锐翔软件机构的综合培训并进行严格考核，经认证合格后方能上岗服务。最终，禹州市政府毅然决定选用由大连锐翔科技有限公司提供的“锐翔协同办公自动化系统”。

项目实施

加强政府内部沟通效率，减少沟通成本

原来存在的问题一：各部门报送信息会因报送人员工作繁忙或其他原因而被拖延，而信息部门作为信息汇总部门对信息的拖延一筹莫展，大量试用电话这种沟通方式使得成本不断飙升。

解决：THINK-OA的网络通讯系统充分利用各种协同通讯手段，包括即时通讯、电子邮件、论坛等，同时通过移动通讯设备的支持，营造良好的沟通环境，实现信息交流和共享，节省沟通成本。

信息共享、方便查询

原来存在的问题二：分支机构、部门较多，信息不能得到充分的共享，造成信息孤岛的大量产生。

解决：通过信息交流平台实现企业内部信息准确、及时地传递，使企业部门之间，员工之间的沟通更加通畅、精确。RATHINK信息交流主要包括：网络通讯（即时联络工具）、办公流程、在线调查、等工具。方便政府单位内部工作任务布置、工作进展及完成结果反馈、监查部门对工作进行监控督查，并对工作的进展及督办情况生成相应的督查报表，上报给领导或进行内部通报。不仅为政府节省大量成本费用，而且使政府沟通管理更加方便、快捷、即时、准确。

流程管理

原来存在的问题三：政府发文，人大发文，市委办、政府办发文、政府机关部门之间的办公信息上传下达……每天数百个文件在各部门之间传递，办公流程混乱造成人力资源的大量浪费，办事效率低下等问题。

解决：

大连锐翔科技有限公司于2007年6月为其实施了RATHINK-OA政府版，重点解决工作流管理。涉及公司30个部、处和分公司机构，共计200余名用户。Think-flow引擎引导的工作流系统可方便定义多个应用库，并可设定其访问范围。诸多的流程性事务如：工程管理流程等流程全部纳入OA系统由Think-flow进行统一管理，大大提高了工作效率。流程系统共设置了4个流程库，定义了40多个流程，每天流转数百个文件，供200多名用户使用。很大程度上减少了人力资源的浪费，提高了人员的办事效率。

政府发文主要流程

图：部分流程表

图：市委办、政府办发文

另外为了方便用户配置流程，Rathink-OA新增加了工作流建模工具：

l         基于浏览器，采用可视化的拖拽方式，采用浏览器内置的VML技术无需安装控件；

l         多个流程库，每个流程库可设定不同的访问范围，可自定义操作类型，定义多个流程；

l         每个流程也可设置不同的访问范围；

流程修改后，正在的流转文件仍继续按照旧流程流转，新文件则自动按照新流程流转。

不仅仅是自定义的工作流程为禹州市政府带来了使用上的方便，同时还有自定义的模版、和表单，都极大的方便了政府机构的特殊的工作环境下的要求。再者，为了和上级部门工作协调，工作流中的文件可以转换成为PDF的格式进行流转，使禹州市政府成了政府部门实现无纸化办公的先行者之一。

由于领导对电脑的操作能力不同，在流程中还支持了手写批示、手写签名、电子签章和痕迹保留等等功能。极大的方便了各位领导批注、查阅文件。

为了提高性能和安全性，我们选用了REDHAT LINUX企业版5.0。此次创新的在政府内应用LINUX系统，也为政府提高了安全性，更为未来的信息化建设树立典范。与此同时，更进一步的证明了办公系统的高兼容、健壮性和稳定性，除此之外，还特别优化了参数，以便得到较好的性能。

后期培训

伴随着系统的安装调试完成，我们对所有的用户进行了系统的培训。首先是对大家进行思想层面上的这种培训，让他们先去知道和了解我们这个OA系统，然后再对其进行系统的功能方面的教授。并且针对大多数用户并没有实际操作过的情况，安排了大量的时间去让用户使用，学以致用。并且在实际的操作当中进行指导性的培训，在这个过程中针对不同用户遇到的不同问题进行细致的解答。

客户收益

锐翔THINK-OA政府版办公软件实现了以知识管理为核心的办公自动化功能，同时充分考虑政府部门所需的办文、办会、办事的特点，融合协同办公的先进理念，为政府机构搭建了分布式、跨区域的信息共享交互平台。大幅度节约办公费用，潜在提高政府为公众服务的形象以及提高政府职能机构的管理水平、政府快速响应能力、科学决策能力的提升。

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