如何编写和实施SOP？

第一步。确定SOP格式

根据您公司的规模和您的需求，您可以选择不同的SOP结构。

两种最常见的SOP格式是:

简单清单

这种方法允许您快速概述您在某个流程中执行的步骤。它是更适合创业公司和小团队刚刚开始建立他们的流程。

然而，这种类型的标准操作程序如果你想要一本更详细的手册，这不是一个好主意或者如果您的目标是执行分析以便改进业务流程.

本质上，你以一种任何人都可以理解和执行的方式分解步骤。

如果您的目标是分析您的处理看看他们哪里表现不佳。

第二步。召集所有相关利益方

当你组建一个团队负责构建SOP时，你应该包括直接参与流程的员工。毕竟，他们是最了解流程的人。

此外，您需要决定由谁来编写标准操作程序。

将任务分配给公司中对流程有丰富经验的人总是更好。

你也可以聘请外部顾问，但你应该确保他们对行业、你的公司和你的内部运作有丰富的知识。

第三步。确定创建SOP的目标

确定您的最终目标将有助于您建立更好的SOP，并了解您的标准操作程序是否达到了预期的结果。

一些最常见的目标包括:

• 实现更好的产品质量
• 改善表现不佳的步骤
• 提高过程的效率
• 提高你的底线
• 加速一个太慢的过程

有时候，修复一个不完整的流程所需要的就是以一种详细易懂的方式描述所有的步骤。但是，你需要有一个明确的背后目的。

第四步。定义SOP结构

如果你是一家大公司的一部分，你的sop将会有一个更加正式和严格的结构，需要质量和保证部门或其他权威人士的正式批准。

但是，如果你在经营一家初创公司或一个小组织，你可以保持一种更非正式的形式，只要这对你的团队有用。

然而，一旦你开始成长，你可能想要开始遵循更正式的结构以获得更好的结果。

第五步。确定SOP的范围

根据您的目标流程，您的标准操作程序可能涉及多个部门或团队。

然而，重要的是要了解你的SOP是否应该只把它们作为参考，还是实际上把它们包含在当前的文件中。

有时候很难决定你应该让多个部门参与到什么程度。

但是请记住，您应该有一个明确定义的范围，不要将标准操作程序文档扩展到其他流程，从而偏离您的目标。

第六步。保持一贯的风格

为了使最终用户更容易理解，例如，使用标准操作程序的人，你必须在整个文档中保持清晰一致的风格。

以下是一些关于如何保持风格一致的建议:

强调最终用户必须执行的任务。要做到这一点，你可以使用更多的动作动词，并把它们放在指令句的开头。

不要写废话。越短越好。毕竟，你的员工只是在寻找如何完成给定任务的指导方针。
为每个步骤创建一个易读的解释。陈述完员工需要采取的行动后，您可能需要提供额外的解释。保持简短，易于浏览。

第七步。选择正确的符号(如果你正在使用)

当你在一家公司工作时，你很可能会坚持某种公司特有的符号。

然而，如果你使用的符号是通用的，比如BPMN或者UML，那就更好了。

这让你可以与公司外的商业顾问和其他专业人士分享你的标准操作程序，而不必从头开始解释一切。

第八步。包括该过程的所有步骤

在这里，您记录您的员工为完成某个流程所采取的所有步骤。

您可以观察流程本身，或者与直接参与其中的人员合作，以确保您按照正确的顺序记录了所有步骤。

这份粗略的初稿可以让你看到是否需要对一些步骤进行更详细的描述。

第九步。选择正确的指标来衡量SOP的成功

要了解您的SOP是否取得了良好的结果，您需要跟踪正确的KPI。

如果我们遵循前面的示例，KPI将是:

• 我们每月生产多少产品？
• 其中有多少是有缺陷的？
• 每件产品的生产时间是多少？

第十步。测试SOP

为了确保你的SOP是好的，或者做最后的编辑和调整，你可以在小范围内测试它。

请一些参与目标流程的员工使用SOP，并征求他们的反馈。

你可以让更有经验的员工和新员工都参与进来，看看标准操作程序指南是否足够清晰。

您可能需要对语法、语言和风格进行一些修改，以确保SOP易于遵循并能成功完成。

第11步。要求上级审查你的标准操作程序

在一个更大的公司里，标准操作程序必须经过高级职员的审核，如果通过了，就要交给质量和保证部门进行最终批准。

然而，如果你是一个小企业或初创企业，并且没有上级，你现在可以跳过这一步！

这将给你另一个视角，并让你看到你在制定SOP时可能忽略的东西。

第12步。评估与流程相关的所有风险

当您审查并测试了SOP后，就该考虑过程中可能引发的风险了。

注意可能有危险的程序。

使用危险材料对您的员工来说可能是危险的，而有缺陷的产品可能会使您的客户面临风险，并使您的公司面临诉讼。

你必须预测这种可能性，并尽量减少。

你永远不能保证100%的安全，但你至少可以有标准的程序来最小化风险，并在事情不按计划进行时做好准备。

第13步。执行SOP

一旦您完成了前面的所有步骤，您就准备好实施您的标准操作程序了。

请始终记住，这些程序是动态的，会随着时间的推移而变化，以便跟上当前的趋势。

此外，你应该考虑如何分发SOP文件，以便你的员工可以轻松获取。

第14步。识别SOP中所有潜在的问题

现在，您已经有了标准操作程序的大纲，您可以看到潜在问题可能出现在哪里，以及您的流程需要在哪里进行一些修复。

例如，一家制造公司可能有较高的生产水平，但反过来，这会导致更高的缺陷率。

因此，这是一个需要从官方SOP中消除的问题，因为否则，您的员工将会遵循导致更糟糕结果的指示。

第15步。计划定期修订和更新SOP

由于您的环境、业务和流程一直在变化，您的标准操作程序也应该如此！

SOP绝对不是一个可以被制定和遗忘的文件，它是公司员工日常使用的手册。所以，它必须是可靠的。

每6个月或12个月修改一次你的标准操作程序是必须的如果你想站在所有变化的顶端，并不断提供最好的结果。