Data Flow Diagram

8 min readJul 15, 2024

Accounting Information System Series From Accounting, Finance and Tax Path MySkill.id

Yuk subscribe untuk mendapatkan email notifikasi setiap ada artikel terbaru oleh MySkill

Data Flow Diagram (DFD)

Data flow diagram atau Diagram arus data adalah salah satu cara pendokumentasian dalam sistem informasi akuntansi yang paling umum digunakan. DFD merupakan gambaran arus data dalam suatu entitas atau organisasi dalam bentuk grafis.

Data flow diagram bertujuan untuk mendeskripsikan interaksi antara data dan pemrosesan dalam sebuah sistem. Diagram ini akan memudahkan organisasi untuk memahami, menyempurnakan, dan menerapkan proses atau sistem. Selain itu juga untuk menemukan potensi masalah, meningkatkan efisiensi, dan mengembangkan proses yang lebih baik. Jadi, penggunaan DFD untuk memisahkan secara jelas proses logika analisis sistem dengan proses desain secara fisik.

Konsep Dasar Data Flow Diagram

Secara konsep dasar, data flow diagram adalah suatu sistem yang menggambarkan suatu sistem komputerisasi, manual atau gabungan dari keduanya dalam susunan berbentuk komponen sistem yang saling berhubungan sesuai dengan aturan mainnya. DFD dipopulerkan oleh DeMarco & Yourdan (1979) dan Gane & Sarson (1979) dengan menggunakan pendekatan metode analisis sistem terstruktur.

Elemen Dasar DFD

Dalam DFD, juga terdapat elemen yang memiliki arti dan fungsinya masing-masing. Berikut adalah elemen dasar pada data flow diagram:

Sumber dan tujuan data (Terminator), orang dan organisasi yang mengirim data dan menerima data dari sistem.
Arus data (Flow), arus data ke dalam atau keluar proses oleh garis lengkung atau garis lurus dengan panah.
Proses transformasi (transformasi), proses yang mentransformasikan data dari input ke output diwakili oleh lingkaran.
Penyimpanan data (data store) penyimpanan data diwakili oleh dua garis horizontal.

Keunggulan dan Kekurangan DFD

Berikut adalah keunggulan dan kekurangan yang dimiliki oleh data flow diagram:

Keunggulan DFD

Membantu para analisis sistem meringkas informasi tentang sistem, mengetahui hubungan antar sub sistem, dan membantu pengembangan aplikasi secara efektif.
Alat komunikasi yang baik antar pengguna sistem dan analis sistem.
Menggambarkan sejumlah batasan otomasi (teknik untuk membuat perangkat, proses atau sistem agar berjalan secara otomatis), untuk pengembangan alternatif sistem fisik.

Kelemahan DFD

DFD tidak menunjukkan proses pengulangan atau loop.
DFD tidak menunjukkan proses perhitungan.
DFD tidak memperhatikan aliran kontrol, lemah dalam konsep model untuk pendeskripsian data dan basis data.

Pemodelan Proses dengan Data Flow Diagram

Dalam sejarah data flow diagram, dua tokoh yang berperan penting adalah Gane & Sarson and Yourdon & DeMarco. Keduanya memiliki simbol DFD yang sah digunakan pada data flow diagram. Namun hanya dapat digunakan salah satu dan konsisten penggunaannya.

Entitas eksternal atau terminator, merupakan sebuah sistem luar yang mengirim atau menerima data ke dan dari sistem yang digambarkan. Dapat berupa orang/unit terkait yang berinteraksi dengan sistem tetapi di luar sistem.
Proses, sebuah prosedur yang mentransformasikan data mulai dari mengambil data yang masuk, mengubah dan menghasilkan output.Dapat berbentuk orang atau unit yang mempergunakan atau melakukan transformasi data. Komponen fisik tidak diidentifikasikan.
Aliran data dengan arah khusus dari sumber ke tujuan.
Penyimpanan data, menyimpan informasi untuk digunakan nanti. Data yang masuk akan mengalir melalui proses dan kemudian melalui penyimpanan data, sedangkan output data keluar dari penyimpanan dan kemudian akan melalui proses.

Komponen Terminator atau Entitas Eksternal

Terminator mewakili entitas eksternal yang berkomunikasi dengan sistem yang sedang dikembangkan. Umumnya terminator dikenal dengan nama entitas luar atau external entity. Terdapat dua jenis terminator yaitu:

Terminator sumber (source), merupakan terminator yang menjadi sumber.
Terminator tujuan (sink), merupakan terminator yang menjadi tujuan data.

Terminator dapat berupa orang, sekelompok orang, organisasi, departemen didalam organisasi, atau sebuah perusahaan yang sama tetapi di luar kendali sistem yang sedang dibuat modelnya.
Terminator juga dapat berupa departemen, divisi, atau sistem diluar sistem yang berkomunikasi dengan sistem yang sedang dikembangkan. Nama terminator biasanya menggunakan kata benda. Contohnya: Departemen penjualan.

Terdapat tiga hal penting yang harus diingat tentang terminator atau entitas eksternal, yaitu:

Terminator merupakan bagian/lingkungan luar sistem. Alur data yang menghubungkan terminator dengan berbagai proses sistem, menunjukkan hubungan sistem dengan dunia luar.
Profesional sistem tidak dapat mengubah isi atau cara kerja organisasi, atau prosedur yang berkaitan dengan terminator.
Hubungan yang ada antara terminator yang satu dengan yang lain tidak digambarkan pada DFD.

Komponen Proses

Komponen proses menggambarkan bagian dari sistem yang mentransformasikan input menjadi output. Proses ini diberi nama untuk menjelaskan proses atau kegiatan apa yang sedang atau akan dilaksanakan nanti.

Pemberian nama proses dilakukan dengan menggunakan kata kerja transitif (kata kerja yang membutuhkan objek). Contohnya, menghitung gaji, mencetak RKS, menghitung jumlah SKS.

Terdapat tiga hal penting yang harus diingat tentang proses yaitu:

Proses harus memiliki input dan output.
Proses dapat dihubungkan dengan komponen terminator, penyimpanan data atau proses melalui alur data.
Sistem/bagian/divisi/departemen yang sedang dianalisis oleh profesional sistem digambarkan dengan komponen proses.

Contoh Kesalahan Komponen Proses

Umumnya kesalahan proses di DFD adalah:

Proses mempunyai input tetapi tidak menghasilkan output. Kesalahan ini disebut dengan black hole (lubang hitam), karena data masuk ke dalam proses dan lenyap tidak berbekas seperti dimasukkan ke dalam lubang hitam (lihat proses 1).
Proses menghasilkan output tetapi tidak pernah menerima input. Kesalahan ini disebut dengan miracle (ajaib), karena ajaib dihasilkan output tanpa pernah menerima input (lihat proses 2).

Komponen Data Store

Komponen ini digunakan untuk membuat model sekumpulan paket data dan diberi nama dengan benda jamak, contohnya file mahasiswa. Data store dihubungkan dengan alur data hanya pada komponen proses, tidak dengan komponen DFD lainnya.

Get My Skill’s stories in your inbox

Join Medium for free to get updates from this writer.

Remember me for faster sign in

Jalur data yang menghubungkan data store dengan suatu proses mempunyai pengertian sebagai berikut:

Alur data dari data store yang berarti sebagai pembaca atau pengaksesan satu paket tunggal data, lebih dari satu paket data, sebagian dari satu paket tunggal data, atau sebagian dari lebih dari satu paket data untuk suatu proses (melihat proses a).
Alur data ke data store yang berarti sebagai pengupdatean data, seperti menambah satu paket data baru atau lebih, menghapus satu paket atau lebih, atau mengubah/memodifikasi satu paket data atau lebih (melihat proses b).

Pada gambar (a) arus data menjauhi data store dan mendekati bubble atau transform, yang menunjukkan adanya proses membaca dalam data store.
Pada gambar (b) arus data mendekati data store, artinya terjadi update pada data.

Komponen Data Flow

Suatu data flow atau alur data digambarkan dengan anak panah, yang akan menunjukkan arah menuju ke dan keluar dari suatu proses. Alur data digunakan untuk menjelaskan perpindahan data atau paket data/informasi dari satu bagian sistem ke bagian lainnya.

Alur data perlu diberi nama sesuai dengan data atau informasi yang dimaksud, umumnya pembelian nama pada jalur data dilakukan dengan menggunakan kata benda, contohnya laporan penjualan.

Konsep dalam Data Flow

Konsep Paket Data (Packets of Data)

Konsep ini digunakan apabila dua data atau lebih mengalir dari suatu sumber yang sama menuju ke tujuan yang sama dan mempunyai hubungan, dan harus dianggap sebagai satu alur data tunggal, karena data itu mengalir bersama-sama sebagai satu paket.

2. Konsep Alur Data Menyebar (Diverging Data Flow)

Alur data menyebar menunjukkan sejumlah tembusan paket data yang berasal dari sumber yangs ama menuju ke tujuan yang berbedam atau paket data yang kompleks dibagi menjadi beberapa elemen data yang dikirim ke tujuan yang berbeda, atau alur data ini membawa paket data yang memiliki nilai yang berbeda yang akan dikirim ke tujuan yang berbeda.

3. Konsep Alur Data Mengumpul (Converging Data Flow)

Beberapa alur data yang berbeda sumber bergabung bersama-sama menuju ke tujuan yang sama.

4. Konsep Sumber atau Tujuan Alur Data

Semua alur data harus minimal mengandung satu proses. Maksudnya, yaitu:

Suatu alur data yang dihasilkan dari suatu proses dan menuju ke suatu data store dan atau terminator.
Suatu alur data dihasilkan dari suatu data store dan atau terminator dan menuju ke suatu proses.
Suatu alur data dihasilkan dari suatu proses dan menuju ke suatu proses.

Cara Membuat Data Flow Diagram

Top-down analysis, dimulai dari umum sampai detailnya, pahami juga sistem yang digunakan.
Jabarkan proses sampai sedetail mungkin.
Pelihara konsistensi entity, proses, data flow dan data store yang terjadi dalam data flow diagram.
Berikan label yang bermakna untuk setiap simbol (nama dan nomor).

DFD Rules

Tidak boleh menghubungkan antara eksternal entity dengan eksternal entity secara langsung.
Tidak boleh menghubungkan antara data store dengan data store secara langsung.
Tidak boleh menghubungkan antara data store dengan eksternal entity secara langsung atau sebaliknya.
Setiap proses harus ada data flow yang masuk dan data flow keluar.

Tips Pembuatan Model DFD

Dalam pembuatan model DFD, harus dihindari proses yang mengangkut:

Aktivitas menerima dan meneruskan dokumen ke bagian selanjutnya.
Melakukan perhitungan, seperti menghitung rata-rata.
Membuat keputusan, seperti menetapkan status kredit pelanggan.
Memecah arus data berdasarkan isi dan aturan bisnis, seperti memisahkan pesanan yang disetujui dengan pesanan yang ditolak berdasarkan peraturan kredit, penjualan tunai dan kredit.
Menggabungkan arus data yang telah diproses dan yang belum seperti menggabungkan permintaan kredit dan kredit yang sudah berjalan untuk membuat jadwal pembayaran.
Menyaring dan meringkas arus data untuk menghasilkan arus data baru, seperti menyaring data invoice untuk mendapatkan data kredit yang jatuh tempo.
Proses memiliki input tetapi tidak menghasilkan output, kondisi ini disebut dengan black hole karena ada arus data yang masuk namun ke proses kemudian hilang.
Proses menghasilkan output, tetapi tidak ada input yang masuk, kondisi seperti ini dinamakan keajaiban.
Input tidak cukup untuk menghasilkan output, kondisi ini disebut gray hole. Ada beberapa kemungkinan yang menyebabkan terjadinya kondisi ini, yaitu salah memberi nama proses, input atau output, dan fakta-fakta tidak lengkap.

Jenis Data Flow Diagram

Diagram Konteks

Diagram konteks merupakan diagram yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup suatu sistem.

Diagram konteks merupakan level tertinggi dari data flow diagram yang menggambarkan seluruh input ke sistem atau output dari sistem, sehingga memberi gambaran tentang keseluruhan sistem.
Dalam diagram konteks hanya ada satu proses dan tidak boleh ada data store.

2. Diagram Nol

Diagram nol merupakan diagram turunan dari diagram konteks. Tujuan dari diagram nol adalah untuk merinci sebuah sistem menjadi proses-proses yang harus dilakukan internal. Diagram ini adalah kelanjutan dari diagram konteks yang “memperbanyak lingkaran,” sedangkan untuk (jumlah dan isi) terminator serta (jumlah dan isi) data flow dari dan ke terminator tersebut harus tetap.

3. Diagram Detail

Diagram detail adalah diagram yang memungkinkan proses yang ada di dalam diagram nol lebih terperinci lagi.

Kamus Data

Kamus data merupakan kalalo fakta tentang data dan kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi dengan mendefinisikan data yang mengalir pada sistem secara lengkap. Kamus data berfungsi sebagai suatu katalog yang menjelaskan lebih detail tentang DFD yang mencakup proses, data flow, dan data store.