Tipy pro vytváření velkých schůzek a událostí v Microsoft Teams

Skvělé virtuální schůzky a události se nedějí jenom proto, že je potřeba je předem naplánovat a připravit, aby bylo možné zajistit co nejlepší prostředí. Od kontroly vybavení až po procvičování přechodů může trocha přípravy zabránit technickým problémům a zajistit hladký průběh události.

Tady jsou některé z našich nejlepších tipů pro plánování a vytváření vysoce kvalitních schůzek, radnic a webinářů v Microsoft Teams.

Začínáme

Stáhněte si Microsoft Teams pro stolní počítače, abyste chytli nejspolehlivější prostředí pro schůzky a události. Užijte si plný přístup k funkcím a vynikající výkon. Aktualizujte Teams o nejnovější funkce zabezpečení a opravy chyb.

Plánování produkce událostí

Před zahájením události vytvořte role a zodpovědnosti, nacvičit prezentace a nastavit potřebnou komunikaci pro použití během události. Pokud chcete bezproblémové nastavení, postupujte podle následujících postupů.

Ve skupině událostí je vždy víc lidí. Přiřazování rolí a zodpovědností – probereme, kdo je zodpovědný za každý krok operace, od producentů a prezentujících až po moderátory Q&A.
Naplánujte si komunikaci skupiny událostí. Komunikace v reálném čase je důležitá pro velké schůzky a události. Skupinový chat události (dostupný pro organizátora, producenty a prezentující) je skvělý způsob, jak zůstat v kontaktu.
Praxe. Projděte si událost a zkontrolujte prezentace, procvičte si přechody a otestujte nastavení zvukua videa. Sledujte prostředí účastníků živě, abyste zajistili skvělé prostředí pro vaši cílovou skupinu.

Tipy: Hybridní události:

Proveďte předem průzkum webu. Ověřte infrastrukturu AV místnosti, integraci Teams a fyzické rozložení.
Otestujte a ověřte, že funguje veškeré vybavení v místnosti (konzola MTR, mikrofony, kamery, reproduktory, displeje, ovládací panely).
Zdokumentujte tok signálu místnosti (zvuk, video, síť) a identifikujte případná omezení nebo vtipy.
Aktualizujte firmware a software na veškerém hardwaru certifikovaném pro Teams a zajistěte kompatibilitu s nejnovější verzí Teams.
Ujistěte se, že je pro všechna zařízení použitá v produkčním prostředí (pc Teams, počítač vMix atd.) k dispozici kabelové ethernetové připojení.

Nastavení zvuku, videa a sdíleného obsahu

Používání vysoce kvalitního zvukového a obrazového vybavení je důležité při velkých schůzkách a akcích. Nastavte vysoce kvalitní mikrofony a webkamery nebo se schovávejte z místnosti Teams pro hybridní prostředí. Tyto tipy vám pomůžou během akce jasně komunikovat s publikem a prezentujícími.

Zvuk

Nepřehlédněte kvalitu zvuku, je to nejdůležitější část skvělé události. Někteří lidé můžou jenom poslouchat prohlížeč na pozadí.
Používejte vysoce kvalitní mikrofony. Nositelné mikrofony jsou ideální pro méně zkušené prezentující; ruční mikrofony vyžadují praxi a techniku, aby se zabránilo manipulaci s hlukem.
Pro prezentující používající počítač nebo jiné zařízení použijte náhlavní soupravu s certifikací Teams.
U prezentací v místnosti předem otestujte zvuk z místnosti, abyste zabránili přenosu šumu nebo zpětné vazby online.
Přidejte zvuk k události pomocí libovolného zařízení pro zachytávání zvuku, které je kompatibilní s vyváženým zvukem (konektory XLR) nebo 1/8palcové zástrčky pro sluchátka a umožní vám připojit se k počítači, na kterém běží Teams, přes USB.
Případně můžete použít špičkový AV systém a připojit výstup HDMI nebo SDI tohoto systému do Teams pomocí základního zařízení pro záznam videa, jako je HDMI-USB box.

Tipy: Hybridní události:

Před živým přenosem otestujte nastavení zvuku v místnosti a online samostatně.
Používejte nezávislé mikrofony pro osobní a virtuální cílové skupiny, ale ujistěte se, že je k platformě schůzek připojený pouze jeden dominantní zdroj zvuku.
Pokud se připojuje zařízení v místnosti více lidí, požádejte je, aby odpojili zvuk počítače, aby se zabránilo ozvěně nebo zpětné vazbě.
Přineste si další mikrofony (např. handheldy, lavaliery) pro panelisty nebo roaming Q&A.

Video

Dobře nasvítíte předmět – pro většinu fotoaparátů nemůžete mít příliš mnoho světla. Osvětlení může být rozdíl mezi výrobou, která je vnímána jako profesionální nebo amatérská.
K osvětlení předmětu použijte tři světla: klíčové světlo, výplňové světlo a zadní světlo pro zajištění dobré hloubky.
Zařízení HDMI pro zachycení je také možné použít ke streamování výstupu počítače (PC nebo Mac) do Aplikace Teams – ideální pro zobrazování vysoce kvalitních videí, ukázek softwaru nebo pohyblivých grafik, jako by šlo o kanál z fotoaparátu.
Nepřipojujte vstup HDMI přímo ke schůzce Teams, protože Teams nativně nepodporuje zdroje HDMI. Místo toho použijte zařízení pro zachytávání HDMI k přenesení videa HDMI do počítače, kde se může zobrazovat jako virtuální kamera v Teams. Toto nastavení například umožňuje připojit prosumerovou kameru s vynikající optikou a zoomovat přes HDMI, což zvyšuje kvalitu videa schůzky.

Sdílení obsahu z obrazovky

Sdílení obrazovky během události je skvělý způsob, jak předvést produkty a pracovní postupy nebo provést cílovou skupinu důležitými prostředky.

Tyto tipy vám pomůžou efektivně prezentovat obsah při vytváření události.

Pokud jste jediným producentem události, doporučujeme použít dva monitory. To vám umožní sdílet obsah z druhého monitoru při vytváření události z prvního monitoru.

Sdílejte zvuk ze zařízení, když prezentujete multimédia.

Další pokyny k prezentaci na velkých schůzkách najdete v tématu Tipy pro prezentaci na velkých schůzkách a událostech v Microsoft Teams.

Výrobní tok a den události

V den konání události doporučujeme, aby se skupina událostí připojila alespoň 15 minut před začátkem události.
Použijte zelenou místnost k přípravě s ostatními organizátory a prezentujícími před zahájením akce. Zkontrolujte všechny mikrofony, kamery a informační kanály.
Nechte veškerý zvuk ztlumený, dokud nebudete připraveni začít živě prezentovat na začátku události.
Přiřaďte někoho, kdo bude sledovat problémy v místnostech i ve virtuálních informačních kanálech.

Plánování technických problémů

Může docházet k technickým problémům, a to i při nejlepší přípravě. Plán zálohování solid zajišťuje hladký průběh události, pokud se něco pokazí.

Vždy mějte druhého producenta, který může převzít tuto funkci, pokud primární producent vypadne nebo se potýká s technickými problémy.
Mějte náhradní přenosný počítač se všemi snímky a multimédii předem načtenými a otestovanými. Připravte si další mikrofony, webkamery a kabely pro případ selhání hardwaru.
Pokud dojde k výpadku hlavního připojení, použijte sekundární připojení k internetu, například mobilní hotspot. Před zahájením události otestujte připojení zálohování.
Předem nahrajte kritické prezentace, abyste mohli rychle přepnout na nahrané video, pokud prezentující ztratí připojení.
Microsoft Teams po vytvoření události odešle odkaz pro připojení. Místo sdílení odkazu na přímý kalendář vytvořte vlastní adresu URL, například Bit.ly, která chcete sdílet s účastníky.
- Pokud technický problém nebo chyba producenta vyžaduje vytvoření nového vysílání, rychle aktualizujte vlastní adresu URL tak, aby ukazovala na novou událost, aniž byste museli znovu kontaktovat účastníky.

Potřebujete další pomoc?

Služby událostí Microsoft Teams vám můžou poskytnout větší podporu při plánování nebo pořádání velkých schůzek a událostí. Další informace najdete v tématu Přijetí microsoftu.