在 Microsoft Teams 中排程全體大會

本文內容

排程全體大會

若要排程全體大會：

1. 在 Teams 中選擇Calendar  。

2. 選擇 新 旁的下拉箭頭。

3. 選擇 市政廳 。

4. 在 [詳細資料] 中，輸入基本資訊、指定簡報者等等：

   1. 輸入活動標題、開始和結束日期，以及描述。

      附註: 全體大會的持續時間上限為 30 小時。

   2. 根據預設，召集人是建立全體大會的人員。

   3. 在活動 群組 > 組織的 共同組織 者或演講者中，搜尋並選擇其他協助管理市政廳的人選。 你也可以 新增外部主持人。

      附註: 共同組織者擁有大部分組織者的功能，但無法更改 (日期、時間等 細節 ) 。 簡報者能夠在活動期間說話並分享內容。

   4. 選擇 「儲存並寄出邀請 」 以套用變更並邀請共同主辦人及講者參加活動。

      • 主辦單位、共同主辦單位、講者及受邀參加者將收到帶有電話加入代碼的電子郵件邀請函。 外部講者無法透過電話加入。

5. 在活動存取權中，選擇您的活動是否會提供給您的組織、公眾或 People 和團體。

   權限類型	描述
   你的組織	你們組織裡任何人都可以參加市政廳會議，包括來賓。
   公開	任何受邀或有連結的人都可以加入。
   人員與群組	您可以指定參加市政廳的個人或團體。 你可以指定最多 500 名個人，以及最多 20 個群組，例如 Microsoft 365 郵件啟用的安全群組、Microsoft 365 群組和散發群組。 動態群組不被支援。

6. 在 邀請參加者中，搜尋並選擇你想邀請的人和團體。

7. 選取 [儲存] 以套用變更並繼續自訂您的活動。

8. 選擇 會議選項 以 編輯更多設定。

   附註: 

   • 視您的 IT 系統管理員所設定的原則而定，某些會議選項可能會遭到鎖定。

   • 未啟用郵件的 Microsoft 365 安全群組將不會收到電子郵件邀請。

   • 動態群組不被支援。

9. 選取 [發佈] 以排程您的全體大會活動並邀請出席者。

複製一個市政廳

複製現有市政廳，將其所有細節與設定套用到新的市政廳。 你可以複製過去和即將舉行的 Teams 行事曆中的市政廳活動。

當您複製現有的市政廳時，新的市政廳將具備相同的設計：

• 標題

• 描述

• 演講者、共同主辦人與與會者

• 活動主題

• 註冊設定

• 客製化電子郵件

• 會議選項

要複製市政廳，請在 Teams 行事曆中選擇該活動，並在詳情頁面選擇「 查看活動 > 複製活動 」。

邀請出席者參與全體大會

邀請出席者之後，他們會在行事曆上看到全體大會邀請。 如果您開啟 [只允許受邀人員加入] 切換開關，您必須發佈活動，出席者才能加入。 

若要邀請出席者加入網路研討會：

1. 在 Teams 中選擇Calendar 。

2. 選擇即將舉辦的市政廳活動。

3. 選擇 檢視事件 > 管理事件 。

4. 前往 詳情 > 邀請參加者。

5. 在 [邀請出席者] 中，搜尋並選取您要邀請的人員。

6. 選擇 儲存 。

當您的活動發佈時，出席者會自動透過電子郵件接收邀請。 沒有 Microsoft 帳號的受邀者可以匿名參加會議。

在 SharePoint 中嵌入市政廳

當你在 SharePoint 網站中嵌入市政廳時，擁有活動權限的人都可以在那裡參加活動。  

如果你啟用 了活動中的問&答 或 聊天 功能，來自 SharePoint 的參加者仍然可以參與。  

要在 SharePoint 網站中嵌入市政廳： 

1. 在 Teams 中選擇Calendar 。

2. 選擇即將舉辦的市政廳活動。

3. 選擇 檢視事件 > 管理事件 。

   • 如果您正在安排新的市政廳活動，請選擇 儲存 以儲存活動細節再進行。

4. 在 細節中，選擇 分享活動。

5. 在 影片嵌入 HTML 中，選擇 複製 。

6. 複製影片嵌入 HTML 後， 再用嵌入網頁部分將其加入 SharePoint 頁面。

7. 在 Teams 中發佈市政廳。 如果你的活動網站沒有公開，市政廳會議就不會出現在 SharePoint 網站上。 

當你啟動活動時，它會自動在 SharePoint 頁面開始串流。 

市政廳現場反應

提升互動率，並透過現場反應從市政廳觀眾那裡獲得即時回饋。 市政廳開始後，與會者可在會議控制中選擇多種即時反應。 當他們選擇其中一項時，它會短暫地在會議視窗的底角跳出。 

(與會者查看)

現場反應可在 Teams 進階版組織的市政廳中進行。 它們是自動啟用的，但可以開啟或關閉。 

在活動前開啟或關閉市政廳即時反應：

1. 在 Teams 中選擇Calendar 。

2. 選擇即將舉辦的市政廳活動。

3. 選擇 檢視事件 > 管理事件 。

4. 在 詳細資料中，選擇 會議選項 。 

5. 在參與 中，開啟或關閉允許 反應 。 

6. 選擇 「應用 」> 「儲存 」。

在活動中開啟或關閉即時反應：

1. 在會議控制中，選擇更多行動 > 設定 > 會議選項 。

2. 在 參與 中，開啟或關閉允許 反應 。

3. 選取 [套用]。

此設定的變更將立即生效。 

想了解更多關於 Teams 即時反應的資訊，請參閱 Microsoft Teams 會議中的即時反應表達自己。 

市政廳電子郵件

當你預約市政廳會議時，Teams 裡的市政廳郵件會自動開啟。 受邀參加市政廳會議的人會收到兩種電子郵件：

• 活動邀請 郵件：這些郵件告知人們他們已被邀請參加市政廳。 這些內容包含重要的活動細節，如日期、開始時間及說明。 這些資料會在活動發布時自動發送。

• 活動錄影可用 電子郵件：市政廳結束後，這些電子郵件會通知參加者何時可以觀看活動錄影。 這些電子郵件會在活動錄影發布時自動發送。

市政廳郵件是根據 Teams 模板自動填寫活動細節建立的。 你可以 編輯郵件 或完全 關閉， 然後再發佈活動內容。 

欲了解更多，請參閱「 管理 Microsoft Teams 中的市政廳電子郵件」。

發佈全體大會

在您完成全體大會的詳細資料和電子郵件邀請範本之後，請發佈全體大會以自動邀請出席者。

若要發佈全體大會：

1. 在 Teams 中選擇Calendar 。

2. 選擇即將舉辦的市政廳活動。

3. 選擇 檢視事件 > 管理事件 。

4. 完成重要詳細資料並自訂主題。

5. 選擇 儲存  以套用任何變更。

6. 選取 [發佈] 並確認。

發佈您的全體大會後，出席者會自動收到電子郵件邀請以及有關活動任何變更的更新。

疑難排解

如果我參加會議時遇到困難，該怎麼辦？

請確保你是用收到邀請或加入連結的帳號登入會議。 

我被邀請成為外部講者，但我的加入連結無法使用。

你唯一能以主持人身份加入的連結，只有在你登入 Teams 並使用與收到加入連結相同的電子郵件時才會生效。 你不能用其他帳號登入並使用連結，也無法用連結匿名加入。

接下來要做什麼？

自訂全體大會

在 Microsoft Teams 中主持全體大會