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¿Qué es un software editor de PDF?
Características del editor de PDF
Tipos de editores de PDF
Beneficios de usar un editor de PDF
Editor de PDF vs. lector de PDF
¿Quién usa software de edición de PDF?
Precios de los editores de PDF
Software y servicios relacionados con aplicaciones de edición de PDF
Desafíos con el software de edición de PDF
Cómo elegir el mejor editor de PDF
Tendencias del software de edición de PDF

Más Información Sobre Editores de PDF

¿Qué es un software editor de PDF?

Los PDFs, o formatos de documento portátil, son tipos de archivos que no se pueden editar; son imágenes electrónicas que se ven como documentos impresos pero no se pueden editar directamente. Para una creación y edición rápida, el software editor de PDF ayuda a convertir PDFs en documentos vivos y editables, incluyendo .doc, .png, .jpg y .xls.

Los editores de PDF ofrecen una amplia variedad de características de protección. Por ejemplo, los usuarios pueden proteger con contraseña los PDFs, firmar documentos digitalmente, dividir y fusionar archivos, eliminar áreas de texto específicas, elegir tamaños de PDF deseados, etc. Esto es ideal para usuarios que trabajan frecuentemente con documentos PDF como contratos, documentos legales, facturas, currículums, etc. Además de la protección con contraseña, los usuarios pueden agregar marcas de agua a los PDFs para proteger los derechos de autor de la información en el PDF.

Los editores de PDF vienen con varias otras características de protección de datos que benefician a los profesionales en una industria que fomenta la seguridad de la información distribuida. Además, proporciona herramientas para ocultar, eliminar y prevenir que los datos sean expuestos.

La redacción, la protección con contraseña y la configuración de restricciones de usuario ayudan a fomentar la seguridad de los PDFs. Al usar software editor de PDF, los profesionales que manejan documentos sensibles pueden estar completamente preparados para gestionarlos y crearlos.

El software editor de PDF beneficia a varios usuarios, incluidas las empresas que distribuyen copias físicas, que a menudo necesitan convertir documentos en versiones digitales. Después de escanear un documento, se puede manipular y compartir usando herramientas de edición de PDF.

Los editores de PDF no deben confundirse con software de lectura de archivos, que permite a los usuarios ver cualquier tipo de archivo, incluidos los archivos PDF. Los usuarios que desean ajustar el contenido en un archivo PDF requieren un editor de PDF.

Características del editor de PDF

Los editores de PDF vienen con muchas características relacionadas con la edición y distribución de un PDF:

Reconocimiento óptico de caracteres (OCR): Una de las características significativas del software editor de PDF es la capacidad de convertir el PDF en un documento que se puede editar. El OCR escanea el documento y localiza el texto dentro de él. Una vez que se completa el escaneo, permite al usuario manipular el texto. Esto convierte la imagen de texto dentro del PDF en texto editable que un usuario puede editar.
Cuadros de texto: Los usuarios pueden manipular texto editable después de usar la función OCR. El tamaño, color y alineación son ajustes comunes de texto que se pueden realizar en la plataforma.
Recortar: La función de recorte hace que porciones específicas del PDF sean más pequeñas. El tamaño y la forma del recorte se pueden manipular según las necesidades del usuario.
Eliminar: La función de eliminar permite a los usuarios eliminar fácilmente una página del documento.
Marcas de agua: Las marcas de agua son imágenes transparentes que los usuarios pueden incluir para indicar la marca y propiedad. Es una de las pocas características de seguridad que vienen con los editores de PDF ya que protegen los derechos de autor del PDF una vez que se distribuye un documento.
Redacción: Las redacciones son otra característica común de seguridad dentro del software editor de PDF. Esta herramienta permite a los usuarios eliminar información sensible dentro del documento, como un área completa de texto. En la mayoría de los casos, una redacción no se puede deshacer una vez realizada.
Protección con contraseña: La protección con contraseña protege el documento de ser editado por otra persona, una característica esencial para archivos confidenciales o archivos con información sensible. Por ejemplo, si alguien descarga un PDF y lo abre en su herramienta de edición de PDF, la protección con contraseña evita que ese usuario realice sus ediciones.
Fusión de páginas: Con la función de fusión de páginas, los usuarios pueden combinar múltiples páginas de PDF en una sola página. Además, los PDFs se pueden abrir desde varias fuentes y combinar en la plataforma en un solo PDF. Los usuarios también pueden usar esta herramienta para dividir páginas fusionadas con esta herramienta.
Reorganización de páginas: Esta característica mueve las páginas para que los usuarios puedan elegir el orden en que aparecerán las páginas en el documento. Los usuarios pueden rotar una página o seleccionar varias y rotar muchas páginas a la vez.
Anotaciones: Las anotaciones son notas que se pueden agregar al PDF. Las anotaciones se utilizan típicamente para agregar un comentario a un área específica del PDF. También pueden dirigir la atención de un cliente a un área específica del PDF, como un cuadro de firma.
Firma electrónica: Esta característica permite a los usuarios firmar un PDF electrónicamente. Los clientes y usuarios, con permiso, pueden ver y firmar un PDF digitalmente, lo que se hace comúnmente con propuestas electrónicas, contratos u otros tipos de documentos de clientes.

Tipos de editores de PDF

Editores de PDF básicos: Estos editores permiten a los usuarios realizar cambios básicos en sus PDFs, como corregir errores tipográficos, agregar texto y eliminar páginas. Son adecuados para tareas simples, pero pueden no ser capaces de manejar necesidades de edición más complejas.
Editores de PDF avanzados: Estos editores ofrecen características más avanzadas que los editores básicos, como la capacidad de editar imágenes y formularios PDF, agregar encabezados y pies de página, y crear marcadores. Son una buena opción para usuarios que necesitan hacer más que solo cambios simples en sus PDFs.
Software de anotación de PDF: Este tipo de software editor de PDF permite a los usuarios agregar comentarios y anotaciones a sus PDFs. Esto puede ayudar a los usuarios a colaborar en documentos o proporcionar retroalimentación.
Editores de PDF en línea: Varios editores de PDF en línea permiten a los usuarios editar sus PDFs en navegadores web sin instalar software. Estos son ideales si solo se necesitan hacer algunos cambios a un PDF o si no hay mucho espacio de almacenamiento en la computadora.

Beneficios de usar un editor de PDF

Manipulación de texto e imagen: A diferencia de los PDFs estáticos, los editores permiten a los usuarios modificar el contenido de texto del PDF, insertar o eliminar imágenes y ajustar diseños para adaptar los documentos a sus necesidades de manera precisa.
Creación y edición de formularios: Los editores de PDF ayudan a crear formularios rellenables directamente dentro de los PDFs, eliminando la necesidad de copias en papel y entrada de datos manual. Además, los formularios existentes también se pueden editar y actualizar para una funcionalidad óptima.
Mejora de la colaboración y el flujo de trabajo: Los editores de PDF contienen herramientas avanzadas de anotación que agregan comentarios, resaltan, subrayan texto e incluso dibujan directamente en los PDFs para facilitar una retroalimentación efectiva y revisión de documentos. Algunos software de edición de PDF también permiten que varios usuarios trabajen en el mismo documento PDF simultáneamente. Esto puede mejorar la productividad del equipo y agilizar los procesos de edición.
Protección con contraseña y cifrado: Los usuarios pueden asegurar fácilmente documentos sensibles con contraseñas y algoritmos de cifrado para prevenir el acceso no autorizado y garantizar la privacidad de los datos. También permiten a los usuarios agregar firmas digitales legalmente vinculantes a los documentos para autenticación y verificación a prueba de manipulaciones.
Gestión de documentos optimizada: Un beneficio significativo del software editor de PDF es que reduce el tamaño del archivo de grandes PDFs sin comprometer la calidad. Esto ayuda a optimizar el espacio de almacenamiento y facilitar el intercambio de documentos. Muchos editores se integran perfectamente con servicios de almacenamiento en la nube, sistemas de gestión de documentos y otras herramientas de productividad para un flujo de trabajo optimizado.

Editor de PDF vs. lector de PDF

Los lectores de PDF son un tipo de visor digital utilizado para leer o investigar. Permiten a los usuarios previsualizar, abrir, hacer zoom, desplazarse por páginas web y agregar marcas o notas esenciales.

Los lectores de PDF generalmente ofrecen funciones básicas como búsqueda de texto, agregar marcadores e imprimir documentos.

Algunos lectores avanzados pueden habilitar firmas digitales o herramientas de anotación limitadas. Los lectores de PDF son mejores para estudiantes, profesionales o cualquier persona que necesite acceder y leer PDFs regularmente. Son fáciles de usar e ideales para tareas básicas sin habilidades de edición.

Por otro lado, los editores de PDF son potentes procesadores de texto PDF. Permiten a los usuarios leer y modificar contenido. Los usuarios pueden editar texto, agregar o eliminar imágenes, reordenar páginas, crear formularios rellenables e incluso proteger el documento con contraseña.

Los editores de PDF ofrecen una gama mucho más completa de características, incluyendo edición de texto, edición de imágenes, gestión de páginas, creación de formularios, protección con contraseña y OCR para convertir PDFs escaneados en texto editable. Los editores de PDF son más adecuados para diseñadores gráficos, autores, editores y cualquier otra persona que trabaje frecuentemente con documentos editables en formato PDF.

¿Quién usa software de edición de PDF?

Cualquier profesional tiene un caso de uso para un editor de PDF ya que el PDF es un formato de archivo estándar utilizado en todas las industrias. Sin embargo, algunos profesionales pueden beneficiarse más del uso de editores de PDF que otros.

Escritores de propuestas y contratos: Los usuarios que escriben propuestas y contratos utilizan software editor de PDF para crear archivos protegidos con contraseña que se pueden distribuir digitalmente. Los acuerdos y propuestas a menudo requieren firmas; la mayoría de los editores de PDF incluyen una herramienta que crea cuadros de texto rellenables para que los clientes puedan firmar el documento PDF electrónicamente si es necesario.
Abogados: Los abogados utilizan editores de PDF para enviar archivos confidenciales a clientes u otros espectadores para distribuir documentos legales que requieren firmas electrónicas. Los abogados también pueden redactar información sensible dentro de documentos legales utilizando este software.
Recursos humanos: Los departamentos de RRHH, o departamentos que manejan contrataciones, pueden usar editores de PDF para editar contratos de nuevos empleados, documentos legales sobre el empleado u otros acuerdos de empleo. Al igual que los abogados, también pueden usar software editor de PDF para obtener una firma electrónica de un nuevo empleado.

Precios de los editores de PDF

Los modelos de precios para el software de edición de PDF varían según las características ofrecidas, el público objetivo y el método de distribución. Aquí hay un desglose de los más comunes:

Compra única: Este es el modelo más común para editores de PDF básicos y de gama media. Aquí, los usuarios pagan una tarifa fija por una licencia perpetua para usar el software en un solo dispositivo o un número limitado de dispositivos. El rango de precios de las compras únicas varía entre $20-$100.
Suscripción: Los modelos de suscripción se están volviendo cada vez más populares, especialmente para editores de PDF avanzados y soluciones basadas en la nube. Los usuarios deben pagar una tarifa mensual o anual para editar documentos PDF y acceder al software y sus características. El rango de precios de los modelos de suscripción es entre $5 y $50 por mes o $50 y $500 por año.
Freemium: Este modelo ofrece una versión gratuita limitada del software con características básicas, mientras que las características premium requieren una suscripción paga o una compra única. Este modelo es popular para atraer nuevos usuarios y ofrecer una idea de las capacidades del software.
Por página/por característica: Este modelo cobra a los usuarios según el número de páginas que editan o las características específicas que utilizan. Es menos común, pero adecuado para usuarios ocasionales o aquellos que necesitan funcionalidades específicas.
Licencia empresarial: Algunos editores de PDF avanzados ofrecen precios especiales para empresas y organizaciones, a menudo basados en el número de usuarios o características requeridas. Estos se pueden personalizar para satisfacer las necesidades específicas de la organización y se cobran en consecuencia.

Software y servicios relacionados con aplicaciones de edición de PDF

El software de OCR y escaneo de documentos se integra bien con el software editor de PDF y se utilizan comúnmente juntos.

Software de OCR: Aunque varios software editores de PDF tienen una función de OCR incorporada, los usuarios pueden elegir una herramienta que se enfoque únicamente en las capacidades de OCR para PDFs con mucho texto.
Software de escaneo de documentos: El software de escaneo de documentos y los editores de PDF se utilizan comúnmente juntos, especialmente para empresas que necesitan escanear muchos documentos físicos. El software de escaneo de documentos puede cargar archivos en PDFs, que se pueden editar dentro de un editor de PDF.
Software de creación de documentos: El software de creación de documentos se enfoca en crear documentos basados en texto en lugar de PDFs. Sin embargo, muchas empresas utilizan comúnmente software de creación de documentos para convertir un documento basado en texto en un PDF. El PDF convertido se puede editar dentro de un editor de PDF.

Desafíos con el software de edición de PDF

Compatibilidad: No todos los editores son compatibles con cada versión de PDF y sistema operativo. Abrir un archivo creado en una versión más reciente con un editor más antiguo puede llevar a problemas de formato o pérdida de datos.
Edición y accesibilidad: Los PDFs con diseños intrincados o elementos anidados pueden plantear desafíos para usuarios con discapacidades visuales o cognitivas. Mantener un formato intrincado, especialmente a través de diferentes plataformas y editores, puede ser desafiante y requerir atención cuidadosa al detalle.
Costo: Las características avanzadas de edición, opciones de seguridad y otras funcionalidades a menudo tienen un precio elevado. Esto puede disuadir a los usuarios con un presupuesto ajustado. Además, aunque ofrecen flexibilidad, algunos modelos de suscripción pueden aumentar el costo total para los usuarios que necesitan características específicas solo ocasionalmente.
Violaciones de datos: Almacenar información sensible dentro de PDFs editables, incluso con protección por contraseña, conlleva riesgos de seguridad inherentes en caso de vulnerabilidades de software o intentos de piratería.

Cómo elegir el mejor editor de PDF

Elegir el mejor software editor de PDF depende de las necesidades específicas de la organización y el presupuesto. Aquí hay algunos factores a considerar:

Identificar necesidades y prioridades empresariales

Para reunir requisitos para el software editor de PDF, es esencial identificar las necesidades y objetivos específicos de la organización. Hay muchos editores de PDF gratuitos disponibles, pero a menudo tienen características limitadas. Los editores de PDF pagos ofrecen más características y funcionalidad, pero pueden ser costosos. Por lo tanto, es vital entender el presupuesto basado en los flujos de trabajo actuales y los resultados deseados.

Elegir la tecnología y características necesarias

Seleccionar productos de software basados en sus características es un paso esencial en la compra. Aunque puede ser desalentador filtrar a través de varios productos, los usuarios pueden obtener ayuda utilizando la función de comparación de G2. Esta función tomará productos de elección y los mostrará lado a lado para que el comprador pueda determinar rápidamente qué software marca las casillas esenciales en la lista.

Además de la facilidad de uso, la interfaz amigable para el usuario y el soporte al cliente, los compradores deben evaluar características como:

Edición básica: Un editor de PDF gratuito o básico será suficiente si solo se necesitan hacer ediciones básicas, como corregir errores tipográficos o agregar texto.
Edición avanzada: Si los usuarios requieren una edición más compleja, como agregar imágenes, tablas o formularios, necesitarán un editor de PDF más robusto con características adicionales.
OCR: Los usuarios necesitarán un editor con capacidades de OCR para editar PDFs escaneados.
Seguridad: Para editar documentos sensibles, los usuarios necesitan un editor de PDF con características de seguridad de datos sólidas.

Considerar la plataforma

No todos los editores son compatibles con cada versión de PDF. Es esencial considerar las plataformas en uso antes de comprar.

Muchos editores de PDF están disponibles para Windows, incluyendo Adobe Acrobat Pro y Nitro Pro.
Hay menos editores de PDF disponibles para MacOS, pero algunas opciones populares incluyen Adobe Acrobat Pro DC, PDFpenPro y Sejda PDF.
Varios editores de PDF, como Adobe Acrobat Reader y Xodo, también están disponibles para dispositivos móviles Android e iOS.

Realizar demostraciones

Los compradores también deben solicitar demostraciones a los proveedores de software editor de PDF preseleccionados para experimentar el software de primera mano. Pueden utilizar períodos de prueba para probar la funcionalidad y adecuación del software para su negocio. Además, los compradores deben considerar leer reseñas de otros usuarios para tener una idea de los pros y contras de diferentes editores de PDF.

Decisión final

Antes de tomar la decisión final, los compradores no deben olvidar recopilar comentarios de las partes interesadas. Deben involucrar al personal, empleados y usuarios en la organización en el proceso de evaluación para recopilar comentarios y garantizar que el software editor de PDF se alinee con las necesidades de todas las partes interesadas.

Los compradores deben recordar que el mejor software editor de PDF no se trata solo de características y funcionalidad; se trata de encontrar una solución que satisfaga sus necesidades, se integre perfectamente con sus formatos existentes y proporcione soporte continuo para garantizar el éxito de su empresa.

Tendencias del software de edición de PDF

Edición en la nube

Los editores de PDF basados en la nube están ganando popularidad ya que ofrecen muchas ventajas sobre el software tradicional basado en escritorio. Los editores basados en la nube son accesibles desde cualquier dispositivo con conexión a internet, y guardan automáticamente el trabajo, por lo que los usuarios nunca tienen que preocuparse por perder sus datos.

Características impulsadas por IA

La inteligencia artificial (IA) está impulsando varias nuevas características intuitivas en el software editor de PDF, como la resumación automática de documentos, extracción de contenido y redacción. Estas características pueden ahorrar a los usuarios mucho tiempo y esfuerzo al editar archivos PDF y ayudar a mejorar la precisión de los documentos.

Herramientas de colaboración

El software editor de PDF está cada vez más equipado con herramientas de colaboración que permiten a múltiples usuarios trabajar en un documento simultáneamente. Esto puede ser útil para equipos que trabajan juntos en proyectos, ya que puede ayudar a mejorar la comunicación y la eficiencia.

Edición móvil

Con la creciente popularidad de los teléfonos inteligentes y tabletas, hay una demanda creciente de software editor de PDF que se pueda usar en aplicaciones móviles. Los editores de PDF móviles permiten a los usuarios editar documentos sobre la marcha, lo que puede ser útil para profesionales ocupados que siempre están en movimiento.

Escrito e investigado por Marina Schlosser

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