Czym są e-formularze?

E-formularze to nowy standard legislacyjny Unii Europejskiej dla danych dotyczących zamówień publicznych, używany przez nabywców publicznych do publikowania ogłoszeń w Suplemencie do Dziennika Urzędowego UE na stronie internetowej TED.

Te standardowe formularze powstały w 2019 r. na mocy rozporządzenia wykonawczego Komisji (UE) 2019/1780. Załącznik do rozporządzenia zawiera szczegółowe informacje na temat tego, w jaki sposób e-formularze powinny być wykorzystywane przy publikowaniu ogłoszeń o zamówieniach publicznych. Zdefiniowano i opisano w nim reguły biznesowe oraz co dla każdego rodzaju ogłoszenia jest zakazane, obowiązkowe lub warunkowo obowiązkowe.

Rozporządzenie w sprawie e-formularzy było zmieniane dwukrotnie – w listopadzie 2022 r. i w grudniu 2023 r. Niektóre akty prawodawstwa sektorowego wymagały również włączenia do e-formularzy pewnych pól.

Ogłoszenia o zamówieniach publicznych mogły być publikowane zgodnie ze standardem e-formularzy od listopada 2022 r., a e-formularze stały się obowiązkowe w październiku 2023 r. E-formularze zastąpiły poprzednie standardowe formularze zgodne z rozporządzeniem wykonawczym Komisji (UE) 2015/1986.

Do czego służą e-formularze?

E-formularze pełnią różne funkcje. Służą przede wszystkim do publikowania ogłoszeń w portalu TED, ale są też używane do gromadzenia danych oraz mogą wspierać decydentów politycznych i podmioty ponownie wykorzystujące dane.

Konkretne cele e-formularzy to:

  • zwiększenie zdolności podmiotów gospodarczych do wyszukiwania odpowiednich ogłoszeń;
  • ograniczanie obciążeń administracyjnych nabywców;
  • zwiększenie zdolności organów administracji do podejmowania decyzji o wydatkach publicznych w oparciu o dane; oraz
  • zwiększenie przejrzystości zamówień publicznych dla obywateli.

Rodzaje ogłoszeń o zamówieniach publicznych w e-formularzach

E-formularze zapewniają ujednolicenie następujących rodzajów formularzy:

  • Konsultacje

Nabywcy publiczni mogą korzystać z formularzy w ramach wstępnych konsultacji rynkowych. Mogą w ten sposób uzyskać od przedsiębiorców jaśniejsze informacje na temat dostępnych produktów, robót budowlanych i usług na potrzeby planowanego przetargu. Na tym etapie ogłoszenia o konsultacjach nie są powiązane z konkretnym postępowaniem o udzielenie zamówienia.

  • Plan zakupu

Formularze dotyczące planowania mogą być publikowane przed zaproszeniem do ubiegania się o zamówienie jako wstępne ogłoszenia informacyjne lub okresowe ogłoszenia informacyjne. Ogłoszenia o planowanych zamówieniach nie są początkowo powiązane z postępowaniem o udzielenie zamówienia, ale zazwyczaj publikowane po nich jest co najmniej jedno ogłoszenie o procedurze konkurencyjnej, powiązane z danym ogłoszeniem o planowanym zamówieniu.

  • Procedura konkurencyjna

Formularze procedury konkurencyjnej są wykorzystywane do różnego rodzaju zaproszeń do ubiegania się o zamówienie mających formę ogłoszenia o zamówieniu, koncesji lub konkursie. Ogłoszenie zawiera szczegółowe informacje na temat postępowania o udzielenie zamówienia, m.in. o podziale na części, miejscu realizacji, linkach do dokumentów zamówienia oraz terminach udziału lub składania ofert przez podmioty gospodarcze.

  • Uprzednie zawiadomienie o bezpośrednim udzieleniu zamówienia

Formularze uprzedniego zawiadomienia o bezpośrednim udzieleniu zamówienia (zwane również ogłoszeniami o dobrowolnej przejrzystości ex ante) umożliwiają nabywcom ogłoszenie zamiaru udzielenia zamówienia bezpośrednio (tj. bez uprzedniego zaproszenia do ubiegania się o zamówienie) jednemu podmiotowi gospodarczemu lub większej ich liczbie. W przeciwieństwie do ogłoszeń o wynikach, ogłoszenia te są publikowane przed podpisaniem umowy.

  • Wyniki

Formularze wyników są używane do ogłoszenia wyniku postępowania o udzielenie zamówienia. Odnoszą się one do ogłoszenia o procedurze konkurencyjnej i zawierają informacje na temat udzielonego zamówienia, takie jak wartość zamówienia lub koncesji, zwycięscy oferenci, liczba otrzymanych ofert, a także informacje na temat zamówień strategicznych. Jedno ogłoszenie o procedurze konkurencyjnej może wymagać więcej niż jednego ogłoszenia o wynikach, na przykład gdy zamówienia podzielone na części są udzielane w różnych momentach w czasie.

  • Modyfikacja umowy

Umowy mogą wymagać modyfikacji, również w trakcie ich realizacji. Jeżeli nowe postępowanie o udzielenie zamówienia nie jest konieczne, w ogłoszeniu o modyfikacji umowy wyszczególnia się zmiany na podstawie zamówienia udzielonego w ogłoszeniu o wyniku.

  • Ukończenie realizacji zamówienia

Po zakończeniu realizacji zamówienia nabywcy mogą skorzystać z ogłoszeń o ukończeniu realizacji zamówienia, aby poinformować o realizacji umowy, na przykład o wydanej kwocie.

Nabywcy mogą aktualizować informacje we wszystkich rodzajach formularzy za pomocą ogłoszeń o zmianie. Publikowana jest wówczas nowa wersja ogłoszenia, konsolidująca informacje, wraz z opisem zmiany, np. przedłużeniem terminu ogłoszenia o procedurze konkurencyjnej.

Za pomocą ogłoszenia o zmianie nie można zaktualizować wszystkich informacji. Ogłoszenie o zmianie nie może przykładowo służyć do wprowadzania istotnych zmian, takich jak dodawanie lub usuwanie części zamówienia.

Rodzaje formularzy dzielą się na 46 podrodzajów ogłoszeń w oparciu o cztery główne dyrektywy w sprawie zamówień publicznych:

Niektóre podrodzaje ogłoszeń umożliwiają publikację dobrowolnych ogłoszeń, które nie podlegają dyrektywom, takich jak wstępne konsultacje rynkowe, ukończenie realizacji zamówienia i procedury poniżej progów UE.

W załączniku do rozporządzenia w sprawie e-formularzy wymieniono 46 podrodzajów oraz określono sposób stosowania reguł biznesowych w każdym podrodzaju. Wersja załącznika w formacie Excel może ułatwić zrozumienie informacji, ale sama w sobie nie ma mocy prawnej.

Przegląd rodzajów formularzy, ogłoszeń i ich podrodzajów:

Rodzaj formularza Rodzaj ogłoszenia Podrodzaj ogłoszenia Opis
 Konsultacje   PMC E1  Dobrowolne ogłoszenie o wstępnych konsultacjach rynkowych
 Plan zakupu  PIN: profil 1-3  Ogłoszenie o publikacji wstępnego ogłoszenia informacyjnego (lub okresowego ogłoszenia informacyjnego) na profilu nabywcy
 Tylko PIN 4-6, E2   Wstępne ogłoszenie informacyjne lub okresowe ogłoszenie informacyjne wykorzystywane wyłącznie do celów informacyjnych
 PIN: termin 7-9  Wstępne ogłoszenie informacyjne lub okresowe ogłoszenie informacyjne wykorzystywane do skrócenia terminu składania ofert
 Procedura konkurencyjna  PIN jako CFC: ogólne 10-11  Wstępne ogłoszenie informacyjne lub okresowe ogłoszenie informacyjne wykorzystywane jako zaproszenie do ubiegania się o zamówienie – tryb standardowy
 PIN jako CFC: społeczne 12-14  Wstępne ogłoszenie informacyjne lub okresowe ogłoszenie informacyjne wykorzystywane jako zaproszenie do ubiegania się o zamówienie – tryb uproszczony
 QS 15  Ogłoszenie o istnieniu systemu kwalifikowania
 CN: ogólne 16-19, E3  Ogłoszenie o zamówieniu lub ogłoszenie o koncesji – tryb standardowy
 CN: społeczne 20-21  Ogłoszenie o zamówieniu – tryb uproszczony
 CN: podwykonawstwo 22  Ogłoszenie o podwykonawstwie
 CN: konkurs 23-24  Ogłoszenie o konkursie
 DAP  CAN: VEAT 25-28  Ogłoszenie o dobrowolnej przejrzystości ex ante
 Wyniki  CAN: ogólne 29-32, E4  Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia lub ogłoszenie o udzieleniu koncesji – tryb standardowy
 CAN: społeczne 33-35  Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia lub ogłoszenie o udzieleniu koncesji – tryb uproszczony
 CAN: konkurs 36-37  Ogłoszenie o wynikach konkursu
 CM  Modyfikacja umowy 38-40, E6  Ogłoszenie o modyfikacji umowy
 Ukończenie realizacji zamówienia  Ogłoszenie o ukończeniu realizacji zamówienia E5  Dobrowolne ogłoszenie o ukończeniu realizacji zamówienia

 

E-formularze: SDK

Rozporządzenie w sprawie e-formularzy wprowadza liczne wymogi dotyczące danych, które mają być gromadzone i publikowane za pomocą ogłoszeń o zamówieniach publicznych z wykorzystaniem standardu e-formularzy („specyfikacje e-formularzy”).

System „eForms SDK” to odwzorowanie i formalizacja specyfikacji e-formularzy przez Urząd Publikacji Unii Europejskiej. „SDK” to skrót od: Software Development Kit. Jest to metoda kodowania i dystrybucji specyfikacji e-formularzy w formacie nadającym się do odczytu maszynowego, który może być bezpośrednio wykorzystany przez aplikacje komputerowe.

System SDK jest wykorzystywany przez własne systemy Urzędu Publikacji, przez podmioty eSender, które przekazują ogłoszenia do publikacji w portalu TED, oraz przez inne organizacje, które zajmują się ogłoszeniami w e-formularzach, np. podmioty ponownie wykorzystujące dane TED.

Celem SDK jest umożliwienie aplikacjom komputerowych tworzenia i kodowania ogłoszeń zgodnych z najnowszymi specyfikacjami e-formularzy, a także odczytywania i interpretowania ogłoszeń utworzonych w przeszłości (zgodnych z ramami regulacyjnymi, które w międzyczasie mogły się zmienić).

Specyfikacje e-formularzy wciąż się zmieniają w związku z ciągłą ewolucją ram regulacyjnych europejskich zamówień publicznych. W związku z tym system SDK jest regularnie aktualizowany za pomocą nowych wersji i poprawek.

System SDK obejmuje również formularze, które nie są formalnie objęte rozporządzeniem w sprawie e-formularzy: formularze wymagane na mocy rozporządzenia 1370/2007 (usługi publiczne w zakresie transportu pasażerskiego), rozporządzeń 2157/2001, 1435/2003 i 2137/85 (rejestracja przedsiębiorstw) oraz rozporządzenia finansowego UE 2024/2509 (zaproszenia do wyrażenia zainteresowania).

Dodatkowe zasoby