Het proces van continue verbetering: de belangrijkste stappen, methodologieën en voordelen

Continue verbetering is een voortdurend proces waarbij prestaties worden geanalyseerd, kansen worden geïdentificeerd en stapsgewijze veranderingen worden aangebracht voor processen, producten en personeel. Door processen te analyseren en af te stemmen, kan je bedrijf tijd besparen en een nóg beter product leveren.

Waarom continue verbetering belangrijk is voor de groei van de organisatie

Organisaties die methodologieën voor continue verbetering omarmen, behalen een aanzienlijk concurrentievoordeel. Wanneer teams regelmatig hun processen herzien en stapsgewijze aanpassingen maken, verbetert de efficiëntie natuurlijk. 

Taken die ooit uren duurden, kunnen in enkele minuten worden voltooid, en knelpunten die hele projecten hebben vertraagd, verdwijnen. Kwaliteitsverbeteringen zijn een ander belangrijk voordeel. 

Door consequent te verfijnen hoe werk wordt gedaan, kunnen bedrijven betere producten en services leveren aan klanten, wat vaak resulteert in een hogere klanttevredenheid, meer loyaliteit en hogere inkomsten. 

De betrokkenheid van werknemers krijgt ook een boost wanneer werknemers deelnemen aan initiatieven voor verbetering. Als teamleden inbreng hebben over hoe hun werk wordt gedaan en zien hoe hun suggesties worden geïmplementeerd, voelen ze zich meer betrokken bij het succes van het bedrijf. 

Dit zorgt voor een positieve cyclus waarin betrokken werknemers meer ideeën aandragen, wat leidt tot nog betere processen en een hoger moreel van de organisatie. 

Om continue verbetering te integreren in je dagelijkse werkleven, moet je tools en werkwijzen gebruiken die je helpen om te denken vanuit een verbeteringsmentaliteit. De beste tools voor continue verbetering zijn tools die zich naast je eigenlijke werk bevinden.

1. Het principe van plannen, doen, controleren en handelen (PDCA)

Plannen, doen, controleren en handelen (PDCA) is een van de meest gebruikte tools bij het model voor continue verbetering.

• Het plannen is jouw kans om een mogelijkheid vast te stellen en een planning te maken voor een verandering. Het ‘doen’ is wanneer je de verandering implementeert op kleine schaal.

• Het controleren is het proces van het gebruiken van gegevens om de resultaten van de verandering te analyseren en vast te stellen of deze verandering een verschil heeft gemaakt.

• Het handelen is wanneer je de verandering algemener implementeert en de resultaten blijft beoordelen. Als een fase niet heeft gewerkt, begin je gewoon opnieuw.

Software-teams voeren PDCA-loops uit wanneer ze nieuwe functies lanceren via ‘functiemarkering’. Functiemarkering is het proces waarbij bij een beperkte test een nieuwe functie wordt uitgerold naar een kleine subgroep van echte klanten. 

De test dient om te bepalen of testklanten succesvoller waren dan klanten zonder de nieuwe functie. Nadat ze gebruikersgegevens hebben gecontroleerd, rollen teams die functie uit naar iedereen

2. De 5x waarom-analyse

Peuters vragen niet voor niets constant aan hun ouders ‘waarom?’. De 5x waarom-methode is een populaire benadering van hoofdoorzaak-analyse waarbij het constant vragen waarom ervoor zorgt dat de hoofdoorzaak in de vorm van vijf of minder 'waaroms' kan worden vastgesteld. 

3. Kaizen en Kata

Wie op zoek is naar de meeste flexibiliteit, kan zijn proces baseren op de verbetermethoden Kata en Kaizen. Kata is een proces van vier stappen om oplossingen te ontwikkelen voor dynamische problemen, terwijl de tien principes van Kaizen een kader bieden voor het bevorderen van een cultuur van kleine, voortdurende verbeteringen. Samen moedigen ze teams aan om in de loop van de tijd te experimenteren, te leren en hun aanpak te verfijnen.

Het gebruik van een sjabloon voor een Kanban-bord om je voortgang tijdens deze vier stappen bij te houden zorgt ervoor dat je team op schema blijft.

4. Lean manufacturing

Lean manufacturing is gebaseerd op lean-principes, waarbij geen tijd en middelen worden verspild zodat projecten op tijd worden voltooid en geleverd. Lean draait om vijf belangrijke principes:

1. Waarde definiëren

2. De waardestroom in kaart brengen

3. Een flow creëren

4. Pull tot stand brengen

5. Streven naar perfectie

Amazon is een goed voorbeeld van lean procesverbetering. De werkruimtes van dit bedrijf zijn zo georganiseerd dat de productiviteit maximaal wordt benut en dat de producten die door Amazon worden verkocht of verzonden, verpakt en klaar voor verzending zijn.

Een ander voorbeeld van de lean methodologie is hoe Adidas direct-to-storeverzending gebruikt zodat klanten toegang hebben tot een uitgebreid aanbod van schoenen terwijl elke winkel een kleinere voorraad aanhoudt. Als een klant vervolgens een specifiek paar schoenen wil dat niet op voorraad is, kan dit paar rechtstreeks naar die Adidas-winkel worden verzonden.

Je kunt lean projectbeheersoftware gebruiken om binnen je bedrijf van deze voordelen te profiteren. 

5. Total Quality Management (TQM)

Total Quality Management (TQM) is een aanpak voor continue verbetering die de klanttevredenheid en de betrokkenheid van werknemers verhoogt.

Door iedereen te laten bijdragen aan het verbeteren van de kwaliteit, kunnen bedrijven het aantal fouten verminderen en essentiële processen verbeteren. Dit is waar continue verbetering om draait: het beperken van het aantal fouten en het vereenvoudigen van processen om de kwaliteit te verbeteren.

6. Agile

De Agile-methodologie is een methode voor projectbeheer waarbij grotere projecten worden opsplitst in kleinere delen, ook wel sprints genoemd. Na elke sprint houdt het team een sprint retrospective om veranderingen en verbeteringen aan te brengen voor de volgende sprint. 

Agile projectbeheer is gebaseerd op samenwerking en aanpassingsvermogen en verandert op basis van de resultaten en de feedback die je krijgt. Teams die Agile-tools gebruiken, kunnen hun voortgang effectiever volgen en datagestuurde beslissingen nemen over wat ze vervolgens kunnen verbeteren. 

Door Agile-statistieken zoals snelheid en burndown-percentages te monitoren, kunnen organisaties patronen herkennen en hun workflow optimaliseren voor betere resultaten.

7. Kanban-methode

De Kanban-methode helpt teams om workflows te visualiseren, de efficiëntie te verbeteren en zichzelf niet te overbelasten. De Kanban-principes hebben in de kern betrekking op de visualisatie van de workflow, waaronder je sortingbacklog, huidige werk en voltooide werk. 

Dit helpt je om alles geleidelijk te verwerken, zonder dat je jezelf overbelast of achterop raakt met deadlines. Er zijn vier essentiële Kanban-statistieken:

1. Doorlooptijd

2. Cyclustijd

3. Werk in uitvoering

4. Doorvoer

Een continue verbeteringscyclus kan je helpen om veranderingen aan te brengen binnen je bedrijf die de tevredenheid van werknemers, de efficiëntie en de algehele kwaliteit verbeteren. Dit zijn enkele van de belangrijkste voordelen van het continue verbeteringsproces.

Stroomlijnt activiteiten om de efficiëntie te verbeteren

Als je veel aan je hoofd hebt, maakt het een groot verschil als je een beetje tijd bespaart. Met continue verbetering kun je processen vereenvoudigen om de productiviteit te verhogen, wat betekent dat je meer gedaan kunt krijgen in dezelfde hoeveelheid tijd.

Betrekt werknemers door actieve deelname

Door werknemers deel te laten nemen aan het proces van continue verbetering kan je team meer betekenen en kan de betrokkenheid van werknemers worden vergroot. Toyota lanceerde het Creative Idea Suggestion System in 1951 om de betrokkenheid van werknemers te vergroten door middel van continue verbetering.

Vermindert afval door processen te vereenvoudigen

Methodologieën voor continue verbetering zoals de lean-methodologie helpen om verspilling te verminderen door individuele processen te vereenvoudigen. Als je een proces kunt beperken tot een paar eenvoudige stappen, kun je tijd besparen en meer gedaan krijgen.

Verlaagt de kosten door inefficiënties te elimineren

Het elimineren en stroomlijnen van inefficiënte processen kan leiden tot kostenbesparingen. Door de lean-principes toe te passen op productie bespaar je tijd en resources tijdens het hele productieproces. Door het beheer van de toeleveringsketen te verbeteren kunnen opslag- en verzendkosten worden verlaagd zodat je winst toeneemt.

Verbetert de kwaliteit van producten en services door verfijning

Bij continue verbetering ben je steeds bezig met het verbeteren van kleine processen die uiteindelijk je product of service naar een hoger niveau tillen. Door processen te vereenvoudigen en meer te doen met minder middelen, kun je betere producten en services leveren aan iedere klant.

Voor het implementeren van continue verbetering is geen volledige herziening van je bestaande processen nodig. Uiteindelijk wil je een aanpak ontwikkelen die in de loop van de tijd momentum opbouwt en blijvende verandering teweegbrengt in je hele organisatie. 

Stap 1: Identificeer verbeterkansen aan de hand van gegevens en feedback

De eerste stap in elk continu verbeteringsproces is bepalen waar je wijzigingen moet aanbrengen. Verzamel gegevens van belangrijke bronnen, zoals je activiteiten, klanten en werknemers. 

Uit operationele gegevens kan blijken dat bepaalde taken steeds langer duren dan verwacht, terwijl feedback van klanten pijnpunten in je servicelevering aan het licht kan brengen. Vergeet ook de inzichten van je team niet. 

De mensen die het werk doen, ontdekken vaak problemen die het management over het hoofd ziet. Zoek naar patronen in deze informatie. 

Klagen klanten herhaaldelijk over dezelfde issue? Zorgen bepaalde processen voortdurend voor knelpunten? Deze terugkerende problemen zijn je beste doelen voor verbetering, omdat het oplossen ervan een aanzienlijke invloed heeft op je algehele prestaties. 

Stap 2: Stel duidelijke, meetbare doelen voor verantwoordelijkheid en motivatie

Als je eenmaal weet wat er moet worden opgelost, moet je beslissen hoe succes er precies uitziet. Vage projectdoelen zoals 'de klantenservice verbeteren' geven niemand een duidelijk doel om naar te streven. 

In plaats daarvan moeten specifieke doelstellingen worden gesteld, zoals 'de responstijd van klanten verkorten van 24 uur naar 8 uur' of 'productdefecten met 20% verlagen in het volgende kwartaal'.

Zorg ervoor dat je doelen ook echt haalbaar zijn met de middelen die je beschikbaar hebt. Door onmogelijke doelen te stellen, demotiveer je je team en is het gedoemd te falen. 

Koppel je verbeteringsdoelen rechtstreeks aan bedrijfsprioriteiten, zodat iedereen begrijpt waarom dit werk belangrijk is en hoe het aansluit bij het grotere geheel van het bedrijf.

Stap 3: Ontwerp bruikbare initiatieven voor verbetering die zijn afgestemd op de doelen

Nu komt de planningsfase, waarin je precies uitzoekt hoe je die doelen gaat bereiken. Hierbij moet je misschien kleine experimenten uitvoeren, bestaande processen veranderen of nieuwe tools en systemen implementeren. 

Wees specifiek over wat je gaat doen, wie verantwoordelijk is voor elk onderdeel en wanneer dingen gedaan moeten worden. Probeer niet alles tegelijk op te lossen. 

Kies een paar initiatieven met een grote impact die rechtstreeks gericht zijn op de problemen die je in stap één hebt geïdentificeerd. Wijs duidelijk de verantwoordelijkheid toe voor elk initiatief en zorg ervoor dat je over de nodige middelen beschikt voordat je begint.

Stap 4: Implementeer verbeterplannen en verfijn strategieën op basis van inzichten

Hier wordt de proef op de som genomen. Begin je plannen uit te voeren, maar stel ze niet alleen vast om ze vervolgens te vergeten. 

Houd goed in de gaten hoe de zaken vorderen en vergelijk je werkelijke resultaten met de doelen die je eerder hebt gesteld. Als iets niet werkt zoals verwacht, wees dan niet bang om je aanpak aan te passen.

Het hele punt van continue verbetering is dat het iteratief is. Je probeert iets, kijkt hoe het werkt, en maakt dan aanpassingen op basis van wat je hebt geleerd. Soms is je eerste poging niet voldoende, en dat is volkomen normaal.

Stap 5: Standaardiseer verbeteringen om definitieve SOP's vast te stellen en consistentie te garanderen

Als je eenmaal hebt bewezen dat een verbetering echt werkt, moet je ervoor zorgen dat deze ook blijft. Dit betekent dat je het nieuwe proces duidelijk moet documenteren, zodat iedereen precies weet hoe je dingen op de juiste manier moet doen. 

Maak standaard operationele procedures en zorg ervoor dat je team er toegang toe heeft wanneer ze richtlijnen nodig hebben. Het doel hier is om te voorkomen dat je terugvalt in oude gewoonten. 

Als verbeteringen niet goed gedocumenteerd en gestandaardiseerd zijn, doen teams vaak dingen zoals ze altijd hebben gedaan. Maak je succesvolle veranderingen onderdeel van de normale routine en begin de hele cyclus opnieuw om het volgende verbeterpunt te vinden.

Continue verbetering is een kernprincipe van de Agile-methodologie, en Jira is ontworpen voor Agile-teams. Met backlogs en sprints kun je grote projecten verdelen in kleinere onderdelen. Met Scrum- of Kanban-borden kun je die projecten indelen in nog beter beheersbare segmenten. 

Er zijn verschillende issuetypen binnen Jira, zoals bugs, taken en subtaken, die voldoen aan uiteenlopende projectbehoeften. Met aanpasbare workflows kun je Jira koppelen aan jouw unieke workflow, terwijl inzichten in realtime je een beter inzicht geven in snelheid, productiviteit en andere statistieken.

Je kunt zelfs gegevens van platforms van derden rechtstreeks in Jira importeren, zodat je een volledig overzicht hebt van relevante gegevens en informatie van andere systemen waar je team van afhankelijk is. 

Wil je meer weten over hoe Jira je kan helpen te concentreren op continue verbetering en de nodige veranderingen aan te brengen om flexibel te blijven? Probeer Jira-scrumborden vandaag nog uit.

Wat zijn er voor best practices voor continue verbetering?

Er zijn verschillende manieren om continue verbetering te laten werken voor je bedrijf. Best practices zijn bijvoorbeeld:

• Constant communiceren

• Voordelen vastleggen en valideren

• Je concentreren op statistieken die van invloed zijn op je bedrijf

• Ideeën voor verbetering vastleggen

• Een ideeëntrechter gebruiken

• Wekelijkse beoordelingen uitvoeren voor projecten

Ervoor zorgen dat iedereen betrokken is, is een goede manier om in de loop der tijd continue verbetering te behouden. Je kunt nieuwe werknemers trainen in continue verbetering en een programma voor continue verbetering gebruiken om werknemers in staat te stellen om hogerop te komen in hun carrière.

Wat is een voorbeeld van continue verbetering?

Amazon is een van de beste voorbeelden van continue verbetering in de branche. Amazon heeft de lean-methodologie gebruikt om magazijnen te optimaliseren en het verzendproces te vereenvoudigen. Het bedrijf heeft ook een unieke aanpak die gericht is op klanttevredenheid op de lange termijn in plaats van winst op de korte termijn.

Apple voert uitgebreid gebruikersonderzoek uit om erachter te komen wat mensen wel en niet leuk vinden aan Apple-producten. Dit onderzoek helpt om Apple-producten voortdurend te verbeteren door nieuwe functies toe te voegen. Dit zorgt ervoor dat Apple een topnaam blijft op het gebied van technologie.

Wat is het belangrijkste doel van continue verbetering?

Het belangrijkste doel van continue verbetering is om je bedrijf te transformeren door middel van kleine stapsgewijze veranderingen. Dit verbetert de betrokkenheid van werknemers en verbetert de productiviteit, efficiëntie en klanttevredenheid. Als je denkt dat je er altijd ruimte voor groei is, kun je nieuwe groeimogelijkheden ontdekken en je bedrijf verbeteren.