Mehr über Zeiterfassungssoftware erfahren
Was ist Zeiterfassungssoftware?
Zeit ist eine wertvolle Ressource für jedes Unternehmen, aber viele Firmen haben kein starkes Verständnis dafür, wie jeder Mitarbeiter seine Zeit verbringt. Zeiterfassungssoftware hilft, dieses Problem zu lösen, indem sie den Prozess der Zeiterfassung automatisiert, die Mitarbeiter für bestimmte Projekte oder Aufgaben aufwenden, und Daten bereitstellt, die über typische Stundenzettel hinausgehen. Aus diesen Daten können Unternehmen Analysetools nutzen, um Einblicke in verschiedene Aspekte ihrer Abläufe zu gewinnen, wie z.B. welche Aufgaben die Mitarbeiter am meisten Zeit kosten, welche Teammitglieder die Kapazität haben, zusätzliche Verantwortungen zu übernehmen, oder welche Projekte für das Unternehmen am profitabelsten sind. Diese Daten können für Unternehmen jeder Größe nützlich sein, von großen Unternehmen bis hin zu kleinen Betrieben.
Diese Lösungen vereinfachen auch die Buchführung, indem sie die Zeiteinträge der Mitarbeiter nahtlos in Gehaltssysteme und Stundenzettel übertragen, was es effizienter macht, detaillierte Rechnungen für Kunden zu erstellen. Während eine genaue Zeiterfassung besonders wichtig für Unternehmen ist, die darauf angewiesen sind, ihren Kunden abrechenbare Stunden in Rechnung zu stellen – wie Anwaltskanzleien, Buchhalter, Bauunternehmer oder Kreativagenturen – können diese Produkte für Unternehmen in einer Vielzahl von Branchen nützlich sein.
Was sind die häufigsten Funktionen von Zeiterfassungssoftware?
Die folgenden sind einige Kernfunktionen innerhalb von Zeiterfassungssoftware, die Benutzern helfen können, die Zeiterfassung der Mitarbeiter zu automatisieren:
Aufgabentimer: Im Zentrum der Zeiterfassungssoftware steht die Fähigkeit, zu überwachen, wie viel Zeit ein Mitarbeiter für eine bestimmte Aufgabe aufwendet. Benutzer richten Aufgaben ein, die beschreiben, woran sie arbeiten, und klicken dann, um den Timer zu aktivieren, während sie an einer bestimmten Aufgabe arbeiten, den Timer zu pausieren oder die Aufgabe bei Bedarf zu ändern. Einige Produkte erlauben es Benutzern, Stunden nach Abschluss einer Aufgabe einzugeben, anstatt sie in Echtzeit zu verfolgen.
Projektmanagement: Zusätzlich zur Verfolgung einzelner Aufgaben ermöglichen Zeiterfassungsprodukte den Benutzern, die auf größeren Projekten verbrachte Zeit zu verfolgen, die oft mehrere diskrete Aufgaben umfassen. Die Verfolgung auf Projektebene ermöglicht es Vorgesetzten, Projektbudgets zu überwachen, den Fortschritt in Richtung Abschluss eines Projekts zu verfolgen und Zeitpläne vorherzusagen. Anpassbare Tarife ermöglichen es Unternehmen, die auf abrechenbare Stunden angewiesen sind, unterschiedliche Tarife für Aufgaben festzulegen, je nachdem, welche Art von Arbeit geleistet wird oder zu welchem Projekt die Aufgabe gehört.
Zeituhr: Für Unternehmen, die nur die allgemeinen Arbeitszeiten der Mitarbeiter erfassen möchten, enthalten einige Produkte eine digitale Zeituhr, die es den Mitarbeitern ermöglicht, sich ein- und auszustempeln, um ihre gesamten Arbeitsstunden für jeden Tag zu erfassen. Dies verhindert, dass Mitarbeiter Stundenzettel manuell ausfüllen, und hilft ihnen, die Zeit automatisch zu erfassen. Für ein kleines Unternehmen mit begrenzten HR-Ressourcen kann es auch die Effizienz bei der Führung genauer Gehaltsabrechnungen erhöhen.
Anwendungsbasierte Verfolgung: Einige Zeiterfassungsprodukte können erkennen, welches Softwareprogramm oder welche Website ein Benutzer derzeit auf seinem Gerät verwendet, und automatisch einen Timer für eine bestimmte Aufgabe starten. Diese automatische Zeiterfassungsfunktionalität hilft, das häufige Problem zu reduzieren, dass Mitarbeiter vergessen, den Timer zu starten, was zu weniger genauen Zeitaufzeichnungen führt.
Anpassbare Berichte: Einer der größten Vorteile von Zeiterfassungssoftware ist die Fähigkeit, eine Vielzahl von Berichten zu erstellen, die auf den von den Mitarbeitern eingegebenen Zeitdaten basieren. Grundlegende Berichte umfassen Zusammenfassungen der auf verschiedenen Projekten verbrachten Zeit auf täglicher, wöchentlicher oder monatlicher Basis. Manager können diese Berichte in der Regel anpassen, basierend auf dem Detaillierungsgrad, den sie sehen möchten, einschließlich Aufschlüsselungen der auf spezifische Aufgaben innerhalb eines Projekts gebuchten Stundenzettelstunden. Weitere Beispiele sind Berichte, die die Arbeitszeit pro Mitarbeiter analysieren und zeigen, zu welchen Tageszeiten oder Wochentagen die Mitarbeiter am meisten arbeiten. Einige Plattformen bieten die Möglichkeit, diese Berichte zu automatisieren und Manager regelmäßig per E-Mail zu erhalten.
Automatisierte Erinnerungen: Eine häufige Quelle der Frustration bei Zeiterfassungssoftware ist, dass Mitarbeiter vergessen, ihre Stundenzettel einzureichen oder ihre Arbeitsstunden zu erfassen. Um Manager davor zu bewahren, ihre Mitarbeiter ständig um aktualisierte Zeitprotokolle zu bitten, bieten viele Produkte automatisierte E-Mail-Erinnerungen an, die gesendet werden, wenn Mitarbeiter es versäumen, die erforderliche Anzahl von Arbeitsstunden für einen bestimmten Zeitraum zu protokollieren.
Projektdashboard: Für eine aktualisierte Ansicht darüber, wie ein Projekt voranschreitet, bieten Projektdashboards Managern eine Möglichkeit, diese Einblicke auf einem einzigen Bildschirm zu gewinnen. Diese Dashboards können eine Vielzahl von Metriken anzeigen, einschließlich der Anzahl der Arbeitsstunden, die Mitarbeiter für das Projekt aufgewendet haben, wie viel vom Budget des Projekts bereits verbraucht wurde und ob ein Projekt im Zeitplan liegt, um bis zu seinem Stichtag abgeschlossen zu werden.
Team-Dashboard: Dashboards, die zeigen, wie viel Zeit jedes Teammitglied gearbeitet hat und woran jede Person ihre Zeit verbracht hat, sind nützlich, um festzustellen, welche Mitarbeiter die Kapazität haben, zusätzliche Projekte zu übernehmen, und welche möglicherweise Gefahr laufen, auszubrennen.
Rechnungserstellung: Einer der Hauptgründe, warum Unternehmen Software zur Zeiterfassung verwenden, ist die Möglichkeit, diese Informationen einfach zur Abrechnung von Kunden zu nutzen. Die Rechnungsfunktionalität nimmt automatisch detaillierte Stundenzettel-Daten und organisiert sie in eine Rechnung, die Unternehmen exportieren und zur Abrechnung an Kunden senden können. Für Produkte, die kein Rechnungswerkzeug in die Plattform integriert haben, besteht oft die Möglichkeit, die Rohzeiteinträge in ein Rechnungswerkzeug zu exportieren.
Mobile App: Während viele Unternehmen auf eine Desktop-App oder Web-App für Zeiterfassungssoftware angewiesen sind, ist eine wichtige Funktion für Unternehmen, die Remote-Mitarbeiter oder im Außendienst tätige Mitarbeiter haben, eine mobile App, die es den Mitarbeitern ermöglicht, die Zeit zu erfassen, egal wo sie sich befinden. Diese Apps synchronisieren oft Zeiteinträge über Geräte hinweg, sodass Mitarbeiter von einem Gerät zum anderen wechseln können. Standortbasierte Verfolgungsfunktionen in mobilen Apps, einschließlich Geofencing-Funktionen, ermöglichen es Managern, nicht nur zu sehen, wann Mitarbeiter arbeiten, sondern auch, wo sie sich befinden, was Unternehmen helfen kann, Mitarbeiter an verschiedenen Einsatzorten einzusetzen.
Was sind die Vorteile von Zeiterfassungssoftware?
Erhöhte Produktivität: Zeiterfassungslösungen helfen Unternehmen, die Arbeitskapazität eines Unternehmens oder Teams zu optimieren, indem sie Einblicke in die Arbeit der Mitarbeiter auf Stundenbasis bieten. Mithilfe dieser Daten können Teams nicht wesentliche Aufgaben identifizieren und Projekte, Zeitpläne und Fristen neu priorisieren. Zeiterfassungssoftware wird oft in Verbindung mit Aufgabenmanagement-Tools verwendet, um festzustellen, welche Aufgaben wesentlich sind und welche zurückgelassen werden sollten. Zu wissen, wie viel Zeit Mitarbeiter für ihre Aufgaben aufwenden, kann Managern auch helfen, Projekte neu zuzuweisen, je nachdem, welche Mitarbeiter die Kapazität haben, mehr Arbeit zu übernehmen. Auf individueller Ebene bietet ein Zeiterfassungstool den Mitarbeitern die Möglichkeit, Verantwortung für ihre Arbeitslasten zu übernehmen. Einige Unternehmen könnten ein Zeiterfassungstool als Anreiz für Boni implementieren, wodurch ein Gefühl der Dringlichkeit und des Engagements für Aufgaben entsteht. Diese Lösungen helfen Mitarbeitern, realistische Ziele zu setzen und sie rechtzeitig zu erreichen, was die Produktivität und das Zeitmanagement verbessert.
Verbesserte Planung für zukünftige Projekte: Die Verfolgung, wie viel Zeit Mitarbeiter für Projekte aufwenden, bietet Einblicke in die Zeit und Ressourcen, die für zukünftige Projekte benötigt werden. Es kann schwierig sein, vorherzusagen, wie lange ein Projekt dauern wird, wenn es sich um eine neue Art von Projekt für das Unternehmen handelt oder sich von der Arbeit unterscheidet, die das Unternehmen in der Vergangenheit durchgeführt hat. Die Verfolgung der Zeit, die Mitarbeiter dafür aufwenden, kann Managern helfen, Annahmen über ähnliche Projekte in der Zukunft zu treffen und die Budgetierung und Fristenerstellung zu verbessern. Die Analyse, wie lange vergangene Aufgaben gedauert haben, kann auch einzelnen Mitarbeitern helfen, festzustellen, ob sie die Kapazität für eine bestimmte Aufgabe haben. Integrationen mit Projektmanagement-Tools helfen einem Unternehmen auch, einen ganzheitlichen Überblick über Projektdaten zu gewinnen, die für die Planung zukünftiger Projekte hilfreich sein könnten.
Genauere Kundenabrechnung: Die Implementierung von Zeiterfassungssoftware kann Unternehmen helfen, Angebote und Schätzungen zu verbessern, um eine genaue und faire Abrechnung und Zahlung zu gewährleisten. Bei der Erstellung eines Preisangebots für einen potenziellen Kunden führen diese Lösungen Berichte über verschiedene Arten von Aufgaben aus, um die Dauer für eine genaue Preisgestaltung zu bestimmen. Für laufende Projekte können diese Lösungen alle Aufgaben und die zugewiesenen abrechenbaren Stunden mit klaren Beweisen für die auf jede Aufgabe aufgewendete Zeit verfolgen, was es effizienter macht, eine vollständige Rechnung zu senden, wenn das Projekt abgeschlossen ist. Die Bereitstellung einer Aufschlüsselung der genau auf jede Aufgabe aufgewendeten abrechenbaren Stunden bietet auch Transparenz für den Kunden und schafft Vertrauen, da er mehr Vertrauen haben kann, dass er fair für die geleistete Arbeit berechnet wird. Ein Zeiterfassungstool kann oft mit Abrechnungssoftware integriert werden, um Kunden für die tatsächlich geleistete Arbeit abzurechnen.
Effiziente Gehaltsabrechnungsberichte: So wie ein Zeiterfassungstool den Prozess der Abrechnung von Kunden vereinfacht, verbessert es auch die Effizienz der eigenen Gehaltsabrechnung des Unternehmens. Zeiterfassungssoftwareprodukte helfen zu bestimmen, wie viel Stundenarbeiter bezahlt werden sollten, unabhängig davon, ob sie Vollzeitmitarbeiter oder Freiberufler sind. Diese Tarife können je nach Rolle des Mitarbeiters oder der Art der Arbeit, die sie leisten, variieren. Diese Lösungen können auch den Urlaub, die Überstunden und die Abwesenheitszeiten der Mitarbeiter verfolgen.
Wer nutzt Zeiterfassungssoftware?
Unternehmensführung: Zu wissen, wie viel Zeit Teams für verschiedene Aufgaben oder Projekte aufwenden, kann den Führungskräften der Organisation helfen, strategische Entscheidungen über die Budgetierung von Ressourcen zu treffen und ob sie ihre strategischen Pläne anpassen müssen. Zum Beispiel kann Zeiterfassungssoftware helfen, zu identifizieren, welche Arten von Projekten oder Aktivitäten am profitabelsten sind, was die Führungskräfte dazu ermutigen könnte, die Arten von Kunden zu ändern, die sie anstreben. Die Sichtbarkeit der Arbeitslasten der Mitarbeiter kann den Führungskräften auch helfen, festzustellen, ob sie Mitarbeiter in verschiedene Teams einteilen oder zusätzliche Mitarbeiter einstellen müssen.
Projektmanager: Für einzelne Teams sind Projektmanager häufige Nutzer von Zeiterfassungstools. Dashboards, die den aktuellen Status von Projekten und die auf verschiedene Aufgaben aufgewendete Zeit der Mitarbeiter anzeigen, können denjenigen, die für das Projektmanagement verantwortlich sind, helfen, festzustellen, ob sie Anpassungen am Umfang eines Projekts oder an den daran arbeitenden Teammitgliedern vornehmen müssen. Daten aus vergangenen Projekten können Projektmanagern auch helfen, Fristen und Budgets für zukünftige Projekte genau vorherzusagen.
Mitarbeiter: Die eigentliche Zeiterfassung obliegt den einzelnen Mitarbeitern. Sie sind dafür verantwortlich, den Software-Timer zu starten, wenn sie an einer bestimmten Aufgabe arbeiten (oder ein automatisiertes System den Timer für sie starten zu lassen) und dann die Aufgabe zu wechseln, wenn sie an etwas anderem arbeiten. Manager können dann die von den Mitarbeitern erfassten Zeitdaten nutzen, um Gespräche über Arbeitslasten und Fortschritte bei Projekten zu führen.
Freiberufler: Ähnlich wie die Mitarbeiter eines Unternehmens würden Freiberufler einen Zeiterfasser verwenden, um zu überwachen, wie viel Zeit sie für Projekte aufwenden. Freiberufler werden oft pro Projekt oder pro Stunde bezahlt, daher ist es wichtig, die auf ein Projekt aufgewendete Arbeit für eine genaue Kundenabrechnung zu verfolgen.
Was sind die Alternativen zur Zeiterfassungssoftware?
Alternativen zur Zeiterfassungssoftware können diese Art von Software entweder teilweise oder vollständig ersetzen:
Tabellenkalkulationssoftware: Anstatt die Zeiterfassungssoftware automatisch Daten über die auf verschiedene Aufgaben und Projekte aufgewendete Zeit der Mitarbeiter erfassen und organisieren zu lassen, verlassen sich einige Unternehmen auf Tabellenkalkulationen, um diese Informationen zu organisieren. Tabellenkalkulationen sind gängige Softwareprodukte, auf die die meisten Unternehmen Zugriff haben, und sie sind schon lange genug im Einsatz, dass viele Mitarbeiter wahrscheinlich mit ihrer Verwendung vertraut sind. Sie fehlen jedoch die Automatisierung, die in der Zeiterfassungssoftware vorhanden ist, was die Benutzer dazu zwingt, manuell zu überwachen, wie viel Zeit sie für Projekte aufwenden, und diese Informationen dann manuell in eine Tabelle einzugeben. Das Teilen dieser Informationen und das Erstellen von Berichten ist auch schwieriger als mit Zeiterfassungssoftware.
Aufgabenmanagement-Software: Für Unternehmen, die eine Lösung zur Verwaltung der Aufgaben benötigen, die größere Projekte ausmachen, aber nicht unbedingt wissen müssen, wie lange jede Aufgabe gedauert hat, sind Aufgabenmanagement-Tools eine gute Option. Diese Produkte erstellen To-Do-Listen für Mitarbeiter mit Fristen und Details zu Aufgaben, die auch an größere Teamprojekte oder Ziele angehängt werden können. Während diese Lösungen effektive Möglichkeiten sind, ein facettenreiches Projekt zu verwalten und den Fortschritt verschiedener Aktivitäten zu verfolgen, fehlt ihnen in der Regel die Fähigkeit der Zeiterfassungssoftware, zu überwachen, wie lange jede Aufgabe dauert, und analytische Berichte basierend auf diesen Zeitdaten zu erstellen. Abhängig von den Zeiterfassungsbedürfnissen eines Unternehmens könnte das ausreichend sein.
Software im Zusammenhang mit Zeiterfassungssoftware
Verwandte Lösungen, die zusammen mit Zeiterfassungssoftware verwendet werden können, umfassen:
Projektmanagement-Software: Diese Lösungen unterstützen Manager, Teamleiter und Mitarbeiter bei der Verwaltung von Teamzielen, Projekten und Aufgaben. Die Integration mit Zeiterfassungslösungen bietet Managern die Daten, die sie benötigen, um realistische Ziele und Fristen zu setzen.
Business Instant Messaging Software: Integrationen mit Messaging-Plattformen bieten eine größere Sichtbarkeit für die von der Zeiterfassungssoftware gesammelten Zeitdaten. Diese Business-Instant-Messaging-Integrationen können Zeiterfassungsdaten abrufen, um zu zeigen, wie lange Mitarbeiter an Aufgaben arbeiten, oder Berichte basierend auf den Zeitdaten anzeigen.
Buchhaltungssoftware: Die Integration von Zeiterfassungs- und Buchhaltungssoftware bietet genaue und wiederkehrende Rechnungsstellung, Ausgabenverfolgung und Gehaltsabrechnungslösungen.
Analyseplattformen: Auch bekannt als Business Intelligence (BI)-Plattformen, bieten diese Lösungen Unternehmen Einblicke in die Daten ihres Unternehmens. Die Integration von BI-Plattformen mit Zeiterfassungssoftware hilft Unternehmen, Daten darüber zu analysieren, wie Mitarbeiter ihre Zeit verbringen.
Herausforderungen mit Zeiterfassungssoftware
Softwarelösungen können ihre eigenen Herausforderungen mit sich bringen.
Wahrnehmung durch Mitarbeiter: Wie Zeiterfassungslösungen von Mitarbeitern wahrgenommen werden, hängt stark davon ab, wie Manager sie implementieren und nutzen. Zeiterfassungslösungen sind eine transparente Methode, um Menschen für ihre Arbeitszeiten verantwortlich zu machen, ohne dass ein Manager ständig ein Auge auf sie hat. Sie können jedoch auch von Mitarbeitern als Ausdruck eines Mangels an Vertrauen seitens der Manager wahrgenommen werden, dass die Mitarbeiter hart arbeiten und so effizient wie möglich sind. Angenommen, die Zeitdaten werden nicht zur Abrechnung von Kunden verwendet, könnten sich die Mitarbeiter fragen, warum es wichtig ist, wenn ein bestimmtes Projekt länger als erwartet gedauert hat, solange sie es abgeschlossen haben. Umgekehrt hat Zeiterfassungssoftware das Potenzial, mehr Vertrauen zwischen Managern und Teammitgliedern zu fördern. Manager verwenden manchmal Zeiterfassungsdaten, um Gespräche darüber zu führen, ob Mitarbeiter zu viel Zeit mit weniger wichtigen Aufgaben verbringen oder wie gut der Mitarbeiter seine bestehende Arbeitslast verwaltet. Dies sendet die Botschaft, dass Manager Partner sein möchten, um den Mitarbeitern zu helfen, so produktiv wie möglich zu sein, während sie gleichzeitig sicherstellen, dass ihre Arbeit langfristig nachhaltig ist. Auf individueller Ebene kann Zeiterfassungssoftware das Zeitmanagement der Mitarbeiter verbessern, wenn sie Zeiterfassungsdaten nutzen, um Zeitverschwendung bei weniger wichtigen Aufgaben zu identifizieren.
Messung der Produktivität für bestimmte Rollen: Zeiterfassungssoftware ist nicht für alle Arten von Jobs anwendbar, einschließlich Vertriebs- und einiger kreativer und Marketingrollen. In Positionen, die nicht stark von konstantem Output abhängen, könnte ein Zeiterfassungstool nicht das beste Feedback bieten. Manager müssen beurteilen, wie sie am besten Mitarbeiter verwalten, die nicht auf einen engen Zeitplan mit kontinuierlicher Aufgabenabwicklung angewiesen sind.
Implementierung: Wenn ein Unternehmen von einem sehr entspannten System der Zeiterfassung zur Verwendung von Zeiterfassungssoftware übergeht, könnten die Mitarbeiter zögern, sie zu verwenden. Mitarbeiter, die nicht daran gewöhnt sind, Zeiterfassungssoftware zu verwenden, könnten vergessen, den Timer zu starten oder zu stoppen, wenn sie die Aufgaben wechseln, was es schwierig machen kann, genaue Schätzungen darüber zu erhalten, wie viel Zeit jede Aufgabe in Anspruch nimmt. Darüber hinaus könnten die Mitarbeiter, wenn die Benutzeroberfläche der Software nicht benutzerfreundlich ist, langsam sein, sie in ihre tägliche Routine zu integrieren.
Welche Unternehmen sollten Zeiterfassungssoftware kaufen?
Die Daten, die Zeiterfassungssoftware über die Arbeit der Mitarbeiter liefert, können für Unternehmen in einer Vielzahl von Branchen von Vorteil sein. Bestimmte Arten von Unternehmen können jedoch besonders von Zeiterfassungssoftware profitieren:
Anwaltskanzleien: Die Abrechnung ist ein wesentlicher Bestandteil des Betriebs einer Anwaltskanzlei, da Anwälte in der Regel nach Stunden bezahlt werden, die je nach Anwalt oder Art der Arbeit variieren. Eine genaue Aufzeichnung darüber, wie Anwälte ihre Zeit verbringen, verbessert die Effizienz der Rechnungsstellung an Kunden erheblich.
Buchhaltungsfirmen: Während Buchhaltungsfirmen manchmal Pauschalgebühren für Projekte berechnen, ist es üblich, dass Firmen ihren Kunden einen Stundensatz für ihre Dienstleistungen berechnen. Wie Anwaltskanzleien variieren auch Buchhaltungspraxen ihre Tarife je nach Seniorität der Mitarbeiter, sodass Zeiterfassungssoftware diesen Unternehmen helfen kann, genaue Aufzeichnungen zu führen.
Kreativagenturen: Genaue Mitarbeiterzeitdaten helfen Kreativagenturen zu sehen, wie viel Zeit verschiedene Aufgaben in Anspruch nehmen, und ermöglichen es ihnen, Budgets und Zeitpläne für Projekte besser vorherzusagen. Dies bedeutet, dass Agenturen Kunden mit genaueren Schätzungen für die Fertigstellungszeit und das Budget eines Projekts ansprechen können. Am Ende kann die Zeiterfassung genaue Rechnungen generieren.
Technologie- und IT-Dienstleistungen: Arbeiter im Technologiebereich müssen oft abrechenbare Stunden für bestimmte Projekte erfassen, wie z.B. Webdesign oder App-Entwicklung. IT-Berater müssen oft zu Kundenstandorten reisen und aufzeichnen, welche Arbeiten sie erledigen und wie lange es dauert. Zeiterfassungssoftware kann den Prozess der Verfolgung dieser Aktivitäten vereinfachen.
Wie kauft man Zeiterfassungssoftware?
Anforderungserhebung (RFI/RFP) für Zeiterfassungssoftware
Es gibt viele Aspekte zu berücksichtigen, wenn man sich entscheidet, Zeiterfassungssoftware in einem Unternehmen oder einer Abteilung zu implementieren. Jedes Unternehmen und Team hat einzigartige Bedürfnisse und muss einige oder alle der folgenden Punkte berücksichtigen: Unternehmensgröße und Anzahl der Teammitglieder, Onboarding-Prozess, Softwarekosten, Kundenunterstützungsoptionen des Anbieters, erforderliche Informationen für eine genaue Zeiterfassung, mobile Kompatibilität und Anpassungsmöglichkeiten.
Vergleich von Zeiterfassungssoftware-Produkten
Erstellen Sie eine Longlist
Eine erste Liste potenzieller Zeiterfassungslösungen sollte alle Produkte enthalten, die die grundlegenden Funktionsanforderungen des Unternehmens erfüllen. Zu diesem Zeitpunkt sollten Käufer nur versuchen, ein Gefühl für die Optionen zu bekommen, die zumindest die wesentlichen Bedürfnisse erfüllen, wie z.B. die Möglichkeit, die Zeit für verschiedene Aufgaben zu erfassen und eine Vielzahl von Analyseberichten zu erstellen.
Erstellen Sie eine Shortlist
Nachdem eine Longlist erstellt wurde, ist es an der Zeit, jedes Produkt genauer zu betrachten, um festzustellen, ob es den Bedürfnissen der Mitarbeiter und Manager des Unternehmens entspricht. Dies sollte die Bewertung zusätzlicher Funktionen jedes Produkts über die als wesentlich identifizierten hinaus umfassen, um festzustellen, ob diese zusätzliche Funktionalität den Prozess der Verfolgung von Mitarbeiteraufgaben weiter automatisieren würde.
Führen Sie Demos durch
Wenn es an der Zeit ist, Verkäufer für eine Demo zu kontaktieren, sollten Käufer ein Gefühl für die Funktionen jedes Produkts haben und bereit sein, zu bewerten, wie gut diese Funktionen funktionieren. Ein wichtiger Aspekt, den man während der Demo von Zeiterfassungssoftware berücksichtigen sollte, ist die Benutzerfreundlichkeit, da Mitarbeiter eher genaue Zeitaufzeichnungen führen, wenn die Benutzeroberfläche der Software intuitiv ist. Käufer müssen berücksichtigen, wie viele Klicks es braucht, um eine Aufgabe zu starten oder zu einer neuen Aufgabe zu wechseln, und ob die Software einige dieser manuellen Schritte automatisieren kann, z.B. indem sie automatisch bestimmt, welches Softwareprogramm ein Mitarbeiter verwendet und die Zeit entsprechend erfasst. Demos können auch hilfreich sein, um die Arten von Berichten zu bewerten, die Zeiterfassungssoftware generieren kann, da detaillierte Berichte oft nicht auf öffentlich zugänglichen Produktwebsites verfügbar sind. Berichte sollten anpassbar, relativ einfach zu erstellen sein und eine Vielzahl von Zeitmetriken anzeigen, die Manager in ihre strategischen Planungsprozesse einbeziehen können.
Auswahl von Zeiterfassungssoftware
Wählen Sie ein Auswahlteam
Bei der Auswahl einer Zeiterfassungslösung ist es wichtig, alle relevanten Interessengruppen einzubeziehen, die das Produkt verwenden könnten, um sicherzustellen, dass das Produkt ausgewählt wird, das die Bedürfnisse aller erfüllt. Dazu gehören wahrscheinlich Manager oder Projektmanager, die für die Analyse der von den Mitarbeitern aufgewendeten Zeit für verschiedene Aufgaben und die entsprechenden Entscheidungen verantwortlich wären. Es könnte auch die Unternehmensführung umfassen, wenn Führungskräfte der C-Ebene Zeiterfassungsdaten verwenden, um größere Prioritäten für das Unternehmen zu setzen.
Verhandlung
Nachdem man sich auf ein bevorzugtes Produkt konzentriert hat, ist es an der Zeit, ein Preispaket zu verhandeln. Käufer müssen das Preismodell der Software berücksichtigen, z.B. ob der Verkäufer eine feste monatliche Gebühr erhebt oder, häufiger, eine Gebühr basierend auf der Anzahl der benötigten Benutzerlizenzen berechnet. Käufer sollten auch beachten, ob sie verhandeln können, um mehr Benutzerlizenzen zu einem Paket hinzuzufügen, das ansonsten ihren Bedürfnissen entspricht. Sie könnten auch in Betracht ziehen, einen Rabatt im Austausch für die Unterzeichnung eines mehrjährigen Vertrags zu verhandeln.
Endgültige Entscheidung
Die endgültige Entscheidung sollte bei den wahrscheinlichsten Nutzern der Software liegen, wie z.B. Managern und ihren Mitarbeitern. Alle Parteien sollten berücksichtigen, ob die Software den Prozess der Verfolgung der für Aufgaben aufgewendeten Zeit wahrscheinlich vereinfachen wird.
Was kostet Zeiterfassungssoftware?
Moderne Zeiterfassungssoftware ist in der Regel cloudbasiert und wird nach einem SaaS-Modell bepreist. Viele Verkäufer berechnen ihren Kunden eine monatliche Gebühr basierend auf der Anzahl der benötigten Lizenzen für ihr Unternehmen. Einige Anbieter von Zeiterfassungssoftware bieten eine kostenlose Version ihres Produkts mit Einschränkungen wie einer begrenzten Anzahl von Lizenzen oder grundlegenderen Zeiterfassungsfunktionen an.
Return on Investment (ROI)
Bei der Betrachtung des ROI für Zeiterfassungssoftware sollten Unternehmen berücksichtigen, wie viel Zeit sie durch die Automatisierung des Prozesses der Überwachung, wie Mitarbeiter ihre Zeit verbringen, einsparen. Sie sollten auch berücksichtigen, inwieweit Zeiterfassungssoftware dem Unternehmen hilft, effizienter und profitabler zu sein, indem sie die wesentlichen Mitarbeiteraufgaben aufdeckt und die Arbeit auf diese Aufgaben neu fokussiert.
Implementierung von Zeiterfassungssoftware
Wie wird Zeiterfassungssoftware implementiert?
Zeiterfassungssoftware ist in der Regel cloudbasiert, obwohl einige Anbieter Produkte anbieten, die Daten lokal speichern können.
Wer ist für die Implementierung von Zeiterfassungssoftware verantwortlich?
In der Regel sind alle Interessengruppen in einem Unternehmen, die an der Erfassung der Mitarbeiterzeit oder der Analyse von Zeiterfassungsdaten beteiligt sind, an der Implementierung beteiligt. Dazu gehören Unternehmensleiter, Projektmanager und einzelne Mitarbeiter. Vertreter des Anbieters der Zeiterfassungssoftware unterstützen in der Regel auch bei der Implementierung.
Wie sieht der Implementierungsprozess für Zeiterfassungssoftware aus?
Die Implementierung besteht darin, die App auf den Geräten zu installieren, die Mitarbeiter zur Zeiterfassung verwenden werden, und die Software so zu konfigurieren, dass sie mit dem Arbeitsablauf des Käufers funktioniert. Anbieter von Zeiterfassungssoftware helfen Unternehmen auch bei der Einrichtung von Integrationen mit anderen Softwareprodukten, wie z.B. Buchhaltungssoftware, Ausgabenmanagementsoftware und Kalendersoftware.
Trends in der Zeiterfassungssoftware
Remote-Arbeit
Da Remote-Arbeit immer häufiger wird, passen sich Anbieter von Zeiterfassungssoftware an. Die von Zeiterfassungssoftware generierten cloudbasierten Daten helfen Managern, Einblicke in die Aktivitäten ihrer Teammitglieder zu gewinnen, ohne ständig nach Updates fragen zu müssen. Plattformen bauen zunehmend die Fähigkeit ein, dass Benutzer Daten über Geräte hinweg synchronisieren und Zeit mit mobilen Apps erfassen können, was mehr Flexibilität für Mitarbeiter bietet, die sich in unterschiedlichen Umgebungen befinden. Standortbasierte Zeiterfassung bietet Unternehmen auch eine weitere Datenquelle, die sie nutzen können, um zu entscheiden, wie sie ihre Teams einsetzen und die Effizienz maximieren.
