Informationen zur Workflow-Automatisierung und Tipps für den Einstieg

Workflow-Automatisierung ist der Ansatz zur Automatisierung verschiedener Geschäftsprozesse, Aufgaben und Workflows in einem Unternehmen mit minimalem menschlichem Einsatz. Workflow-Automatisierung nutzt Software, um eine Reihe automatisierter Aktionen für Geschäftsprozesse zu erstellen, was Teams hilft, Aufgaben effizient und konsistent auszuführen.

Die Workflow-Automatisierung verwendet eine Aufgabenverwaltungssoftware, um Aufgaben und Informationen zwischen Personen und Systemen auf der Grundlage vordefinierter Regeln und Trigger weiterzuleiten. Wenn zum Beispiel ein System eine Aufgabe als erledigt markiert, kann die Automatisierung sie automatisch an die nachfolgende zugewiesene Person senden und die Dashboards aktualisieren. Das spart Zeit im Vergleich zu manuellen Übergaben und minimiert Fehler.

Für den Einstieg solltest du die folgenden Schritte beachten:

1. Verstehe den aktuellen Workflow, indem du Informationen darüber sammelst, wie Aufgaben zwischen Teams weitergeleitet werden. Versuche, zu verstehen, wie Projekte beginnen, welche Kriterien für die Erledigung einer Aufgabe verwendet werden, was der Arbeitsumfang ist und wie Engpässe entstehen. Finde heraus, welche Auslöser dafür verantwortlich sind, dass Aufgaben beginnen oder sich ändern.

2. Skizziere den Workflow visuell, um Ineffizienzen zu identifizieren. Erstelle einen Entwurf einer Workflow-Gliederung, um die wichtigsten Punkte hervorzuheben. Ermögliche funktionsübergreifenden Teams, zusammenzuarbeiten, um den Entwurf zu verbessern und verschwenderische Praktiken zu ermitteln.

3. Identifiziere Aufgaben, die die Integration von Daten aus anderen Systemen erfordern, und stelle sicher, dass die Workflow-Software diese unterstützt. Erwäge, den Workflow an die Integrationsanforderungen anzupassen, z. B. Aufgaben in kleinere Unteraufgaben aufzuteilen.

4. Befasse dich mit Workflow-Ineffizienzen, einschließlich Kommunikationsausfällen und überfälligen Aufgaben. Beispiele hierfür sind das Hinzufügen von Maßnahmen zur Aufgabenverantwortlichkeit oder die Klärung, welche Systeminformationen fließen sollen.

5. Erstelle den Workflow in einer Workflow-Automatisierungssoftware, beschreibe jede Aufgabe und weise Benutzerrollen zu. Sorge für Transparenz durch Gantt-Diagramme, Prozessübersichten, Kalender usw. – je nachdem, was dein Team braucht.

6. Erstelle automatische Trigger und Aktionen, um wiederkehrende Aufgaben zu optimieren. Passe Automatisierungsvorgänge an individuelle Anforderungen an oder nutze vorgefertigte Optionen.

7. Teste und optimiere den automatisierten Workflow kontinuierlich, um Probleme zu lösen. Lege Leistungskennzahlen und wichtige Leistungsindikatoren fest, um die Effizienz zu überwachen. Nutze Dashboards, um dir einen umfassenden Überblick über Fortschritte und Blocker zu verschaffen.

8. Schule das Team im Umgang mit dem neuen automatisierten Workflow durch praktische Vorführungen. Bereite Teams mit Änderungsmanagementplänen auf Prozessänderungen und Workflow-Optimierungen vor.

Die Workflow-Automatisierung bietet eine Vielzahl von Vorteilen im gesamten Geschäftsbetrieb. Sie verbessert die Effizienz und Produktivität erheblich und sorgt so für kontinuierliche Verbesserung. Hier sind einige wichtige Vorteile der Workflow-Automatisierung:

Höhere Effizienz

Die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben ermöglicht es Mitarbeitern, sich auf strategischere Aufgaben zu konzentrieren, was die Gesamtproduktivität erhöht. Automatisierte Prozesse erledigen Aufgaben schneller und können rund um die Uhr laufen, was die Effizienz deutlich erhöht.

Reduzierung von Fehlern

Automatisierte Workflows minimieren menschliche Fehler, indem sie eine konsistente Aufgabenausführung nach vordefinierten Regeln sicherstellen. Das führt zu einer höheren Genauigkeit bei Aufgaben wie Dateneingabe, Berechnungen und Verarbeitung. Sie reduzieren auch den Zeitaufwand und die Ressourcen für die Korrektur von Fehlern.

Tools für die Zusammenarbeit

Dein Task-Tracker sollte helfen, die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern zu erleichtern. Er sollte eine Plattform für den Dialog, die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten, Feedback und Koordination bieten. Dadurch wird die Teamarbeit und der allgemeine Projekterfolg verbessert. 

Kosteneinsparungen

Die Automatisierung von Routineaufgaben reduziert den Bedarf an manueller Arbeit. Durch die Minimierung von Fehlern sparen Unternehmen die Kosten, die mit deren Behebung verbunden sind. Die Workflow-Automatisierung optimiert auch die Ressourcenzuweisung.

Verbesserte Zusammenarbeit

Die Workflow-Automatisierung bietet oft Funktionen, die eine kollaborative Arbeitskultur unter den Teammitgliedern fördern, unabhängig von ihrem Standort. Updates in Echtzeit, geteilte Arbeitsbereiche und automatische Benachrichtigungen sorgen dafür, dass alle auf demselben Stand sind. Das verbessert die Teamarbeit und ermöglicht kollaborative Besprechungen.

Skalierbarkeit

Die Workflow-Automatisierung ermöglicht es Unternehmen, mehr Workloads zu bewältigen, ohne entsprechend viele Mitarbeiter einzustellen. Das unterstützt das Unternehmenswachstum, ohne Abstriche bei der Qualität oder Effizienz.

Die Vielseitigkeit der Workflow-Automatisierung zeigt sich in verschiedenen Branchen, darunter: 

Gesundheitswesen: Von der Rationalisierung der Patientenregistrierung mithilfe elektronischer Formulare bis hin zur Automatisierung der Terminplanung und des Medikamentenmanagements – die Workflow-Automatisierung verbessert die Effizienz und Patientenversorgung.

Bankwesen: Die Aufgabenverwaltungssoftware automatisiert die Kreditbearbeitung, verbessert die Betrugserkennung, stellt die Einhaltung von Vorschriften sicher und verbessert den Kundenservice durch eine automatisierte Kontoverwaltung.

Logistik: Rationalisiere Bestellung, Inventar, Transport, Qualitätskontrolle und Dokumentenmanagement.

Einzelhandel: Optimiere die Bestandsverwaltung, die Auftragsabwicklung, den Kundenservice und den Geschäftsbetrieb.

Versicherungen: Rationalisiere Schadensbearbeitung, Underwriting, Compliance, Kundenservice und Betrugserkennung. 

Immobilien: Verbessere die Immobilienverwaltung, das Transaktionsmanagement, das Leadmanagement und Überprüfungsprozesse.

Fertigung: Nutze Workflows, um die Qualitätssicherung sicherzustellen, Produktionsprozesse zu verwalten und die Werkzeugherstellung effizient abzuwickeln.

To get the most out of workflow automation software, consider these best practices:

• Start small and scale gradually: Begin by setting goals for one simple process. As you learn and see results, expand to more complex workflows.

• Involve key stakeholders in the process: Include team members who will use the automated workflows. Their input helps create effective systems and improves adoption.

• Continuously monitor and optimize automated workflows: Regularly check performance and adjust as needed. Track metrics like time saved and user satisfaction to refine your automation.

• Keep a balance between automation and human oversight: Design workflows with points for human review, especially for critical decisions. This ensures automation enhances rather than replaces human judgment.

Die Auswahl des richtigen Tools zur Workflow-Automatisierung ist entscheidend, um die gewünschten Vorteile zu erzielen. Hier sind einige wichtige Funktionen, die bei Workflow-Automatisierungslösungen zu berücksichtigen sind:

Einfache Nutzung

Eine benutzerfreundliche Oberfläche und ein intuitives Design sind wichtig, damit die Mitarbeiter das Tool leicht bedienen können – was eine schnelle Einführung fördert und dafür sorgt, dass sich die Investition schneller auszahlt.

Integrationsmöglichkeiten

Eine nahtlose Integration mit bestehenden Systemen und Anwendungen ist unerlässlich, um einen reibungslosen Datenfluss zwischen verschiedenen Tools und Plattformen sicherzustellen. Sie verhindert auch Datensilos und maximiert automatisierte Arbeitsabläufe.

Anpassbarkeit und Flexibilität

Die Fähigkeit, Arbeitsabläufe an spezifische Geschäftsanforderungen anzupassen, ist entscheidend. Ein flexibles Tool zur Workflow-Automatisierung passt sich an deine individuellen betrieblichen Anforderungen an und stellt so die Ausrichtung auf strategische Ziele sicher.

Skalierbarkeit

Lösungen zur Workflow-Automatisierung sollten das steigende Arbeitsvolumen bewältigen können, wenn dein Unternehmen wächst. Dazu gehört die Unterstützung mehrerer Workflows, Benutzer und Daten, ohne die Leistung oder Zuverlässigkeit zu beeinträchtigen.

Berichterstellung und Analysen

Aufschlussreiche Berichte und Analysen sind unverzichtbar, um die Effizienz von Workflows zu messen. Diese Tools heben Verbesserungsbereiche hervor und ermöglichen datengestützte Entscheidungen durch den Zugriff auf Erkenntnisse in Echtzeit.

Sicherheit

Automatisierungstools müssen über robuste Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und Auditprotokolle verfügen, um unbefugten Zugriff und Datenschutzverletzungen zu verhindern.

Mobiler Zugriff

Der mobile Zugriff wird immer wichtiger, damit die Mitarbeiter produktiv bleiben und Arbeitsabläufe reibungslos ablaufen können, unabhängig vom Standort.

Integration capabilities

Seamless integration with existing systems and applications is vital to ensure smooth data flow between different tools and platforms. It also inhibits data silos and maximizes automated workflows.

Jira’s powerful automation engine integrates seamlessly with various tools like Slack, Teams, Figma, GitHub, and many more, enabling your team to reduce manual tasks and scale operations.

Customization and flexibility

The ability to customize workflows according to specific business needs is crucial. A flexible workflow automation tool adapts to your unique operational requirements, securing alignment with strategic objectives.

Jira workflows enable teams to build custom workflows that reduce friction and enable faster delivery.

Scalability

Workflow automation solutions should handle increasing volumes of work as the business grows. This includes supporting multiple workflows, users, and data without compromising performance or reliability.

Jira’s robust platform is designed to grow with your team, supporting your workflow automation needs as you scale.

Reporting and analytics

Insightful reporting and analytics are indispensable for gauging workflow efficiency. These capabilities highlight areas for improvement and enable data-driven decision-making through access to real-time insights.

Jira provides comprehensive reporting tools to help teams track progress and identify areas for optimization.

Security

Automation tools must have robust security measures such as encryption, access controls, and audit logs to protect against unauthorized access and data breaches.

Jira's robust security measures ensure your data remains protected within the Atlassian Cloud environment. Create and customize permissions with granular control over who can access what through customizable roles. Jira also offers bolstered security safeguards like IP allow listing, ensuring only those from trusted networks can access your instance.

Mobile accessibility

Mobile accessibility is increasingly important. It enables staff to remain productive and progress smoothly in workflows regardless of geographical location.

Jira’s mobile interface is designed for easy viewing and interaction with issues on mobile devices. When accessing Jira from a smartphone, you’re presented with an optimized page version.

With the mobile interface, you can view issues, comments, attachments, issue links, and favorite filters, as well as perform basic operations such as adding comments, watching or voting on issues, and assigning tasks to team members

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