Cách Tô Sáng Giá Trị Trùng Lặp trong Excel

Phương pháp 1: Tô sáng trùng lặp trong Excel bằng Định dạng có điều kiện

Bạn có thể dùng định dạng có điều kiện để xác định các mục trùng lặp trong bảng tính Excel. Cách thực hiện như sau:

• Chọn phạm vi ô bạn muốn kiểm tra.

Chọn phạm vi ô. Hình: Tác giả.

• Vào Home > Conditional Formatting > Highlight Ccells Rules > Duplicate Values.

Chọn tùy chọn Duplicate Values. Hình: Tác giả.

• Một hộp thoại xuất hiện. Từ danh sách thả xuống, chọn cách bạn muốn tô sáng các mục trùng lặp. Ở đây, tôi chọn Green Fill with Dark Green Text.

Áp dụng định dạng. Hình: Tác giả.

• Nhấp OK và xem các giá trị trùng lặp được tô sáng.  

Các giá trị trùng lặp đã được tô sáng. Hình: Tác giả.

Điểm hay nhất của cách này là bạn có thể thấy ngay các mục trùng lặp. Ngay khi bạn nhập dữ liệu mới, Excel sẽ tự động tô màu nếu đó là bản trùng. Dù nhanh và dễ, phương pháp này vẫn có giới hạn cơ bản. Ví dụ, nếu bạn muốn kiểm tra trùng lặp trên nhiều cột hoặc tìm khớp một phần (như chỉ khớp họ), thì cách tô sáng đơn giản này sẽ không hiệu quả. 

Phương pháp 2: Tô sáng trùng lặp trong Excel bằng công thức COUNTIF()

Dưới đây là cách bạn có thể chỉ tô sáng lần xuất hiện thứ hai và các lần sau của giá trị trùng lặp. Lưu ý, phương pháp này sẽ không tính lần xuất hiện đầu tiên.

• Chọn phạm vi ô. 
• Vào thẻ Home > Conditional Formatting > New Rule.

Thiết lập quy tắc mới. Hình: Tác giả.

• Bây giờ, chọn tùy chọn Use a formula to determine which cells to format . Sau đó, trong ô công thức, nhập công thức sau. (Ở đây, A2 là ô đầu tiên trong phạm vi bạn đã chọn.)

=COUNTIF($A$2:$A2,$A2)>1

• Nhấp nút Format để chọn màu tô hoặc màu chữ mong muốn, sau đó chọn OK để áp dụng thay đổi.

Các bước tô sáng trùng lặp. Hình: Tác giả.

Giờ đây, bạn có thể thấy tất cả các ô trùng lặp được tô sáng, ngoại trừ lần xuất hiện đầu tiên.

Các mục trùng lặp đã được tô sáng. Hình: Tác giả.

Giống như Định dạng có điều kiện, công thức sẽ tự động tính lại khi dữ liệu thay đổi và xác định trùng lặp theo thời gian thực. Nhưng điểm nổi bật nhất là bạn có nhiều quyền kiểm soát hơn đối với dữ liệu trùng lặp với phương pháp này. Giả sử bạn chỉ muốn kiểm tra trùng lặp trong các cột cụ thể, hoặc chỉ tính là trùng khi cả tên VÀ email đều khớp. Phương pháp này cho phép bạn làm điều đó bằng cách điều chỉnh công thức.

Phương pháp 3: Tô sáng trùng lặp trong Excel với Power Query

Bạn có thể dùng Power Query để nhập và làm sạch dữ liệu từ nhiều nguồn. Công cụ này đặc biệt hữu ích khi xử lý bộ dữ liệu lớn và thực hiện các tác vụ xử lý dữ liệu nâng cao. Dưới đây là cách bạn có thể dùng nó để tô sáng trùng lặp:

• Chọn một ô hoặc phạm vi ô. 
• Vào thẻ Data > Get & Transform Data > From Table.

Chọn tùy chọn From Table. Hình: Tác giả.

• Một cửa sổ bật lên sẽ xuất hiện. Nếu dữ liệu của bạn có tiêu đề, hãy đảm bảo chọn tùy chọn My table has headers để tránh tính tiêu đề là dữ liệu. Tiếp theo, chọn OK.

Tự động chọn dữ liệu. Hình: Tác giả. 

• Dữ liệu được chọn sẽ hiển thị trong Power Query Editor. Bây giờ, chọn cột bạn muốn kiểm tra trùng lặp.

Power Query Editor. Hình: Tác giả.

• Tiếp theo, trong Power Query Editor, vào thẻ Home > Keep Rows và chọn tùy chọn Keep Duplicates. Tùy chọn này sẽ hiển thị tất cả các hàng trùng lặp của cột đã chọn.

Hiển thị dữ liệu trùng lặp. Hình: Tác giả.

• Nếu bạn muốn xem kết quả trong Excel thay vì Power Query Editor, hãy nhấp Close & Load trong nhóm Close. 

Close & Load. Hình: Tác giả.

Bằng cách này, bạn có thể xem kết quả trong Excel.

Dữ liệu đã được tải vào trang tính Excel. Hình: Tác giả.

Cách tiếp cận này hoạt động tốt với bộ dữ liệu lớn — hàng trăm thậm chí hàng nghìn hàng. Nó cũng hoàn hảo nếu bạn thường xuyên nhận dữ liệu mới và cần kiểm tra trùng lặp thường xuyên. Thay vì lặp lại cùng một công việc, bạn chỉ cần thiết lập một lần, và Power Query sẽ tự động loại bỏ mọi trùng lặp.

Thực Hành Tốt Nhất khi Tô Sáng Trùng Lặp trong Excel

Nếu bạn muốn tô sáng trùng lặp trong Excel, hãy áp dụng một cách tiếp cận có hệ thống để duy trì tính toàn vẹn của dữ liệu. Dưới đây là một số thực hành tốt nhất của tôi mà bạn có thể làm theo:

• Trước khi thực hiện bất kỳ thay đổi nào, luôn sao lưu dữ liệu. Điều này đảm bảo bạn có phương án dự phòng để quay lại.
• Chuẩn hóa tất cả kiểu chữ, khoảng trắng, ngày tháng, số và ký tự đặc biệt để duy trì định dạng nhất quán.
• Thiết lập quy tắc xác thực dữ liệu, bao gồm danh sách thả xuống, thông báo cảnh báo, trường bắt buộc, phạm vi giá trị và quy trình được lập thành tài liệu để ngăn trùng lặp ngay từ điểm nhập liệu.

Xử Lý Sự Cố Thường Gặp Về Trùng Lặp trong Excel

Ngay cả với phương pháp đúng, bạn vẫn có thể gặp một vài thách thức khi tô sáng trùng lặp. Dù các hàm sau không bắt buộc để tìm trùng lặp, biết chúng có thể giúp bạn khắc phục các vấn đề thường gặp.

Không tô sáng được trùng lặp

Đôi khi, các giá trị có tên giống hệt không được tô sáng do ký tự ẩn hoặc khoảng trắng thừa. Để giải quyết, hãy dùng kết hợp các hàm TRIM() và CLEAN(). TRIM() sẽ xóa khoảng trắng không cần thiết ở đầu, cuối và giữa văn bản, còn CLEAN() sẽ loại bỏ các ký tự không in được. 

Phân biệt chữ hoa/thường

Excel phân biệt chữ hoa và chữ thường. Nó coi các chữ cái hoa và thường là ký tự khác nhau, chẳng hạn DATACAMP, DataCamp, Datacamp và datacamp, nên chúng sẽ được coi là các mục khác nhau. Để xử lý, bạn có thể dùng các hàm UPPER(), LOWER() và PROPER(). Cụ thể từng hàm như sau:

• UPPER() chuyển văn bản thành chữ hoa. 

• LOWER() chuyển văn bản thành chữ thường.

• PROPER() viết hoa chữ cái đầu của mỗi từ.

Tổng Kết

Kiểm tra trùng lặp thường xuyên giúp duy trì tính toàn vẹn dữ liệu và ngăn lỗi phân tích. Dù Excel có nhiều cách để tô sáng trùng lặp, tôi khuyến khích bạn thử nghiệm các phương pháp khác nhau để tìm ra cách phù hợp nhất với nhu cầu của mình.

Nếu bạn muốn củng cố thêm chuyên môn xử lý dữ liệu, hãy xem khóa học Data Analysis in Excel và Data Analysis with Excel Power Tools của chúng tôi.