Más Información Sobre Software de firma electrónica
Descripción general del software de firma electrónica
El software de firma electrónica permite a los usuarios recibir, firmar y enviar documentos de manera virtual, eliminando la necesidad de distribución física. Enviar un contrato u otro documento que requiera firmas electrónicas se vuelve aún más conveniente cuando se puede asegurar que esos documentos se comparten y almacenan de manera segura.
Además del entorno de trabajo sin papel que ayuda a crear el software de firma electrónica, la herramienta también alivia la carga de esperar a que el destinatario firme y envíe el contrato sin confirmar si el documento ha sido recibido o enviado.
Según la Asociación de Firmas Electrónicas y Registros, puede ser un sonido, símbolo o proceso. Las firmas electrónicas se pueden capturar en una computadora, tableta o dispositivo móvil. Verifican y validan las intenciones del firmante al tiempo que proporcionan retención de registros.
Dado que firmar y rastrear documentos sobre la marcha puede ser conveniente o quizás una necesidad, los proveedores de firmas electrónicas continúan agregando mayor funcionalidad a sus productos a través de aplicaciones nativas de iOS, Windows, Android o navegadores móviles.
El software de firma electrónica proporciona a los usuarios una alternativa eficiente a los métodos tradicionales de preparar, enviar, firmar y verificar documentos, acuerdos y contratos. Ofrece una experiencia mejorada al cliente, eficiencias mejoradas en el flujo de trabajo y un método efectivo para cumplir con los requisitos legales.
No obstante, debido a la sensibilidad de los documentos intercambiados y firmados con una solución de firma electrónica, la mayoría de los productos se adhieren a estrictos estándares de la industria para autenticidad, seguridad y cifrado.
Algunas soluciones de firma electrónica vienen equipadas (o facilitan la integración) con soluciones que ofrecen funcionalidad de e-notario. Si bien ambas soluciones apoyan la integridad de los datos de documentos sensibles, la notarización electrónica va más allá de cifrar y asegurar las firmas electrónicas. Ambas soluciones apoyan el intercambio y almacenamiento de documentos, pero la generación de documentos permite además a los usuarios crear tipos de documentos complejos, incluidos los basados en texto y gráficos.
Además, muchos productos de firma electrónica ofrecen integración lista para usar con herramientas populares de CRM o gestión de documentos. Integrar un producto de firma electrónica con el software CRM del usuario o sistema de gestión de contenido puede hacer que el proceso de firma de contratos sea más eficiente y fácil de gestionar.
¿Quién usa el software de firma electrónica?
Dada la vasta aplicabilidad que las firmas electrónicas ofrecen a las empresas, una amplia variedad de grupos de interés aprovechan este software. A continuación se presentan algunos ejemplos:
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Equipos de ventas: El software de firma electrónica ayuda a los equipos de ventas a enviar rápidamente acuerdos de ventas, órdenes de compra o contratos a los proveedores y aumenta la eficiencia del proceso de firma. Los profesionales de ventas tienen la tarea diaria de comunicarse con clientes potenciales y compartir documentos de contratos de ventas sensibles.
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Equipos de RRHH: El software de firma electrónica permite a los profesionales de recursos humanos interactuar de manera eficiente con posibles empleados compartiendo, revisando y recibiendo ofertas de empleo y otros documentos de RRHH directamente con el prospecto. Los profesionales de RRHH pueden enviar fácilmente documentación a posibles empleados con plataformas de firma electrónica y rastrear dónde se encuentran los posibles empleados en el proceso de firma.
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Equipos legales: Los profesionales legales envían y reciben constantemente documentos legales. El software de firma electrónica permite a los equipos legales acceder de manera efectiva a la gran cantidad de documentos que requieren regularmente para tomar medidas y adaptarlos en consecuencia.
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Profesionales de gestión de propiedades: Los profesionales de bienes raíces y gestión de propiedades tienen la tarea de enviar, revisar y recibir varios tipos de documentos diariamente para realizar sus funciones. Este software permite a los trabajadores de gestión de propiedades enviar rápidamente acuerdos de arrendamiento, entre otros documentos relevantes para la industria, a inquilinos actuales o futuros y rastrear el progreso del inquilino en la firma de documentos.
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Equipos de adquisiciones y cadena de suministro: Entre sus responsabilidades, los profesionales de la cadena de suministro tienen la tarea constante de revisar y firmar documentos como contratos, licencias y acuerdos de compra. Las soluciones de firma electrónica permiten a los profesionales de la cadena de suministro agilizar sus procesos de gestión de contratos y consolidar todas las actividades de firma de documentos en un solo lugar.
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Profesionales de seguros: Los profesionales de seguros tienen la tarea constante de proporcionar a los clientes aplicaciones, reclamaciones de seguros y renovaciones, entre otros documentos, que pueden ser inconvenientes de entregar y recibir en formas físicas. El software de firma electrónica permite a los trabajadores de seguros proporcionar rápidamente a sus clientes copias digitales para agilizar el proceso de firma de documentos y garantizar que los clientes estén adecuadamente protegidos.
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Servicios financieros: En el sector de servicios financieros, los trabajadores deben revisar acuerdos o documentos financieros regularmente. Estas herramientas permiten a los trabajadores de finanzas revisar y firmar documentos fácilmente en un entorno remoto, incluso en un dispositivo móvil, lo que les ayuda a agilizar el proceso para lo que pueden ser acuerdos financieros complejos. Los profesionales de servicios financieros deben cumplir con varias regulaciones de la industria, y el software de firma electrónica garantiza sin problemas el cumplimiento, ahorrando tiempo y recursos a los trabajadores.
¿Cuáles son los tipos de software de firma electrónica?
Hay tres tipos principales de software de firma electrónica. Son:
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Firmas electrónicas simples (SES): Las SES son el tipo más básico de firma electrónica. Incluyen una imagen escaneada de una firma manuscrita, una casilla de verificación o un nombre escrito al final de un documento electrónico. A menudo se consideran menos seguras en comparación con los otros tipos, ya que no proporcionan un nivel fuerte de autenticación o verificación de la identidad del firmante. Las SES no son legalmente vinculantes ya que ofrecen poca o ninguna protección contra el fraude. Sin embargo, pueden usarse en varios escenarios de firma de baja seguridad.
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Firmas electrónicas avanzadas (AES): Las AES son más seguras que las firmas electrónicas simples y tienen características adicionales para mejorar la autenticación e integridad del documento electrónico firmado. Incorporan técnicas criptográficas que ayudan a asegurar la identidad del firmante y pueden usar certificados digitales, biometría u otros métodos de autenticación avanzados. Muchos países las reconocen como legalmente vinculantes.
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Firmas electrónicas cualificadas (QES): Las QES son el nivel más alto de firma electrónica en términos de seguridad y estatus legal. Cumplen con los requisitos regulatorios y estándares establecidos por las autoridades en varias jurisdicciones. Las QES generalmente implican procedimientos de autenticación rigurosos e incluso pueden requerir el uso de dispositivos de creación de firmas seguras (SSCD) como tokens USB o tarjetas inteligentes. Son ampliamente reconocidas como equivalentes a las firmas manuscritas y se utilizan para transacciones que requieren un alto nivel de confianza y seguridad.
¿Qué aplicación de firma electrónica es la mejor para documentos legales?
Las características de cumplimiento y seguridad son importantes cuando se busca la mejor aplicación de firma electrónica para documentos legales. Aquí tienes algunas opciones para ti:
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Secure Signing - Destaca por sus características de seguridad y autenticación de primer nivel
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Adobe Acrobat Sign - Conocido por su alto cumplimiento con los estándares legales y su conjunto de características ricas.
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PandaDoc - Conocido por sus fuertes medidas de seguridad y facilidad de uso.
Beneficios del software de firma electrónica
El software de firma electrónica puede tener su propio conjunto de beneficios, como se menciona a continuación.
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Aumentar la eficiencia del flujo de trabajo: Las soluciones de firma electrónica permiten a los usuarios crear y compartir documentos digitalmente con el firmante, permitiendo a la fuerza laboral centrarse en tareas más arduas. Las herramientas de firma electrónica permiten a los usuarios aprovechar plantillas ya creadas, enviar documentos virtualmente a través de soluciones basadas en la nube y recibir notificaciones cuando los documentos han sido vistos, firmados y devueltos, ahorrando tiempo y esfuerzo manual.
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Mejorar la experiencia del cliente: En lugar de revisar constantemente los buzones de correo físico, reunirse con el signatario y asegurar la recepción del acuerdo, estas soluciones de automatización permiten al firmante recibir, revisar y firmar el documento virtualmente, proporcionando una mejor experiencia de usuario a todas las partes involucradas.
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Proporcionar rastro de auditoría y cumplimiento: Las herramientas de firma electrónica proporcionan a las empresas un método fácil para rastrear el movimiento de sus documentos y detectar cambios o ediciones realizadas en documentos y acuerdos. Estas herramientas proporcionan un rastro de auditoría donde las empresas pueden ver quién firmó el documento, cuándo fue firmado, dónde fue firmado y con quién fue compartido.
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Aumentar la eficiencia de costos: Las soluciones de firma electrónica eliminan el rastro de papel de los contratos, lo que reduce las necesidades de impresión y almacenamiento físico de archivos. Esto reduce el impacto ambiental que tienen las empresas y les permite ahorrar en gastos de oficina y administrativos como papel, impresoras, máquinas de fax y bolígrafos.
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Mejorar la productividad: Otro beneficio clave del software de firma electrónica es mejorar la productividad al dedicar menos tiempo a firmar, enviar y procesar contratos o acuerdos en persona. Además del tiempo reducido necesario para firmar y procesar documentos, las plataformas de firma electrónica ayudan a las empresas a reducir los gastos administrativos y permiten a los empleados centrarse en prioridades empresariales importantes en lugar de enviar y recibir contratos.
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Permitir facilidad de escalabilidad: El software de firma electrónica permite a las empresas escalar fácilmente el uso del software a usuarios adicionales, equipos o toda la empresa debido a su facilidad de uso. Debido a que firmar documentos electrónicamente es relativamente fácil de capacitar a los usuarios, en comparación con software más detallado, las empresas pueden escalar su uso del software para aumentar la productividad en otras áreas del negocio.
¿Cuáles son las características del software de firma electrónica?
Las siguientes son algunas características principales dentro de las plataformas de firma electrónica que pueden ayudar a los usuarios a aprovecharlas al máximo:
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Firma de documentos: La herramienta permite al firmante firmar documentos virtualmente de manera fácil e intuitiva. Esta característica permite a las empresas centrarse en tareas de mayor prioridad en lugar de obtener, revisar, firmar y enviar documentos. Las soluciones de firma electrónica son fáciles de usar y agilizan el proceso de firma.
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Seguimiento del progreso: Esta tecnología permite a las partes interesadas rastrear documentos e identificar si el documento ha sido recibido, abierto y firmado en tiempo real. Esta característica proporciona a las empresas una mayor visibilidad de las actividades del firmante y les permite comprender cuándo se firmarán y entregarán los acuerdos con mayor precisión.
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Cumplimiento normativo: Las firmas a menudo se adhieren a estrictas regulaciones, permisos y estándares legales. El software de firma electrónica permite a los firmantes centrarse en las tareas laborales en lugar de preocuparse por el cumplimiento normativo de un acuerdo, ya que estas herramientas suelen tener el cumplimiento normativo integrado en el software.
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Creación de documentos y plantillas: Los acuerdos y documentos a menudo tienen diferencias sutiles y varían según su caso de uso. Sin embargo, las soluciones de firma electrónica permiten a los usuarios usar plantillas predefinidas o crear plantillas para personalizar rápidamente los acuerdos para el firmante individual.
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Accesibilidad móvil: Los usuarios pueden enviar, revisar y firmar documentos fácilmente en dispositivos móviles o aplicaciones móviles. Esto permite a los usuarios revisar y firmar acuerdos de manera independiente, en lugar de estar físicamente presentes frente a las partes interesadas o en una computadora.
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Firmas digitales masivas: Los usuarios pueden enviar documentos y acuerdos que requieren miles de firmantes simultáneamente. Las plataformas de firma electrónica permiten a las empresas enviar documentos en masa a varias partes, aumentando la eficiencia del proceso de firma y mejorando los procesos de gestión de documentos. Esta característica ahorra a las empresas innumerables horas de envío, recepción y seguimiento del estado de los documentos.
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Repositorio de documentos: Otra característica clave de las herramientas de firma electrónica es retener todos los documentos o acuerdos y almacenarlos dentro de la solución o en una plataforma de terceros. Las empresas pueden mejorar sus capacidades de gestión de documentos al tener una solución que almacena todos los documentos de manera segura y es accesible para futuros casos de uso, como negociaciones de contratos, renovaciones o asuntos legales.
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Creación de firmas: Una característica central del software de firma electrónica es crear y personalizar bloques de firmas e iniciales para que los firmantes los usen. La creación de firmas puede ocurrir en todos los tipos de documentos electrónicos requeridos o formularios y puede individualizarse para el usuario. Esto permite a las empresas firmar documentos electrónicamente y crear una firma auténtica en cualquier punto del flujo de trabajo del documento.
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Marca personalizada: Muchas soluciones de firma electrónica permiten a las empresas implementar marca personalizada en los diversos tipos de documentos que se compartirán, firmarán y almacenarán. Esta característica permite a las empresas aprovechar su marca en documentos o acuerdos y tener un marketing de marca consistente en todos sus documentos.
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Compartición de archivos: Además de firmar documentos, las herramientas de firma electrónica permiten a las empresas compartir rápidamente archivos con múltiples partes en tiempo real. Esto permite a las empresas compartir y enviar eficientemente cualquier tipo de documento a las partes interesadas sin moverse físicamente.
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Integraciones API: El software de firma electrónica también puede aprovechar las integraciones API para permitir a los usuarios crear y actualizar documentos, formularios o plantillas e integrarlos en otros procesos o flujos de trabajo empresariales al aprovechar un sistema de firma electrónica todo en uno. Las integraciones API proporcionan a las empresas una forma efectiva de integrar sin problemas el proceso de firma de documentos en cualquier otro aspecto central de su negocio.
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Recordatorios y expiraciones: Otra característica ofrecida dentro de las soluciones de firma electrónica es la capacidad de recordar a los firmantes sobre documentos o acuerdos que esperan ser firmados y notificarles sobre fechas de expiración para documentos digitales. Los usuarios pueden ser notificados a través de varios medios, incluidos SMS y correo electrónico. Esta característica ayuda a avanzar en el proceso de firma de documentos, aumenta el tiempo de respuesta y asegura que las partes interesadas no pierdan renovaciones de contratos o expiraciones de períodos de oferta.
Precios del software de firma electrónica
El software de firma electrónica a menudo se ofrece en niveles, con opciones de nivel inferior que proporcionan un número limitado de usuarios y, en algunos casos, documentos limitados y acceso restringido a todas las características incluidas en la herramienta.
Los niveles generalmente están estructurados, con el nivel más bajo ofreciendo una licencia para un solo usuario y la capacidad de firmar y cargar un volumen específico de documentos. A medida que los niveles aumentan, las empresas suelen recibir licencias adicionales y características para aprovechar, como plantillas adicionales, opciones de integración o marca personalizada.
El costo continuo es el costo de suscripción para usar el software de firma electrónica. Estas herramientas generalmente funcionan con un modelo de suscripción, lo que significa que los usuarios pagarán una tarifa mensual o anual. Además, algunos proveedores cobran por características adicionales por uso, como capacidades de documentos API (cobradas por documento) o firmas de documentos masivas.
Además, al considerar la implementación de software de firma electrónica, las empresas deben aprovechar las pruebas gratuitas ofrecidas por los proveedores para acceder a las características proporcionadas por cada solución de software de firma electrónica antes de tomar una decisión de compra.
Los precios del software de firma electrónica varían según el número de usuarios y las características deseadas. Sin embargo, algunos proveedores ofrecen un plan gratuito con funcionalidad limitada, mientras que otros proporcionan un plan básico que puede cobrarse tan bajo como $10 por mes por usuario.
A medida que los planes escalonados aumentan en funcionalidad y número de usuarios, también lo hace el precio, con planes que van desde $80 a $140 al mes con el potencial de aumentar aún más según las necesidades de la empresa o el número de usuarios. Las empresas deben considerar el número de usuarios que planean usar la solución de firma electrónica, ya que esto puede ser una buena estrategia de negociación al discutir los planes de precios.
Cómo elegir el mejor software de firma electrónica
Recolección de requisitos (RFI/RFP) para software de firma electrónica
La recolección de requisitos para una solución de firma electrónica es crítica para asegurar que la empresa esté aprovechando un producto que cumpla con sus necesidades. Para hacerlo, las empresas deben evaluar el software en función de sus necesidades críticas, como se indica a continuación.
Comparar productos de software de firma electrónica
Crear una lista larga
Las listas largas se crean eliminando opciones de software que no proporcionan funcionalidad crítica. Para hacer una lista larga para un proveedor de firma electrónica, un comprador debe observar las funcionalidades esenciales y determinar qué productos proporcionan la funcionalidad necesaria. Las funcionalidades comunes proporcionadas por el software de firma electrónica incluyen la creación de documentos y la creación de plantillas, la capacidad de integrarse con software existente, accesibilidad móvil, escalabilidad, personalización e informes.
Una lista larga típica no debe contener más de 10 productos a menos que haya muchas opciones similares. En este caso, los compradores pueden usar detalles adicionales, como la presencia geográfica o regulaciones y estándares de la industria, para eliminar proveedores.
Crear una lista corta
De la lista larga de proveedores, es útil reducir la lista y desarrollar una lista más corta de contendientes, preferiblemente no más de tres a cinco. Con esta lista en mano, las empresas pueden producir una matriz para comparar las características y precios de las diversas soluciones.
Realizar demostraciones.
Para asegurar que la comparación sea exhaustiva, el usuario debe realizar una demostración, o prueba gratuita donde sea aplicable, de cada solución en la lista corta con el mismo caso de uso y conjuntos de datos. Esto permitirá a la empresa evaluar de manera similar y ver cómo cada proveedor se compara con la competencia.
Selección de software de firma electrónica
Elegir un equipo de selección
El software de firma electrónica puede ser ampliamente utilizado en una organización, desde el departamento de RRHH hasta los equipos de ventas, marketing y legales. Es importante considerar la opinión de un miembro de cada grupo de empleados que planea aprovechar el software, ya que cada grupo puede tener necesidades y aplicaciones diferentes para el software.
El equipo de selección para la herramienta de firma electrónica debe incluir un miembro senior de cada departamento que utilizará el software, como un miembro senior de ventas, un representante legal, un empleado de RRHH y un profesional de TI para asegurar la compatibilidad del software. Este equipo de selección asegurará que todos los casos de uso y aplicaciones potenciales del software puedan ser evaluados y asegurar el cumplimiento de una solución de firma electrónica potencial.
Negociación
Al negociar un contrato de software, es crucial minimizar el riesgo en términos de rendimiento o seguridad y evaluar con precisión las necesidades comerciales relacionadas con este software. Como la mayoría de las soluciones se valoran en función del número de licencias, con el potencial de cargos adicionales según las características deseadas, las empresas deben estimar el número de licencias que pueden necesitar. Si la empresa tiene flujo de efectivo, puede ser beneficioso para ellos pedir un descuento a cambio de un pago anual por adelantado en lugar de una tarifa mensual.
Los compradores también deben determinar si necesitan asistencia para implementar o integrar el software de firma electrónica con otro sistema. Por último, las empresas también deben decidir cuánto tiempo necesitarán este software para negociar mejor con contratos a largo plazo.
Decisión final
La decisión final debe tomarse en función de toda la información recopilada previamente. Las empresas deben buscar priorizar las necesidades y seleccionar la herramienta que cumpla con la mayoría, si no todas, de sus requisitos. Las empresas deben recordar que probablemente no haya un software perfecto, pero probablemente haya uno que mejor cumpla con las necesidades de su negocio.
Tendencias del software de firma electrónica
Mayor enfoque en la seguridad y el cumplimiento
Para promover la aceptación de la tecnología de firma electrónica, muchos proveedores se esfuerzan por cumplir o superar los estándares de seguridad de la industria, como el Algoritmo de Firma Digital (DSA), un Estándar Federal de Procesamiento de Información para firmas digitales adoptado en 1993. Medidas como estas aseguran pautas para la transferencia y firma segura de contratos utilizando tecnologías de cifrado modernas.
Las empresas que utilizan software de firma electrónica están sujetas a una variedad de requisitos de cumplimiento. Según la Ley E-SIGN, las instituciones financieras deben mantener registros electrónicos accesibles de documentos durante un período de tiempo. Los departamentos de RRHH también deben asegurarse de que su uso de firmas electrónicas para la incorporación de empleados cumpla con la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud (HIPAA) de 1996.
La mayoría de los productos de firma electrónica ofrecen información detallada sobre sus estándares de seguridad y tecnología. Si las características de seguridad son la principal preocupación al elegir una solución de firma electrónica, el comprador debe seleccionar un producto que proporcione capacidades avanzadas de cifrado de documentos y características de acceso y autenticación seguras.
Inteligencia artificial e integración de aplicaciones
Muchos proveedores de software de firma electrónica han comenzado a aprovechar tecnologías innovadoras como la inteligencia artificial para proporcionar análisis en el proceso de firma de documentos. A medida que las empresas continúan agregando datos sobre la experiencia de firma de documentos, pueden comenzar a analizar la experiencia de sus clientes y desglosar qué áreas del documento pueden ser más escrutadas o revisadas durante más tiempo.
El uso de esta tecnología se evidencia aún más por las innumerables aplicaciones que se pueden integrar con soluciones de firma electrónica, lo que agiliza aún más el proceso y ayuda a centralizar la gestión. Integrar el software de firma electrónica con otras aplicaciones empresariales puede llevar a una mayor comprensión del cliente, ya que las empresas pueden analizar qué acuerdos se firmaron más rápido y cruzar esa información con la experiencia del cliente a través del proceso de ventas.
Autenticación mejorada
A medida que el mundo se preocupa cada vez más por la seguridad y el potencial de violaciones, el software de firma electrónica también está explorando métodos para asegurar aún más el proceso y prevenir firmas no auténticas. Los proveedores han comenzado a explorar y aprovechar las firmas electrónicas biométricas para ayudar a prevenir que un usuario falsifique la firma de alguien.
Una forma de firma electrónica biométrica es manuscrita, lo que significa que un usuario dibujaría manualmente su firma en una pantalla táctil o usando un dispositivo de lápiz óptico. Otra forma que se está volviendo más popular es la basada en huellas dactilares, en la que un lector usaría un lector de huellas dactilares para confirmar su identidad y firmar los documentos. Desafortunadamente, estos factores de autenticación biométrica aún tienen fallas, como la disponibilidad de pantallas táctiles o dispositivos de escaneo de huellas dactilares cuando ocurre el proceso de firma.
Además, el dispositivo de huellas dactilares más accesible, el lector de huellas dactilares de un teléfono inteligente, utiliza un escaneo de impresión 2D, que es relativamente fácil de fabricar, lo que lleva a preocupaciones sobre firmas reutilizables con esta tecnología. Los dispositivos de lectura de huellas dactilares más sofisticados utilizan un proceso de escaneo 3D. Sin embargo, es menos probable que estén disponibles durante el proceso de firma, ya que se usan menos comúnmente. No obstante, a medida que la tecnología continúa avanzando y la amenaza de violaciones de seguridad persiste, los proveedores de software de firma electrónica pueden explorar prácticas de autenticación avanzadas para mejorar la seguridad y verificar la firma de documentos digitales.
Revisado y editado por Jigmee Bhutia
