Criação de fluxos de trabalho ágeis para aprimorar o gerenciamento de projetos

Um fluxo de trabalho define uma sequência de etapas do fluxo de trabalho que guiam um projeto do início ao fim. Os fluxos de trabalho envolvem várias etapas que devem ser concluídas em uma ordem específica. 

Cada fluxo de trabalho descreve as funções, processos e tarefas necessários para atingir os objetivos do projeto e garantir a conclusão.

Várias metodologias populares de gestão de projetos são usadas no desenvolvimento de software, incluindo Ágil, DevOps, Kanban, Lean, a metodologia Cascata e a híbrida. 

Cada metodologia tem funções próprias e fluxos de trabalho que a tornam adequada para tipos específicos de projetos e necessidades de negócios. As organizações confiam em fluxos de trabalho diferentes para atender aos requisitos comerciais específicos:

• Fluxos de trabalho sequenciais seguem uma sequência estrita e ordenada de tarefas para garantir a consistência, enquanto os fluxos de trabalho paralelos oferecem eficiência, para que várias tarefas ou departamentos possam operar ao mesmo tempo. Os fluxos de trabalho de máquina de estado são flexíveis para alternar entre estados com base nas condições ou no feedback. 

• Fluxos de trabalho centrados no sistema são automatizados e gerenciados por máquinas, enquanto os fluxos de trabalho centrados no ser humano dependem das pessoas para aprovações ou verificações. Trabalho personalizados são personalizados para atender às necessidades organizacionais exclusivas, o fluxo de trabalho manual requer intervenção humana e os fluxos de trabalho digitais são gerenciados por meio de software. 

• Vários fluxos de trabalho podem ser integrados para lidar com processos de negócios complexos envolvendo várias tarefas e partes interessadas. Uma ferramenta de fluxo de trabalho é um software projetado para ajudar a criar, executar e gerenciar esses fluxos de trabalho com eficiência.

• Kanban, Lean, Cascata e fluxos de trabalho híbridos são mais populares entre empresas de manufatura e serviços. Os desenvolvedores de software também os usam, só que a mais usada é a metodologia Ágil, que vai ser o foco deste artigo.

Todo processo de fluxo de trabalho eficaz é construído a partir de componentes principais. Este guia funciona desde o início até a conclusão. 

Esses componentes incluem tarefas ou atividades bem definidas, a sequência específica na qual essas tarefas são executadas e os recursos ou insumos necessários em cada etapa. As organizações criam fluxos de trabalho eficientes que minimizam o esforço manual e simplificam os processos mapeando esses elementos.

Os fluxos de trabalho Ágeis oferecem um caminho estruturado para a execução do projeto. Para as equipes de desenvolvimento, isso ajuda a alcançar e garantir clareza, eficiência e coordenação durante todo o ciclo de vida do projeto. 

Assim como os fluxos de trabalho de processos, eles oferecem um caminho estruturado, oferecendo clareza e previsibilidade para tarefas e marcos do projeto. Eles ajudam a gerenciar o processo de entrega do projeto coordenando todas as atividades, desde o início até a conclusão. 

Os fluxos de trabalho Ágeis simplificam as tarefas e reduzem os gargalos. Você pode aumentar logo a produtividade permitindo que as equipes se concentrem em tarefas de alto valor. 

A implementação de fluxos de trabalho Ágeis eficazes gera um impacto comercial significativo ao garantir que os projetos críticos se alinhem às metas organizacionais e os recursos sejam alocados para maximizar o valor. 

Um fluxo de trabalho de gestão de projetos garante consistência e confiabilidade na execução do projeto, apresentando uma abordagem estruturada para gerenciar tarefas e processos. Em geral, progride nas quatro fases a seguir:

• Iniciação: define metas do projeto, escopo e recursos iniciais.

• Planejamento: nessa fase, a equipe divide as tarefas, cria cronogramas e aloca recursos.

• Execução: essa é a fase de implementar as tarefas conforme o plano e gerenciar o desempenho da equipe.

• Monitoramento e controle: essa fase acompanha o progresso e se ajusta para garantir o sucesso do projeto e a melhoria contínua.

A automação do fluxo de trabalho pode agilizar essas fases reduzindo o esforço manual e aumentando a eficiência. Gerenciamento de fluxo de trabalho e vários sistemas de fluxo de trabalho ajudam a gerenciar, monitorar e otimizar cada fase para um melhor desempenho organizacional. 

Identificar e gerenciar as etapas do fluxo de trabalho em cada fase é crucial para melhorar a eficiência. Os componentes básicos de um fluxo de trabalho incluem entradas, tarefas e saídas, formando a base para um gerenciamento eficaz do fluxo de trabalho.

1. defina metas essenciais do projeto

Descreva os objetivos, os resultados e as restrições do projeto. Colabore com membros da equipe, partes interessadas e líderes de negócios para entender suas expectativas e otimizar o alinhamento das metas do projeto com as necessidades e metas do negócio.

2. Divida tarefas e marcos para ajustes mais rápidos

Divida o projeto em tarefas gerenciáveis e defina marcos assertivos e alcançáveis para elas. É preciso achar um equilíbrio entre a vontade de entregar resultados logo e os recursos disponíveis. Considere entregar resultados de acordo com as metas e objetivos previstos com o mínimo de erros ou retrabalho.

3. Atribua tarefas e responsabilidades para responsabilizar as partes interessadas

Aloque tarefas e atribua responsabilidades aos membros da equipe com base nas habilidades e na disponibilidade. Utilize ferramentas de gestão de recursos para garantir informações precisas e completas sobre a disponibilidade dos membros da equipe.

Assim, você evita atribuições conflitantes ou sobrepostas de pessoas essenciais. Atribuir propriedade e responsabilidades claras também ajuda a garantir a responsabilidade dentro da equipe.

4. Crie uma linha do tempo e um cronograma para alinhar as expectativas

Crie uma linha do tempo detalhada com prazos e dependências claros. Destaque todos os possíveis conflitos ou atrasos conhecidos e previstos.

Descrever tarefas e marcos nos cronogramas do projeto oferece estrutura e facilita o acompanhamento do progresso identificando dependências e possíveis gargalos.

5. Monitore o progresso e ajuste em tempo real

Garanta que você tenha fluxos de trabalho e processos eficazes para monitorar o progresso, identificar itens e fazer os ajustes necessários para manter o projeto em andamento. Sempre que possível e apropriado, inclua etapas que enfatizem os esforços.

O gerenciamento e a automação do fluxo de trabalho são os principais impulsionadores de eficiência e produtividade nas organizações modernas. Envolvem definir, analisar e otimizar o fluxo de informações e tarefas nos processos de negócios. 

As empresas têm maior controle sobre os fluxos de trabalho implementando sistemas de gerenciamento desses fluxos. Tal controle inspira confiança em cada etapa do projeto para melhor execução conforme as regras de negócios estabelecidas.

A automação leva o gerenciamento do fluxo de trabalho para o próximo nível usando a tecnologia para lidar com tarefas repetitivas e processos rotineiros. A automação robótica de processos (RPA) é uma ferramenta poderosa para automatizar a entrada de dados, o processamento de documentos e outras atividades manuais. 

Com funções como arrastar e soltar, análise preditiva e fluxos de trabalho orientados por regras, as organizações projetam e automatizam fluxos de trabalho complexos.  Dessa forma, é possível reduzir o esforço manual e o erro humano, acelerar o tempo de processamento e melhorar a eficiência do fluxo de trabalho.

Apesar do poder transformador do gerenciamento de fluxo de trabalho, as organizações costumam enfrentar desafios comuns de fluxo de trabalho. Esses itens incluem processos pouco claros, fluxos de trabalho ineficientes e falta de ferramentas adequadas de gerenciamento do fluxo de trabalho. 

Cada um pode resultar em atrasos, maior esforço manual e maiores custos operacionais. Para enfrentar esses desafios, as empresas podem implementar sistemas e ferramentas de gerenciamento de fluxo de trabalho que oferecem visibilidade e controle sobre todos os aspectos dos fluxos de trabalho. 

Automatizar tarefas repetitivas com automação robótica de processos (RPA) reduz o esforço manual e agiliza as operações. 

Com a análise regular dos fluxos de trabalho e o aproveitamento do software de gerenciamento de fluxo de trabalho, as organizações podem identificar ineficiências, otimizar processos e obter economias de custo significativas. 

Essas melhorias levam a uma maior produtividade, melhores tomadas de decisão e processos de negócios mais eficientes, ajudando as organizações a alcançar as metas estabelecidas e manter uma vantagem competitiva.

Fluxos de trabalho eficazes permitem automatizar e padronizar várias tarefas e processos de gestão de projetos. Os recursos de automação do Jira simplificam os fluxos de trabalho e turbinam os processos removendo gargalos e escalando operações do projeto. 

Você pode aumentar ainda mais o valor dos fluxos de trabalho com estas práticas recomendadas:

• Garanta a clareza da comunicação. Estabeleça uma comunicação frequente e regular com suas equipes. Incentive o compartilhamento de qualquer informação que possa afetar o andamento dos esforços delas.

• Envolva as partes interessadas. As partes interessadas afetadas por seus projetos também podem afetar esses esforços. Mantenha o engajamento ao longo da jornada de cada projeto, incentive o apoio e resolva as preocupações delas com rapidez e credibilidade.

• Promova a melhoria contínua. Receba feedback de desenvolvedores e partes interessadas. Anote informações do que correu bem ou não. Use essas informações para promover ajustes incrementais e melhorias nesses resultados, fluxos de trabalho e processos.

• Mantenha a simplicidade. Processos complexos são difíceis de entender, implementar e ajustar. Veja alguns estados de fluxo de trabalho recomendados:

Aproveitar a pesquisa operacional e a inteligência artificial pode otimizar os fluxos de trabalho aplicando métodos analíticos avançados e automação para resolver problemas complexos e melhorar a eficiência.

Fluxos de trabalho eficazes são uma base firme e flexível para projetos de desenvolvimento Ágeis com êxito constante e para o progresso rumo à melhoria e entrega contínuas. Processos bem elaborados ajudam você e as equipes a desenvolver, executar e gerenciar esses fluxos de trabalho.

Os fluxos de trabalho do Jira facilitam o rastreamento de tarefas, a colaboração em equipe, o gerenciamento de itens e a geração de relatórios, além de oferecer suporte a metodologias de gestão de projetos, como o Ágil.

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