O que é automação de fluxo de trabalho e como começar

A automação de fluxos de trabalho é a abordagem para automatizar vários processos comerciais, tarefas e fluxos de trabalho em uma empresa com o mínimo de intervenção humana. Ela aproveita o software para criar uma série de ações automatizadas para as etapas de um processo comercial, o que ajuda as equipes a executar tarefas com eficiência e consistência.

A automação de fluxos de trabalho usa um software de gerenciamento para encaminhar tarefas e informações entre pessoas e sistemas com base em regras e acionadores predefinidos. Por exemplo, quando um sistema marca uma tarefa como concluída, ela é enviada para o próximo responsável e os painéis são atualizados, tudo em um processo automático que economiza tempo em comparação com entregas manuais e minimiza os erros.

Siga estas etapas para começar:

1. Entenda o fluxo de trabalho atual reunindo informações sobre como as tarefas fluem entre as equipes. Tente entender como os projetos começam, os critérios usados para concluir uma tarefa, o escopo do trabalho e como surgem os gargalos. Identifique o que faz com que cada tarefa seja iniciada e alterada.

2. Faça uma representação visual do fluxo de trabalho para identificar ineficiências. Crie um esboço preliminar do fluxo de trabalho para destacar os pontos de detalhamento. Permita que equipes multifuncionais colaborem para melhorar o esboço e identificar práticas inúteis.

3. Identifique tarefas que exijam a integração de dados de outros sistemas e garanta que o software de fluxo de trabalho ofereça suporte a elas. Considere ajustar o fluxo de trabalho para atender aos requisitos de integração, como dividir as tarefas em subtarefas menores.

4. Resolva as ineficiências do fluxo de trabalho, como falhas na comunicação e tarefas atrasadas. Adicione medidas de responsabilidade pelas tarefas ou esclareça quais informações do sistema devem avançar no fluxo, por exemplo.

5. Crie o fluxo de trabalho em um software de automação, descrevendo cada tarefa e atribuindo funções aos usuários. Com base nas necessidades da equipe, dê visibilidade por meio de gráficos de Gantt, mapas de processos, calendários etc.

6. Crie acionadores e ações automatizados para simplificar as tarefas recorrentes. Personalize receitas de automação com base em necessidades exclusivas ou use opções pré-criadas.

7. Teste e otimize o fluxo de trabalho automatizado o tempo todo para resolver problemas. Estabeleça métricas de desempenho e indicadores-chave de desempenho para monitorar a eficiência. Use painéis para manter uma visibilidade de alto nível do progresso e dos bloqueadores.

8. Treine a equipe para usar o novo fluxo de trabalho automatizado por meio de demonstrações práticas. Prepare as equipes para alterações nos processos e otimizações do fluxo de trabalho com planos de gerenciamento de alterações.

A automação de fluxos de trabalho proporciona uma infinidade de benefícios em todas as operações comerciais. Ela aumenta muito a eficiência e a produtividade para garantir a melhoria contínua. Aqui estão alguns dos principais benefícios da automação de fluxos de trabalho:

Aumento da eficiência

A automatização de tarefas repetitivas permite que os funcionários se concentrem em um trabalho mais estratégico, aumentando a produtividade geral. Os processos automatizados concluem as tarefas com mais rapidez e operam 24 horas por dia, aumentando muito a eficiência.

Redução de erros

Os fluxos de trabalho automatizados minimizam erros humanos ao garantir a execução consistente das tarefas conforme as regras predefinidas, aumentando a precisão na entrada de dados, cálculos e processamento. Além disso, reduz o tempo e os recursos gastos na correção de erros.

Ferramentas de colaboração

O rastreador de tarefas deve facilitar a comunicação e a colaboração entre os membros da equipe. Essas ferramentas oferecem uma plataforma para diálogo, compartilhamento de documentos, feedback e coordenação. Dessa forma, melhora, o trabalho em equipe e o projeto em geral. 

Economia de custos

Automatizar tarefas rotineiras reduz a necessidade de trabalho manual. Ao minimizar erros, as empresas evitam os custos para que sejam corrigidos. A automação de fluxos de trabalho também otimiza a alocação de recursos.

Melhoria na colaboração

Com frequência, a automação de fluxos de trabalho tem funções que promovem uma cultura de colaboração entre os membros da equipe, onde quer que estejam. Atualizações em tempo real, áreas de trabalho compartilhadas e notificações automatizadas ajudam a manter todos em sintonia, melhorando o trabalho em equipe e possibilitando reuniões colaborativas.

Escalabilidade

A automação de fluxos permite que as empresas lidem com uma carga de trabalho cada vez maior sem ter que aumentar a mão de obra na mesma proporção. Esse benefício ajuda a empresa a crescer sem sacrificar a qualidade ou a eficiência.

A versatilidade da automação de fluxos de trabalho é evidente em vários setores, incluindo: 

Saúde: desde a simplificação do registro de pacientes usando formulários eletrônicos à automatização do agendamento de consultas e do gerenciamento de medicamentos, a automação de fluxos de trabalho melhora a eficiência e o atendimento ao paciente.

Serviços bancários: o software de gerenciamento de tarefas automatiza o processamento de empréstimos, melhora a detecção de fraudes, garante a conformidade e aprimora o atendimento ao cliente por meio do gerenciamento automatizado de contas.

Logística: simplifique pedidos, estoque, transporte, controle de qualidade e gerenciamento de documentos.

Varejo: otimize o gerenciamento de estoque, o processamento de pedidos, o atendimento ao cliente e as operações da loja.

Seguros: simplifique o processamento de sinistros, a subscrição, a conformidade, o atendimento ao cliente e a detecção de fraudes. 

Imóveis: melhore o gerenciamento de propriedades, transações e leads, bem como os processos de inspeção.

Fabricação: use fluxos de trabalho para garantir a qualidade, gerenciar os processos de produção e lidar com a fabricação de ferramentas com eficiência.

To get the most out of workflow automation software, consider these best practices:

• Start small and scale gradually: Begin by setting goals for one simple process. As you learn and see results, expand to more complex workflows.

• Involve key stakeholders in the process: Include team members who will use the automated workflows. Their input helps create effective systems and improves adoption.

• Continuously monitor and optimize automated workflows: Regularly check performance and adjust as needed. Track metrics like time saved and user satisfaction to refine your automation.

• Keep a balance between automation and human oversight: Design workflows with points for human review, especially for critical decisions. This ensures automation enhances rather than replaces human judgment.

Selecionar a ferramenta certa de automação de fluxos de trabalho é crucial para alcançar os benefícios esperados. Aqui estão algumas funções essenciais a serem consideradas nas soluções de automação de fluxos de trabalho:

Facilidade de uso

Uma interface fácil de usar e um design intuitivo são fundamentais para garantir que os funcionários naveguem com facilidade pela ferramenta, o que acelera a assimilação e o retorno do investimento.

Recursos de integração

A integração perfeita com os sistemas e aplicativos em uso é essencial para garantir um fluxo de dados contínuo entre diferentes ferramentas e plataformas. Ela também inibe os silos de dados e maximiza os fluxos de trabalho automatizados.

Personalização e flexibilidade

Poder personalizar fluxos de trabalho conforme as necessidades específicas da empresa é crucial. Uma ferramenta flexível de automação de fluxos de trabalho se adapta a requisitos operacionais exclusivos, garantindo o alinhamento com os objetivos estratégicos.

Escalabilidade

À medida que a empresa cresce, as soluções de automação de fluxos de trabalho lidam com um volume cada vez maior de tarefas, como dar suporte a vários fluxos de trabalho, usuários e dados sem comprometer o desempenho ou a confiabilidade.

Relatórios e análises

Relatórios e dados de análise perspicazes são indispensáveis para avaliar a eficiência do fluxo de trabalho. Esses recursos destacam as áreas de melhoria e permitem a tomada de decisões baseada em dados por meio do acesso a insights em tempo real.

Segurança

As ferramentas de automação devem ter medidas de segurança robustas, como criptografia, controles de acesso e logs de auditoria, para proteger contra acesso não autorizado e violações de dados.

Acessibilidade móvel

A acessibilidade móvel é cada vez mais importante, permitindo que a equipe permaneça produtiva e que os fluxos de trabalho progridam sem problemas, em qualquer localização geográfica.

Integration capabilities

Seamless integration with existing systems and applications is vital to ensure smooth data flow between different tools and platforms. It also inhibits data silos and maximizes automated workflows.

Jira’s powerful automation engine integrates seamlessly with various tools like Slack, Teams, Figma, GitHub, and many more, enabling your team to reduce manual tasks and scale operations.

Customization and flexibility

The ability to customize workflows according to specific business needs is crucial. A flexible workflow automation tool adapts to your unique operational requirements, securing alignment with strategic objectives.

Jira workflows enable teams to build custom workflows that reduce friction and enable faster delivery.

Scalability

Workflow automation solutions should handle increasing volumes of work as the business grows. This includes supporting multiple workflows, users, and data without compromising performance or reliability.

Jira’s robust platform is designed to grow with your team, supporting your workflow automation needs as you scale.

Reporting and analytics

Insightful reporting and analytics are indispensable for gauging workflow efficiency. These capabilities highlight areas for improvement and enable data-driven decision-making through access to real-time insights.

Jira provides comprehensive reporting tools to help teams track progress and identify areas for optimization.

Security

Automation tools must have robust security measures such as encryption, access controls, and audit logs to protect against unauthorized access and data breaches.

Jira's robust security measures ensure your data remains protected within the Atlassian Cloud environment. Create and customize permissions with granular control over who can access what through customizable roles. Jira also offers bolstered security safeguards like IP allow listing, ensuring only those from trusted networks can access your instance.

Mobile accessibility

Mobile accessibility is increasingly important. It enables staff to remain productive and progress smoothly in workflows regardless of geographical location.

Jira’s mobile interface is designed for easy viewing and interaction with issues on mobile devices. When accessing Jira from a smartphone, you’re presented with an optimized page version.

With the mobile interface, you can view issues, comments, attachments, issue links, and favorite filters, as well as perform basic operations such as adding comments, watching or voting on issues, and assigning tasks to team members

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