Создание рабочих процессов Agile для более эффективного управления проектами

Рабочий процесс складывается из последовательности этапов, которые направляют работу над проектом от начала и до конца. Обычно таких этапов несколько, и они выполняются в строго определенном порядке. 

В каждом рабочем процессе подробно описываются роли, процедуры и задачи, необходимые для достижения целей проекта и его завершения.

В сфере разработки ПО используется несколько популярных методологий управления проектами, например Agile, DevOps, Kanban, Lean, каскадная методология и их сочетания. 

Каждая из методологий имеет свои особенности и подход к формированию рабочих процессов, что делает ее оптимальной для тех или иных типов проектов и потребностей компаний. Организации используют разные рабочие процессы для удовлетворения конкретных бизнес-требований.

• Последовательные рабочие процессы предусматривают строгий порядок выполнения задач для согласования всех действий, а параллельные рабочие процессы позволяют выполнять одновременно несколько задач в разных отделах, что повышает эффективность. Рабочие процессы, организованные по принципу машины состояний, могут гибко изменяться в зависимости от условий или отзывов. 

• Системно-ориентированные рабочие процессы автоматизированы и управляются машинами, а рабочие процессы, ориентированные на человека, предусматривают этап проверки или подтверждения людьми. Настраиваемые рабочие процессы адаптированы к уникальным потребностям организации, ручной рабочий процесс требует вмешательства человека, а управление цифровыми рабочими процессами осуществляется с помощью программного обеспечения. 

• Несколько рабочих процессов можно интегрировать для управления сложными бизнес-процессами, включающими различные задачи и заинтересованные стороны. Инструмент рабочего процесса — это программное обеспечение, предназначенное для эффективного создания, выполнения процессов и управления ими.

• Рабочие процессы Kanban и Lean, а также каскадные и гибридные рабочие процессы особенно популярны среди производственных и сервисных компаний. Разработчики ПО ими тоже пользуются, но чаще всего прибегают к методологии Agile, которой и будет посвящена эта статья.

Эффективный рабочий процесс состоит из ряда основных компонентов и направляет работу от начала до завершения проекта. 

В число компонентов входят четко определенные задачи или действия, конкретная последовательность их выполнения и ресурсы или входные данные, необходимые на каждом этапе. Эффективные рабочие процессы структурируют эти элементы, что сводит к минимуму ручную работу и оптимизирует процедуры.

Рабочие процессы Agile структурируют выполнение проектов. Это помогает командам разработчиков поддерживать четкость, эффективность и согласованность на протяжении жизненного цикла проекта. 

Со структурированными рабочими процессами становятся понятными и предсказуемыми все задачи и контрольные точки проекта, что облегчает управление всей проектной активностью от начала до завершения. 

Рабочие процессы Agile упрощают выполнение задач и сокращают количество узких мест. Это быстро повышает продуктивность команд, поскольку они могут сосредоточиться на самых важных задачах. 

Внедрение эффективных рабочих процессов Agile оказывает значительное влияние на бизнес, поскольку важнейшие проекты приводятся в соответствие с целями организации, а ресурсы распределяются исходя из максимальной ценности. 

Рабочий процесс управления проектами структурирует подход к управлению задачами и процедурами, что делает их надежными и обеспечивает согласованное выполнения проекта. Обычно проектный рабочий процесс состоит из четырех стадий:

• Инициирование. На этой стадии определяют цели, объем работ и начальные ресурсы проекта.

• Планирование. На этой стадии команды разбивают проект на задачи, составляют расписание и распределяют ресурсы.

• Выполнение. На этой стадии выполняются задачи в соответствии с планом и осуществляется управление производительностью команды.

• Мониторинг и контроль. На этой стадии отслеживается прогресс и вносятся коррективы для обеспечения успеха проекта и непрерывного совершенствования.

Автоматизация рабочих процессов сокращает объем ручного труда, что облегчает работу на всех стадиях и повышает эффективность. Системы создания рабочих процессов и управления ими оптимизируют выполнение, мониторинг и контроль каждого этапа, что повышает производительность в организации. 

Определение этапов рабочего процесса и управление ими на каждой стадии проекта имеет решающее значение для повышения эффективности. В числе основных компонентов рабочего процесса — входные данные, задачи и результаты. Это закладывает основу для продуктивного управления.

1. Определение основных целей проекта

Опишите цели, результаты и ограничения проекта. Включите в работу участников команды, заинтересованные стороны и руководителей бизнеса, чтобы понять их ожидания и оптимально согласовать цели проекта с потребностями и целями компании.

2. Разбивка на задачи и контрольные точки для быстроты корректировки

Разбейте проект на выполнимые задания и установите для них жесткие, но достижимые контрольные точки. Соблюдайте баланс между желанием быстро добиться результата и имеющимися ресурсами. Стремитесь получить результаты, соответствующие предполагаемым целям и задачам, с минимумом ошибок и доработок.

3. Назначение задач и распределение обязанностей между заинтересованными лицами

Назначьте участникам команды задачи и обязанности в зависимости от их навыков и доступности. Точную и подробную информацию о доступности можно собрать с помощью инструментов управления ресурсами.

Это поможет избежать конфликтов или дублирования назначений для важных сотрудников. Кроме того, четкое распределение обязанностей способствует укреплению ответственности в команде.

4. Создание хронологии и расписания в соответствии с ожиданиями

Составьте подробную хронологию с четко указанными сроками и зависимостями. Выделите все известные и предполагаемые потенциальные накладки или задержки.

Разбивка на задачи и контрольные точки структурирует хронологию проекта и облегчает отслеживание прогресса путем выявления зависимостей и потенциальных узких мест.

5. Отслеживание прогресса и корректировка на лету

Подготовьте эффективные процессы для отслеживания прогресса, выявления проблем и внесения необходимых корректировок, чтобы соблюдать сроки выполнения проекта. Там, где это возможно и уместно, добавьте этапы поддержки.

Управление рабочими процессами и автоматизация — ключевые факторы эффективности и производительности в современных организациях. Это включает определение, анализ и оптимизацию потока информации и задач в бизнес-процессах. 

Используя соответствующие системы управления, компании получают больший контроль над рабочими процессами и могут быть уверены в том, что каждый этап проекта выполняется более эффективно в соответствии с установленными бизнес-правилами.

Автоматизация выводит управление рабочими процессами на новый уровень с помощью технологий выполнения повторяющихся задач и рутинных процессов. Роботизированная автоматизация процессов — это мощный инструмент для автоматизации ввода данных, обработки документов и других ручных операций. 

Благодаря таким возможностям, как перетаскивание, прогнозная аналитика и управление на основе правил, организации без труда проектируют и автоматизируют сложные рабочие процессы.  Это сокращает объем ручного труда и ошибок, связанных с человеческим фактором, ускоряет обработку и повышает эффективность рабочего процесса.

Несмотря на преобразующую силу управления рабочими процессами, организации часто сталкиваются с некоторыми распространенными проблемами. В их числе — расплывчатость и неэффективность процессов, а также отсутствие надлежащих инструментов для управления ими. 

Каждый из этих факторов может привести к задержкам, увеличить объем ручного труда и повысить эксплуатационные расходы. Для решения этих проблем компании могут внедрить системы и инструменты управления рабочими процессами, обеспечивающие прозрачность и контроль над каждым аспектом процесса. 

Автоматизация повторяющихся задач с помощью роботизированной автоматизации процессов сокращает объем ручного труда и упрощает операции. 

Регулярно анализируя рабочие процессы и используя программное обеспечение для управления ими, организации могут выявлять недостатки, оптимизировать процедуры и значительно сокращать расходы. 

Это повышает продуктивность, помогает принимать более качественные решения и увеличивает эффективность бизнес-процессов, благодаря чему организации достигают своих целей и сохраняют конкурентное преимущество.

Благодаря эффективным рабочим процессам многие задачи и аспекты управления проектами можно автоматизировать и стандартизировать. Функции автоматизации Jira оптимизируют рабочие процессы и повышают производительность благодаря устранению узких мест и масштабированию проектных операций. 

А чтобы еще больше повысить ценность рабочих процессов, следуйте рекомендациям ниже.

• Четко доносите информацию. Наладьте частую и регулярную связь со своими командами. Побуждайте их делиться любыми сведениями, способными повлиять на их способность придерживаться графика.

• Задействуйте заинтересованные стороны. Заинтересованные стороны, которых касаются ваши проекты, также могут повлиять на результаты. Задействуйте их на всех этапах проекта, получайте от них поддержку и решайте их вопросы быстро и качественно.

• Непрерывно совершенствуйтесь. Собирайте отзывы разработчиков и заинтересованных сторон. Тщательно отмечайте, что получилось удачно, а что нет. Постепенно корректируйте и улучшайте результаты, рабочие процессы и процедуры на основе этой информации.

• Чем проще, тем лучше. Сложные процессы трудно понять, внедрить и скорректировать. Ниже приведены некоторые рекомендуемые состояния в рабочем процессе:

С помощью искусственного интеллекта и анализа операций можно оптимизировать рабочие процессы, применяя передовые аналитические методы и автоматизацию для решения сложных проблем и повышения эффективности.

Правильно выстроенные рабочие процессы станут прочной и гибкой основой для успешных проектов Agile-разработки и перехода к непрерывному совершенствованию и поставке. Важно тщательно продумать подход к разработке и реализации таких процессов, а также к управлению ими.

С помощью рабочих процессов Jira легко отслеживать задачи и управлять ими, вести совместную работу в команде и поддерживать отчетность. Это решение подходит для Agile и других методологий управления проектами.

Попробовать Jira бесплатно