Le processus d’amélioration continue : étapes clés, méthodologies et avantages

L’amélioration continue est un processus permanent qui consiste à analyser les performances, à identifier les opportunités et à apporter des changements progressifs aux processus, aux produits et au personnel. En analysant et en peaufinant les processus, votre entreprise peut gagner du temps et proposer un produit globalement meilleur.

Pourquoi l’amélioration continue est importante pour la croissance organisationnelle

Les organisations qui adoptent des méthodologies d’amélioration continue acquièrent un avantage concurrentiel significatif. Lorsque les équipes passent régulièrement en revue leurs processus et apportent des ajustements progressifs, l’efficacité s’améliore naturellement. 

Les tâches qui prenaient auparavant des heures peuvent être accomplies en quelques minutes, et les goulots d’étranglement qui ralentissaient l’ensemble des projets disparaissent. L’amélioration de la qualité est un autre avantage significatif. 

En affinant constamment leurs méthodes de travail, les entreprises sont en mesure de fournir de meilleurs produits et services à leurs clients, ce qui se traduit souvent par une satisfaction client accrue, une fidélité renforcée et une augmentation du chiffre d’affaires. 

L’engagement des collaborateurs est également stimulé par leur participation aux initiatives d’amélioration. Lorsque les membres d’une équipe ont leur mot à dire sur la manière dont leur travail est effectué et voient leurs suggestions implémentées, ils se sentent davantage investis dans la réussite de l’entreprise. 

Cela crée un cercle vertueux dans lequel les collaborateurs engagés apportent davantage d’idées, ce qui conduit à des processus encore plus performants et à un meilleur moral au sein de l’organisation. 

Intégrer l’amélioration continue à votre quotidien professionnel implique l’adoption d’outils et de pratiques qui vous aident à réfléchir dans une optique d’amélioration. Les meilleurs outils d’amélioration continue sont ceux qui vont de pair avec votre travail quotidien.

1. Le principe Planifier-Déployer-Contrôler-Agir (PDCA)

Le principe Planifier-Déployer-Contrôler-Agir (PDCA) est l’un des outils les plus utilisés dans le cadre du modèle d’amélioration continue.

• Planifier correspond à la possibilité d’identifier une opportunité et de planifier le changement. « Déployer » correspond à l’implémentation du changement à petite échelle.

• Contrôler correspond au processus qui consiste à utiliser des données pour analyser les résultats du changement et déterminer si cela fait une différence.

• Agir correspond à l’implémentation du changement de manière plus globale et à la poursuite de l’évaluation des résultats. Si une étape n’a pas produit les résultats attendus, il suffit de recommencer.

Les équipes logicielles exécutent des boucles PDCA lorsqu’elles lancent de nouvelles fonctionnalités via le « feature flagging ». Le feature flagging est le processus qui consiste à déployer une nouvelle fonctionnalité auprès d’un sous-ensemble réduit de clients réels dans le cadre d’un test limité. 

Le test vise à déterminer si les clients qui y participent obtiennent de meilleurs résultats que ceux qui ne bénéficient pas de la nouvelle fonctionnalité. Après avoir vérifié les données des utilisateurs, les équipes déploient cette fonctionnalité pour tout le monde.

2. Analyse des 5 pourquoi

Les enfants ont raison lorsqu’ils ne cessent de demander « Pourquoi ? » à leurs parents. Les 5 Pourquoi sont une technique courante d’analyse des causes racines selon laquelle le fait de constamment se demander « Pourquoi » permet d’identifier la cause racine d’un problème en cinq questions maximum. 

3. Kaizen et Kata

Si vous recherchez une flexibilité maximale, vous pouvez fonder vos processus sur les méthodologies d'amélioration Kata et Kaizen. Kata est un processus en quatre étapes permettant de créer des solutions à des problèmes dynamiques, tandis que les dix principes du Kaizen fournissent un cadre pour favoriser une culture d'améliorations minimes et continues. Ensemble, ils encouragent les équipes à expérimenter, à apprendre et à affiner leur approche au fil du temps.

L'utilisation d'un modèle de tableau Kanban pour suivre votre avancement au cours de ces quatre étapes permettra à votre équipe de rester sur la bonne voie.

4. Lean Manufacturing (fabrication Lean)

Le Lean Manufacturing est basé sur des principes Lean, qui éliminent les pertes de temps et de ressources pour garantir que les projets sont terminés et livrés dans les délais. Il s'articule autour de cinq principes clés :

1. Définition de la valeur

2. Cartographie de la chaîne de valeur

3. Création d'un flux

4. Établissement d'une tension de flux

5. Recherche de la perfection

Amazon est un excellent exemple d'amélioration des processus Lean. Les espaces de travail sont organisés de manière à maximiser la productivité, et les produits vendus ou livrés par Amazon sont emballés et prêts à être livrés.

Un autre exemple de la méthodologie Lean est la façon dont Adidas utilise la livraison directe en magasin pour garantir à ses clients l'accès à une large gamme de chaussures tout en conservant un plus petit inventaire dans chaque magasin. Si un client souhaite une paire de chaussures en particulier qui n'est pas en stock, celle-ci peut être livrée directement dans ce magasin Adidas.

Vous pouvez utiliser un logiciel de gestion de projet Lean pour bénéficier de ces avantages au sein de votre entreprise. 

5. Gestion de la qualité totale (TQM)

La gestion de la qualité totale (TQM, ou Total Quality Management) est une approche d'amélioration continue qui accroît la satisfaction des clients et l'implication des employés.

En faisant en sorte que chacun contribue à l'amélioration de la qualité, les entreprises peuvent réduire les erreurs et améliorer les processus essentiels. C'est le cœur et l'âme de l'amélioration continue : minimiser les erreurs et rationaliser les processus pour améliorer la qualité.

6. Agile

La méthodologie Agile est une approche de la gestion de projet qui permet de fractionner les grands projets en plusieurs parties plus petites, appelées sprints. Après chaque sprint, l’équipe organise une rétrospective de sprint afin d’apporter des changements et des améliorations pour le sprint suivant. 

La gestion de projet Agile repose sur la collaboration et l’adaptabilité. De plus, elle évolue en fonction des résultats et du feedback que vous recevez. Les équipes qui utilisent des outils Agile peuvent suivre leurs progrès plus efficacement et prendre des décisions fondées sur des données pour déterminer les prochaines améliorations à apporter. 

En surveillant les métriques Agile, telles que la vélocité et les taux d’avancement du travail, les organisations peuvent identifier des tendances et optimiser leurs workflows pour obtenir de meilleurs résultats.

7. Méthode Kanban

La méthode Kanban permet aux équipes de visualiser les workflows, d'éviter toute surcharge et d'accroître leur efficacité. Les principes Kanban reposent essentiellement sur la visualisation du workflow, notamment votre backlog de sprint, le travail en cours et le travail terminé. 

Cette méthode vous permet de maintenir un bon rythme de travail sans vous surcharger ni accumuler de retard par rapport à vos dates limites. Il existe quatre indicateurs Kanban essentiels à connaître :

1. Délai d'exécution

2. Durée du cycle

3. Travail en cours

4. Débit

En tant qu'entreprise, un cycle d'amélioration continue peut vous aider à apporter des changements qui améliorent la satisfaction des employés, l'efficacité et la qualité globale. Voici certains des principaux avantages du processus d'amélioration continue.

Simplifie les opérations pour améliorer l'efficacité

Quand vous avez beaucoup de tâches à réaliser, chaque minute gagnée peut faire toute la différence. L'amélioration continue vous permet de rationaliser les processus pour augmenter la productivité, ce qui signifie que vous pouvez accomplir davantage dans le même laps de temps.

Mobilise les employés grâce à une participation active

Permettre aux employés de participer au processus d'amélioration continue peut impliquer davantage votre équipe et renforcer l'engagement des employés. En 1951, Toyota a lancé le système de suggestion d'idées créatives afin de renforcer l'engagement des employés grâce à une amélioration continue.

Réduit les pertes en simplifiant les processus

Les méthodologies d'amélioration continue, telles que la méthodologie Lean, aident à réduire les pertes en allégeant les processus individuels. Si vous pouvez réduire un processus à quelques étapes simples, vous pouvez économiser du temps et augmenter votre productivité.

Réduit les coûts en éliminant les inefficacités

L'élimination et la simplification des processus inefficaces peuvent permettre de réaliser des économies. L'application des principes Lean aux processus de production permet d'économiser du temps et des ressources à chaque étape. L'amélioration de la gestion de la chaîne d'approvisionnement peut réduire les frais de stockage et de livraison, augmentant ainsi vos résultats financiers.

Améliore la qualité des produits et des services grâce au raffinement

L'amélioration continue consiste à affiner constamment de petits processus qui, au fil du temps, renforcent votre produit ou service dans son ensemble. En rationalisant les processus et en optimisant l'utilisation des ressources, vous pouvez proposer des produits et services de meilleure qualité à chacun de vos clients.

La mise en œuvre de l'amélioration continue ne nécessite pas une refonte complète de vos processus existants. En fin de compte, ce que vous souhaitez, c'est mettre en place une approche qui crée une dynamique au fil du temps et entraîne des changements durables dans l'ensemble de votre organisation. 

Étape 1 : identifier les opportunités d'amélioration grâce aux données et aux commentaires

La première étape de tout processus d'amélioration continue consiste à déterminer où apporter des changements. Collectez des données auprès de sources clés, telles que vos opérations, vos clients et vos employés. 

Les données opérationnelles peuvent montrer que certaines tâches prennent systématiquement plus de temps que prévu, tandis que les commentaires des clients peuvent révéler des points faibles dans la prestation de vos services. Ne négligez pas non plus les idées de votre équipe. 

Les personnes qui effectuent le travail repèrent souvent des problèmes que la direction néglige. Recherchez des tendances dans ces informations. 

Les clients se plaignent-ils régulièrement du même problème ? Certains processus créent-ils systématiquement des goulots d’étranglement ? Ces problèmes récurrents constituent vos meilleures cibles d’amélioration, car leur résolution aura un impact significatif sur vos performances globales. 

Étape 2 : Fixer des objectifs clairs et mesurables pour favoriser la responsabilisation et la motivation

Une fois que vous savez ce qui doit être corrigé, vous devez définir précisément ce que signifie « réussir ». Des objectifs de projet vagues, tels que « améliorer le service client », ne donnent à personne un but clair à atteindre. 

Il convient plutôt de fixer des objectifs spécifiques, tels que « réduire le temps de réponse aux clients de 24 heures à 8 heures » ou « réduire les défauts des produits de 20 % au cours du prochain trimestre ».

Assurez-vous que vos objectifs sont réellement réalisables avec les ressources dont vous disposez. Fixer des objectifs impossibles à atteindre ne fait que démotiver votre équipe et condamner tout le monde à l’échec. 

Associez vos objectifs d’amélioration directement aux priorités de l’entreprise afin que chacun comprenne pourquoi ce travail est important et comment il s’inscrit dans la vision globale de l’entreprise.

Étape 3 : Concevoir des initiatives d’amélioration réalisables et alignées sur les objectifs

Vient ensuite la phase de planification, au cours de laquelle vous déterminez exactement comment vous allez atteindre ces objectifs. Cela peut impliquer de mener de petites expériences, de modifier les processus existants ou d’implémenter de nouveaux outils et systèmes. 

Soyez précis quant à ce que vous allez faire, qui est responsable de chaque élément et quand les choses doivent être faites. N’essayez pas de tout corriger en même temps. 

Choisissez quelques initiatives à fort impact qui répondent directement aux problèmes que vous avez identifiés lors de la première étape. Attribuez clairement la responsabilité de chaque initiative et assurez-vous de disposer des ressources nécessaires avant de commencer.

Étape 4 : Mettre en œuvre les plans d’amélioration et affiner les stratégies en fonction des informations recueillies

C’est là que les choses sérieuses commencent. Commencez à exécuter vos plans, mais ne vous contentez pas de les définir et de les oublier. 

Suivez de près l’évolution de la situation et comparez vos résultats réels aux objectifs que vous avez fixés précédemment. Si quelque chose ne fonctionne pas comme prévu, n’hésitez pas à ajuster votre approche.

Le principe même de l’amélioration continue est qu’elle est itérative. Vous essayez quelque chose, vous voyez comment cela fonctionne, puis vous apportez des ajustements en fonction de ce que vous avez appris. Parfois, votre première tentative ne donnera pas les résultats escomptés, et c’est tout à fait normal.

Étape 5 : Standardiser les améliorations afin d’établir des procédures opérationnelles standard (SOP) définitives et d’assurer la cohérence

Une fois que vous avez prouvé qu’une amélioration fonctionne réellement, vous devez la pérenniser. Cela signifie que vous devez documenter clairement le nouveau processus afin que tout le monde sache exactement comment faire les choses correctement. 

Créez des SOP et assurez-vous que votre équipe y a accès lorsqu’elle a besoin de conseils. L’objectif ici est d’éviter de retomber dans les anciennes habitudes. 

Lorsque les améliorations ne sont pas correctement documentées et normalisées, les équipes ont souvent tendance à revenir à leurs anciennes méthodes. Intégrez vos changements réussis à la routine normale, puis recommencez tout le cycle afin de trouver la prochaine opportunité d’amélioration.

L’amélioration continue est l’un des principes fondamentaux de la méthodologie Agile, et Jira est conçu pour les équipes Agile. Les backlogs et les sprints vous permettent de fractionner les projets volumineux en tâches plus réduites. Avec les tableaux Scrum ou Kanban, vous pouvez organiser ces projets en segments encore plus faciles à gérer. 

Jira propose différents types de tickets, tels que des bugs, des tâches et des sous-tâches, qui répondent aux différents besoins des projets. Les workflows personnalisables vous permettent d’adapter Jira à votre workflow unique, tandis que des insights en temps réel vous permettent de mieux comprendre la vélocité, la productivité et d’autres métriques.

Vous pouvez même importer des données depuis des plateformes tierces directement dans Jira, afin d’obtenir une vue complète des données et des informations pertinentes provenant d’autres systèmes dont dépend votre équipe. 

Vous souhaitez en savoir plus sur la manière dont Jira peut vous aider à vous concentrer sur l’amélioration continue et à apporter les changements nécessaires pour rester Agile ? Essayez les tableaux Scrum Jira dès aujourd’hui.

Quelles sont les meilleures pratiques en matière d'amélioration continue ?

Il existe plusieurs manières de mettre en œuvre l'amélioration continue dans votre entreprise. Voici quelques bonnes pratiques :

• Communiquer en permanence

• Capturer et valider les avantages

• Se concentrer sur les métriques qui ont un impact sur votre activité

• Capturer des idées pour l'amélioration

• Utiliser un entonnoir à idées

• Réaliser des revues hebdomadaires des projets

Impliquer tout le personnel constitue une stratégie efficace pour assurer une amélioration continue au fil du temps. Vous pouvez former les nouvelles recrues à l'amélioration continue et aussi utiliser un programme dédié pour permettre aux autres collaborateurs de se perfectionner.

Pouvez-vous donner un exemple d'amélioration continue ?

Amazon est l’un des meilleurs exemples d’amélioration continue du secteur. Amazon utilise la méthodologie Lean pour optimiser les entrepôts et simplifier le processus de livraison. L’entreprise applique également une approche unique qui met l’accent sur la satisfaction client à long terme plutôt que sur les gains à court terme.

Apple mène des recherches approfondies auprès des utilisateurs afin de savoir ce qu'ils aiment et n'aiment pas dans les produits Apple. Cette recherche contribue à améliorer continuellement les produits Apple, en ajoutant de nouvelles fonctionnalités qui permettent à Apple de demeurer un acteur majeur dans le domaine de la technologie.

Quel est l'objectif principal de l'amélioration continue ?

L’objectif principal de l’amélioration continue est de transformer votre entreprise grâce à de petits changements progressifs. Cela améliore l’engagement des collaborateurs, augmente la productivité et l’efficacité et accroît la satisfaction client. Si vous pensez qu’il vous reste une marge de progression, vous pouvez découvrir de nouvelles opportunités de croissance et améliorer votre activité.