Qu'est-ce que l'automatisation des workflows et par où commencer

L'automatisation des workflows est l'approche qui permet d'automatiser divers processus métier, tâches et workflows dans une entreprise avec un minimum d'intervention humaine. Elle s'appuie sur un logiciel pour créer une série d'actions automatisées correspondant aux étapes d'un processus métier, ce qui aide les équipes à exécuter les tâches de manière efficace et cohérente.

L'automatisation des workflows utilise un logiciel de gestion des tâches pour acheminer les tâches et les informations entre les personnes et les systèmes en fonction de règles et de déclencheurs prédéfinis. Par exemple, lorsqu'un système marque une tâche comme terminée, l'automatisation peut l'envoyer automatiquement au responsable suivant et mettre à jour les tableaux de bord. Cela permet de gagner du temps par rapport aux transferts manuels et de réduire les erreurs.

Pour commencer, suivez ces étapes :

1. Cernez le workflow actuel en collectant des informations sur la façon dont les tâches circulent entre les équipes. Concentrez-vous sur la compréhension du lancement des projets, des critères utilisés pour mener à bien une tâche, du périmètre du travail et de la façon dont les goulots d'étranglement surviennent. Déterminez ce qui déclenche le démarrage de chaque tâche et son changement d'état.

2. Décrivez visuellement le workflow pour identifier les inefficacités. Élaborez un brouillon de workflow pour mettre en évidence les points de rupture. Donnez aux équipes transverses les moyens de collaborer pour améliorer le brouillon et identifier les pratiques inutiles.

3. Identifiez les tâches qui nécessitent l'intégration de données provenant d'autres systèmes et veillez à ce que le logiciel de gestion des workflows les prenne en charge. Envisagez d'ajuster le workflow pour répondre aux exigences d'intégration, par exemple en divisant les tâches en sous-tâches plus petites.

4. Résolvez les problèmes d'efficacité du workflow, y compris les problèmes de communication et les tâches en retard. Par exemple, l'ajout de mesures de responsabilisation pour les tâches ou la clarification des informations système qui doivent circuler.

5. Développez le workflow dans un logiciel d'automatisation des workflows, en décrivant chaque tâche et en assignant des rôles aux utilisateurs. En fonction des besoins de l'équipe, apportez de la visibilité grâce à des graphiques de Gantt, des cartographies des processus, des calendriers, etc.

6. Créez des déclencheurs et des actions automatisés pour simplifier les tâches récurrentes. Personnalisez les recettes (« recipes ») d'automatisation en fonction de besoins uniques ou utilisez des options prédéfinies.

7. Testez et optimisez en permanence le workflow automatisé pour résoudre les problèmes. Fixez des métriques de performance et des indicateurs de performance clés (KPI) pour surveiller l'efficacité. Utilisez des tableaux de bord pour conserver une visibilité générale sur l'avancement et les bloqueurs.

8. Formez l'équipe à l'utilisation du nouveau workflow automatisé grâce à des démonstrations pratiques. Préparez les équipes aux changements de processus et aux optimisations du workflow grâce à des plans de gestion des changements.

L'automatisation des workflows offre de nombreux avantages pour les opérations métier. Cela améliore considérablement l'efficacité et la productivité afin de garantir l'amélioration continue. Voici les principaux avantages de l'automatisation des workflows :

Amélioration de l'efficacité

L'automatisation des tâches répétitives permet aux employés de se concentrer sur des tâches plus stratégiques, augmentant ainsi la productivité globale. Les processus automatisés accomplissent les tâches plus rapidement et peuvent fonctionner en continu, ce qui augmente considérablement l'efficacité.

Réduction des erreurs

Les workflows automatisés réduisent les erreurs humaines en garantissant une exécution cohérente des tâches selon des règles prédéfinies. Cela permet d'améliorer la précision des tâches telles que la saisie, les calculs et le traitement des données. Cela réduit également le temps et les ressources consacrés à la correction des erreurs.

Outils de collaboration

Votre outil de suivi des tâches devrait faciliter la communication et la collaboration entre les membres de l'équipe. Un tel outil doit fournir une plateforme de dialogue, de partage de documents, de feedback et de coordination. Cela améliore le travail d'équipe et la réussite globale des projets. 

Économies

L'automatisation des tâches de routine réduit la nécessité des tâches manuelles. En limitant les erreurs, les entreprises économisent sur les coûts liés à leur correction. L'automatisation des workflows optimise également l'allocation des ressources.

Collaboration améliorée

L'automatisation des workflows comporte souvent des fonctionnalités qui favorisent une culture de travail collaborative entre les membres de l'équipe, où qu'ils se trouvent. Les mises à jour en temps réel, les espaces de travail partagés et les notifications automatisées permettent de garder tout le monde en phase. Cela améliore le travail d'équipe et permet des réunions collaboratives.

Évolutivité

L'automatisation des workflows permet aux entreprises de gérer une charge de travail croissante sans augmenter leurs effectifs de manière proportionnelle. Cela soutient la croissance de l'entreprise sans compromettre la qualité ni l'efficacité.

La polyvalence de l'automatisation des workflows se manifeste dans de nombreux secteurs, notamment : 

Santé: qu'il s'agisse de simplifier l'admission des patients à l'aide de formulaires électroniques ou d'automatiser la prise de rendez-vous et la gestion des traitements, l'automatisation des workflows améliore l'efficacité et les soins aux patients.

Banque: le logiciel de gestion des tâches automatise le traitement des prêts, optimise la détection des fraudes, garantit la conformité et améliore le service client grâce à une gestion automatisée des comptes.

Logistique: simplifiez les commandes, l'inventaire, le transport, le contrôle qualité et la gestion des documents.

Commerce de détail: optimisez la gestion des stocks, le traitement des commandes, le service client et les opérations en magasin.

Assurance: simplifiez le traitement des réclamations, la souscription, la conformité, le service client et la détection des fraudes. 

Immobilier: améliorez la gestion immobilière, des transactions et des prospects, ainsi que les processus d'inspection.

Fabrication: utilisez des workflows pour garantir l'assurance qualité, piloter les processus de production et gérer efficacement la fabrication des outils.

To get the most out of workflow automation software, consider these best practices:

• Start small and scale gradually: Begin by setting goals for one simple process. As you learn and see results, expand to more complex workflows.

• Involve key stakeholders in the process: Include team members who will use the automated workflows. Their input helps create effective systems and improves adoption.

• Continuously monitor and optimize automated workflows: Regularly check performance and adjust as needed. Track metrics like time saved and user satisfaction to refine your automation.

• Keep a balance between automation and human oversight: Design workflows with points for human review, especially for critical decisions. This ensures automation enhances rather than replaces human judgment.

Il est crucial de sélectionner le bon outil d'automatisation des workflows pour obtenir les avantages escomptés. Voici quelques fonctionnalités essentielles à prendre en compte dans les solutions d'automatisation des workflows :

Facilité d'utilisation

Une interface conviviale et un design intuitif sont essentiels pour permettre aux employés de naviguer facilement dans l'outil, favoriser une adoption rapide et accélérer le retour sur investissement.

Capacités d'intégration

Une intégration parfaite aux systèmes et applications existants est vitale pour garantir la circulation fluide des données entre les différents outils et plateformes. Cela empêche également les silos de données et optimise les workflows automatisés.

Personnalisation et flexibilité

La possibilité de personnaliser les workflows en fonction des besoins spécifiques de l'entreprise est cruciale. Un outil flexible d'automatisation des workflows s'adapte à vos exigences opérationnelles uniques, garantissant ainsi l'alignement sur les objectifs stratégiques.

Évolutivité

Les solutions d'automatisation des workflows devraient gérer des volumes de travail croissants à mesure que l'entreprise se développe. Cela inclut la prise en charge de multiples workflows, utilisateurs et données sans compromettre les performances ni la fiabilité.

Rapports et analyses

Des rapports et des analyses pertinents sont indispensables pour évaluer l'efficacité du workflow. Ces fonctionnalités mettent en évidence les domaines d'amélioration et permettent de prendre des décisions fondées sur des données grâce à l'accès à des informations en temps réel.

Sécurité

Les outils d'automatisation doivent être dotés de puissantes mesures de sécurité, telles que le chiffrement, les contrôles d'accès et les journaux d'audit, afin d'éviter les accès non autorisés et les violations de données.

Accessibilité mobile

L'accessibilité mobile est de plus en plus importante, car elle permet aux équipes de rester productives et aux workflows de progresser sans heurts, quel que soit l'emplacement géographique.

Integration capabilities

Seamless integration with existing systems and applications is vital to ensure smooth data flow between different tools and platforms. It also inhibits data silos and maximizes automated workflows.

Jira’s powerful automation engine integrates seamlessly with various tools like Slack, Teams, Figma, GitHub, and many more, enabling your team to reduce manual tasks and scale operations.

Customization and flexibility

The ability to customize workflows according to specific business needs is crucial. A flexible workflow automation tool adapts to your unique operational requirements, securing alignment with strategic objectives.

Jira workflows enable teams to build custom workflows that reduce friction and enable faster delivery.

Scalability

Workflow automation solutions should handle increasing volumes of work as the business grows. This includes supporting multiple workflows, users, and data without compromising performance or reliability.

Jira’s robust platform is designed to grow with your team, supporting your workflow automation needs as you scale.

Reporting and analytics

Insightful reporting and analytics are indispensable for gauging workflow efficiency. These capabilities highlight areas for improvement and enable data-driven decision-making through access to real-time insights.

Jira provides comprehensive reporting tools to help teams track progress and identify areas for optimization.

Security

Automation tools must have robust security measures such as encryption, access controls, and audit logs to protect against unauthorized access and data breaches.

Jira's robust security measures ensure your data remains protected within the Atlassian Cloud environment. Create and customize permissions with granular control over who can access what through customizable roles. Jira also offers bolstered security safeguards like IP allow listing, ensuring only those from trusted networks can access your instance.

Mobile accessibility

Mobile accessibility is increasingly important. It enables staff to remain productive and progress smoothly in workflows regardless of geographical location.

Jira’s mobile interface is designed for easy viewing and interaction with issues on mobile devices. When accessing Jira from a smartphone, you’re presented with an optimized page version.

With the mobile interface, you can view issues, comments, attachments, issue links, and favorite filters, as well as perform basic operations such as adding comments, watching or voting on issues, and assigning tasks to team members

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