Product manager e project manager a confronto: comprendere ruoli, competenze e responsabilità

Le differenze fondamentali tra project manager e product manager sono l'obiettivo e l'ambito. 

I product manager pensano in modo strategico, hanno padronanza della visione del prodotto e prendono decisioni informate sulle funzionalità da costruire in base alle esigenze degli utenti e alle opportunità di mercato. Sono responsabili del successo a lungo termine di un prodotto e dedicano il loro tempo alla ricerca, all'elaborazione della strategia e alla definizione dei requisiti.

I project manager, invece, sono esecutori tattici che garantiscono che il lavoro venga completato in tempo, nel rispetto del budget e secondo le specifiche. Si concentrano sul processo, sul coordinamento e sulla consegna. Mentre i product manager chiedono "Cosa dovremmo costruire e perché?" i project manager chiedono "Come possiamo costruirlo in modo efficiente?"

Pensa alla differenza in questo modo: se la costruzione di un prodotto fosse come la costruzione di una casa, il product manager deciderebbe che tipo di casa costruire, dove costruirla e quali caratteristiche dovrebbe avere. Il project manager, invece, definirebbe la sequenza temporale della costruzione, coordinerebbe il lavoro con gli appaltatori e si assicurerebbe che tutto rispetti i tempi previsti e il budget.

I product manager rivestono molti ruoli, ma la loro responsabilità principale è realizzare il prodotto giusto per gli utenti. Trascorrono le loro giornate a conciliare le esigenze degli utenti e i vincoli tecnici per decidere la direzione del prodotto.

Definisce la vision e la strategia

I product manager creano una vision chiara della direzione del prodotto e la comunicano in modo efficace. Sviluppano strategie complete in linea con gli obiettivi aziendali e le opportunità di mercato, ad esempio analizzando i panorami competitivi, identificando i mercati di destinazione e definendo metriche di successo da seguire quando si prendono tutte le decisioni sui prodotti.

Assegna le priorità nella roadmap del prodotto

Gestire una roadmap di prodotto significa fare scelte difficili su quali funzionalità realizzare per prime. I product manager valutano le potenziali funzionalità in base all'impatto sugli utenti, al valore aziendale e al lavoro di sviluppo.

Rivalutano costantemente le priorità man mano che diventano disponibili nuove informazioni e le condizioni di mercato cambiano

Conduce ricerche sugli utenti e sul mercato

Capire gli utenti è fondamentale per la buona riuscita del prodotto. I product manager conducono interviste, analizzano i dati relativi all'utilizzo e studiano le tendenze del mercato per scoprire informazioni sul comportamento e le esigenze degli utenti. 

Questa ricerca è alla base di tutte le principali decisioni sul prodotto e aiuta a verificare le ipotesi prima che inizi la fase di sviluppo.

Definisce requisiti e funzionalità

I product manager traducono le esigenze degli utenti in requisiti dettagliati su cui i team di sviluppo possono agire. Scrivono user story, definiscono i criteri di accettazione e lavorano a stretto contatto con i designer per assicurarsi che tutti capiscano cosa occorre realizzare. 

È necessario bilanciare le richieste degli utenti con la fattibilità tecnica e i vincoli aziendali.

Collabora con team interfunzionali

I product manager collaborano quotidianamente con i team di progettazione, marketing, vendita e supporto. Facilitano la comunicazione tra i reparti e si assicurano che tutti rimangano allineati sugli obiettivi del prodotto. La collaborazione è necessaria per il successo dello sviluppo del prodotto e dell'esecuzione del lancio.

Valuta la buona riuscita del prodotto

Dopo il lancio della funzionalità, i product manager monitorano le prestazioni rispetto a metriche stabilite. Analizzano l'adozione, il coinvolgimento e il feedback degli utenti per determinare se le modifiche al prodotto hanno raggiunto gli obiettivi prefissati. I dati raccolti indirizzano le decisioni future sui prodotti e aiutano a ottimizzare le funzionalità esistenti.

La priorità principale di un project manager è quella di realizzare iniziative con successo rispettando i vincoli definiti. I project manager eccellono nel suddividere il lavoro complesso in task gestibili, nel coordinare le risorse e nel far sì che tutti si ritengano responsabili del rispetto delle scadenze. 

Il loro successo si misura dalla consegna puntuale dei progetti, nel rispetto del budget e in linea con gli standard di qualità.

Pianifica i progetti

I project manager sviluppano piani completi che delineano l'ambito, la timeline, le risorse e i risultati finali. Suddividono le grandi iniziative in task più piccoli e gestibili e identificano le dipendenze tra diversi flussi di lavoro. Una pianificazione efficace implica la valutazione dei rischi e lo sviluppo di piani di emergenza per affrontare potenziali ostacoli.

Gestisce le timeline del progetto

Per rispettare la programmazione dei progetti è necessaria un'attenzione costante alle scadenze e alle milestone. I project manager monitorano i progressi rispetto alle timeline pianificate, identificano i potenziali ritardi in anticipo e modificano i programmi secondo necessità. Comunicano agli stakeholder le modifiche alla timeline e collaborano con i team per trovare soluzioni quando i progetti non rispettano la programmazione.

Assegna le risorse

I project manager si coordinano con i manager dei reparti per garantire la disponibilità delle risorse necessarie e gestire priorità contrastanti in vari progetti. L'assegnazione delle risorse implica il bilanciamento dei carichi di lavoro e l'ottimizzazione della produttività del team.

Facilita la comunicazione tra i membri del team

Una comunicazione chiara consente di prevenire i malintesi e far procedere i progetti senza intoppi. I project manager organizzano regolarmente riunioni sullo stato, gestiscono la documentazione del progetto e assicurano che le informazioni vengano trasmesse efficacemente ai vari membri del team. Sono il punto di contatto centrale a cui rivolgersi per fare domande e chiedere aggiornamenti sul progetto.

Tiene traccia dell'avanzamento e delle prestazioni

I project manager monitorano metriche chiave come l'impiego del budget, il completamento delle milestone e gli indicatori di qualità. Identificano quando i progetti non seguono il percorso prefissato e intervengono per riportarli in carreggiata. Con la creazione regolare di report sull'avanzamento, tengono informati gli stakeholder e prendono decisioni basate sui dati.

Supervisiona l'esecuzione del progetto

I project manager si assicurano che il lavoro venga completato secondo le specifiche e gli standard di qualità. Coordinano i test, esaminano i risultati finali e gestiscono il passaggio di consegne quando i progetti sono completi. 

Questa supervisione garantisce che i progetti soddisfino gli obiettivi prefissati e le aspettative degli stakeholder.

I product manager e i project manager hanno molte competenze in comune. Entrambi i ruoli richiedono eccezionali capacità di comunicazione, poiché trascorrono buona parte del loro tempo a facilitare le conversazioni tra i diversi stakeholder. Entrambi devono essere in grado di influenzare senza imporsi, convincendo i membri del team a dare priorità alle loro iniziative, anche quando non le gestiscono direttamente.

Entrambi i ruoli implicano notevoli capacità di coordinamento e organizzazione. I product manager si coordinano con le fasi di ricerca degli utenti, progettazione e sviluppo, mentre i project manager si coordinano con i diversi flussi di lavoro e i membri del team. Usano strumenti simili per monitorare i progressi, gestire la documentazione e facilitare la collaborazione.

La pianificazione strategica è un'altra responsabilità condivisa, sebbene venga applicata in modo diverso. I product manager sviluppano strategie di prodotto, mentre i project manager creano strategie di esecuzione. Entrambi devono essere diversi passi avanti e anticipare le potenziali sfide prima che diventino problemi.

La risoluzione dei problemi è fondamentale per entrambi i ruoli. I product manager risolvono i problemi degli utenti attraverso le funzionalità di prodotto, mentre i project manager si occupano dei problemi di consegna migliorando i processi. Entrambi devono mantenere la calma sotto pressione e trovare soluzioni creative quando gli approcci standard non funzionano.

Per entrambi i ruoli è necessario comprendere a fondo gli obiettivi aziendali e in che modo il loro lavoro contribuisca al successo complessivo dell'azienda. Devono prendere decisioni che bilanciano le priorità concorrenti e ottimizzino i risultati a lungo termine, invece che concentrarsi sui guadagni a breve termine.

La decisione tra assumere un product manager o un project manager dipende dalle sfide attuali e dalla fase in cui si trova l'azienda. Ecco come determinare il ruolo di cui il tuo team ha più bisogno.

Quando hai bisogno di un product manager

• Startup in fase iniziale e sviluppo di nuovi prodotti: i product manager sono essenziali per capire cosa costruire e per chi. Un product manager dovrebbe essere la tua priorità se stai convalidando l'idoneità del prodotto al mercato, conducendo ricerche sugli utenti o definendo la proposta di valore fondamentale.

• Lacune nella strategia e nella visione: hai bisogno di un product manager quando il tuo team sta sviluppando funzionalità senza una chiara ricerca sugli utenti, ha difficoltà a dare priorità a richieste concorrenti o non ha una visione coerente del prodotto. I segnali includono frequenti cambi di direzione, funzionalità che non vengono adottate dagli utenti o difficoltà a spiegare perché determinate funzionalità sono importanti.

• Espansione del mercato: i responsabili di prodotto diventano cruciali quando si entra in nuovi mercati o si cambia modello di business. Possono ricercare nuovi segmenti di utenti, analizzare panorami competitivi e adattare di conseguenza la strategia di prodotto.

Ad esempio, una società di software B2B vuole espandere i suoi servizi dalle piccole aziende alle grandi imprese. La società ha bisogno di un product manager che conduca ricerche sulle esigenze degli utenti dell'impresa, identifichi le funzionalità richieste (come funzionalità avanzate di sicurezza e integrazione) e sviluppi una roadmap per questa espansione del mercato.

Quando hai bisogno di un project manager

• Sfide di esecuzione e consegna: i project manager diventano necessari quando i requisiti sono chiari, ma si hanno difficoltà con l'esecuzione. Se il tuo team non rispetta regolarmente le scadenze, ha difficoltà a coordinarsi tra i reparti o non ha visibilità sullo stato del progetto, un project manager può implementare i processi e la struttura necessari per una consegna affidabile.

• Iniziative complesse che coinvolgono più team: i project manager sono particolarmente utili per le grandi iniziative che coinvolgono più team, dipendenze esterne o rigidi requisiti normativi. In genere eccellono nel coordinare questi scenari complessi.

• Scalabilità e crescita: man mano che le aziende crescono e più iniziative vengono eseguite contemporaneamente, i project manager diventano essenziali per mantenere la prevedibilità delle consegne e l'ottimizzazione delle risorse.

Ad esempio, una startup fintech ha una chiara roadmap di prodotto, ma fatica a consegnare in modo puntuale le funzionalità a causa di problemi di coordinamento tra il team delle app per dispositivi mobili, gli ingegneri di backend e gli specialisti della conformità. Un project manager avrebbe il compito di creare processi strutturati, gestire le dipendenze e assicurare che i requisiti normativi siano rispettati durante lo sviluppo.

Quando hai bisogno di entrambi i ruoli

Alcune organizzazioni traggono vantaggio dal lavoro congiunto di entrambi i ruoli. Le aziende con prodotti maturi spesso hanno dei product manager che definiscono la roadmap, mentre i project manager assicurano che le singole funzionalità vengano fornite nei tempi previsti. 

Questa combinazione è particolarmente efficace quando si affrontano sfide di complessità strategica ed esecuzione. Dovresti abbinare il ruolo alla sfida principale: i problemi di strategia e visione richiedono product manager, mentre i problemi di esecuzione e consegna richiedono project manager. 

Considera anche le attuali capacità del tuo team: se hai forti leader tecnici in grado di gestire il coordinamento, concentrati prima sulla gestione del prodotto.

Quando product manager e project manager collaborano efficacemente, creano un'efficace combinazione di vision strategica ed esecuzione tattica. I product manager sanno cosa deve essere realizzato e perché, mentre i project manager determinano come farlo in modo efficiente. 

Questa partnership è più efficace quando entrambi i ruoli hanno responsabilità chiaramente definite e mantengono un forte allineamento durante l'intero processo di sviluppo.

• Stabilisci priorità e obiettivi condivisi: definisci obiettivi per aiutare tutti gli stakeholder a identificare il raggiungimento dei risultati. I product manager devono coinvolgere i project manager nella pianificazione della roadmap per ottenere stime realistiche della sequenza temporale e identificare tempestivamente le potenziali difficoltà nell'esecuzione. 

• Mantieni un flusso di comunicazione regolare: programma riunioni di aggiornamento regolari durante le quali vengano affrontati le priorità imminenti, i vincoli in termini di risorse ed eventuali modifiche all'ambito del progetto o alle tempistiche. Entrambi i manager dovrebbero sentirsi liberi di sollevare preoccupazioni e suggerire alternative se c'è bisogno di modificare i piani.

• Crea standard di documentazione chiari: i product manager devono fornire requisiti dettagliati e criteri di successo, mentre i project manager devono garantire aggiornamenti trasparenti sullo stato del progetto e sulle tempistiche. Le dashboard e gli strumenti condivisi aiutano entrambi i ruoli a rimanere informati sull'avanzamento e sui possibili problemi senza bisogno di impegnarsi in check-in costanti.

• Rispetta le competenze degli altri: le migliori partnership si sviluppano quando entrambi i manager possono contare sulle rispettive aree di forza. I product manager devono affidarsi ai project manager per trovare il percorso di esecuzione più efficiente, mentre i project manager devono fidarsi delle decisioni strategiche dei product manager in merito alle priorità delle funzionalità e alle esigenze degli utenti.

• Collabora per pianificare le modifiche all'ambito: quando i requisiti cambiano o emergono nuove informazioni, i due manager devono collaborare per valutare l'impatto. I product manager valutano in che modo le modifiche influiscono sul valore per l'utente e sugli obiettivi aziendali, mentre i project manager esaminano le implicazioni su tempistiche e risorse. Un processo decisionale congiunto produce risultati migliori rispetto a scelte isolate.

Immagina una società di software che sta lanciando una nuova funzionalità per app mobile. Il product manager inizierebbe effettuando ricerche sul comportamento degli utenti, identificando i punti deboli e definendo le metriche di successo per la nuova funzionalità. 

Proseguirebbe poi con la creazione di user story, la collaborazione con i designer sui prototipi e la definizione di criteri di accettazione per il team di sviluppo. Durante tutto il processo, raccoglierebbe il feedback degli utenti e definirebbe l'ambito delle funzionalità in base al valore per gli utenti e all'impatto sul business.

Il project manager prenderebbe questi requisiti e creerebbe un piano di progetto con sequenze temporali, risorse e milestone. Si coordinerebbe con il team di progettazione, gli sviluppatori per dispositivi mobili, gli ingegneri di backend e i tester di controllo di qualità per assicurarsi che il lavoro sia completato nella sequenza corretta. 

Se il progettista dovesse aver bisogno di una settimana in più per i test degli utenti, il project manager modificherebbe le tempistiche e comunicherebbe i cambiamenti agli stakeholder.

Ora cambiamo scenario: immagina una società di e-commerce che si sta espandendo su un nuovo mercato. Il product manager condurrebbe ricerche sulle preferenze degli utenti locali, sul panorama competitivo e sui requisiti normativi per determinare quali modifiche apportare al prodotto. 

Sulla base delle ricerche sugli utenti e delle analisi di mercato, assegnerebbe la priorità a funzionalità come i metodi di pagamento locali, la localizzazione linguistica e le opzioni di spedizione specifiche per l'area geografica. Il project manager coordinerebbe la complessa esecuzione coinvolgendo più team: ingegneri che implementano nuove integrazioni per i pagamenti, traduttori che localizzano i contenuti, team legali che garantiscono la conformità e team di marketing che preparano le campagne di lancio. 

Gestirebbe le dipendenze tra questi flussi di lavoro e si assicurerebbe che tutto funzioni per garantire un ingresso coordinato sul mercato.

Questi esempi dimostrano come entrambi i ruoli sono essenziali, illustrando diversi aspetti indispensabili per introdurre con successo un prodotto sul mercato.

Jira supporta sia la gestione del prodotto che quella dei progetti con strumenti flessibili per ogni ruolo. I product manager utilizzano board, backlog, timeline e dashboard per stabilire le priorità delle funzionalità e monitorare le metriche del prodotto. I project manager si affidano a timeline, board di programma, calendari e moduli per la pianificazione e l'acquisizione dei progetti. Entrambi i ruoli possono trarre beneficio da pagine di riepilogo che forniscono panoramiche chiare sui progressi e migliorano l'allineamento del team.

Jira si integra perfettamente con Confluence e Jira Product Discovery (JPD) per fornire una soluzione omnicomprensiva per flussi di lavoro completi di prodotti e progetti. I team possono utilizzare i modelli di gestione dei prodotti in Confluence e i modelli di gestione dei progetti in Jira per iniziare rapidamente. 

Questo approccio connesso consente una gestione del team più efficace durante l'intero processo di sviluppo.

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