Los ocho mejores programas de seguimiento y gestión de tareas en 2025

Los equipos utilizan soluciones de gestión de tareas para gestionar los flujos de trabajo y garantizar la eficiencia y la productividad. Estos asistentes digitales se centran en la optimización: organizan, clasifican y supervisan las asignaciones y los proyectos.

Las soluciones de gestión de tareas ofrecen a los equipos un espacio central para capturar, clasificar y priorizar los proyectos y las asignaciones. Algunas funciones como el seguimiento del progreso, los recordatorios y los plazos ayudan a que los equipos se responsabilicen y participen.

Jira es una herramienta de gestión de tareas integral con todo incluido. Esta aplicación de gestión de tareas repleta de funciones agiliza los flujos de trabajo y mejora la productividad.

Poder elegir la plataforma de gestión de tareas adecuada e implementarla correctamente tiene innumerables ventajas. Aunque el resultado principal es el aumento de la productividad, no es la única ventaja que presentan las herramientas de gestión de tareas.

Estas son algunas ventajas adicionales:

• Organización: el software de gestión de tareas es el repositorio central para organizar y establecer prioridades. Los equipos pueden hacer una lista de todas las tareas y priorizarlas para asegurarse de completarlas en un orden lógico, teniendo en cuenta las dependencias necesarias. 

• Colaboración: los miembros del equipo pueden intercambiar archivos y comentarios, lo que mejora la colaboración y ofrece a los equipos las herramientas necesarias para supervisar el progreso en tiempo real.

• Gestión de procesos: el software de gestión de tareas respalda visualmente la gestión de proyectos y muestra el progreso, lo que ayuda a los gestores de proyectos a detectar los cuellos de botella y modificar los flujos de trabajo.

Las herramientas modernas de gestión de tareas comparten varias características principales que hacen que la ejecución del proyecto sea más fluida y predecible:

• Asignación y propiedad de tareas: el mejor software de seguimiento de tareas define claramente quién es responsable de cada tarea. Los equipos pueden asignar tareas con descripciones detalladas, adjuntar archivos relevantes y establecer expectativas por adelantado.

• Gestión de plazos y planificación: los calendarios integrados y las vistas de cronogramas ayudan a los equipos a visualizar cuándo es necesario completar la actividad. Los recordatorios automáticos mantienen a todo el mundo informado sin necesidad de un seguimiento manual.

• Seguimiento e informes del progreso: los paneles en tiempo real muestran cómo avanzan los proyectos. Los equipos pueden detectar los retrasos con antelación y ajustar los planes antes de que las incidencias menores se conviertan en problemas importantes.

• Capacidades de integración: las herramientas de primer nivel se conectan con otro software que tu equipo ya usa, desde plataformas de correo electrónico hasta herramientas de diseño. De este modo, se elimina la necesidad de cambiar constantemente entre aplicaciones.

• Automatización de flujos de trabajo: la automatización inteligente gestiona las tareas rutinarias, como pasar el trabajo completado a la siguiente fase o notificar a las partes interesadas cuando se alcanzan los hitos.

Esta lista incluye opciones para equipos de todos los tamaños y sectores, desde plataformas integrales que gestionan flujos de trabajo empresariales complejos hasta herramientas especializadas que se adaptan a casos prácticos específicos. La clave es encontrar la herramienta adecuada que se adapte al estilo de trabajo de tu equipo y a la complejidad del proyecto.

Aquí tienes una lista de las principales herramientas de gestión y seguimiento de tareas disponibles en el mercado hoy en día.

1. Jira: la mejor herramienta en general para la gestión de tareas

La variedad de funciones y la adaptabilidad de Jira lo convierten en la mejor opción para los usuarios que buscan una planificación de recursos más eficiente y precisa. Jira ofrece un centro único para todas las tareas y proyectos con interfaces intuitivas que facilitan el registro, la organización y la priorización de las tareas. La plataforma divide los proyectos complejos en tareas gestionables, proporcionando visibilidad en tiempo real del progreso del proyecto y la asignación de recursos.

Lo que diferencia a Jira es su flexibilidad: tanto si tu equipo sigue metodologías ágiles con sprints y backlogs como si prefiere los enfoques tradicionales, este software de gestión de proyectos se adapta a tu flujo de trabajo. Los tableros de Jira permiten visualizar los flujos de trabajo a la vez que promueven el trabajo en equipo mediante el intercambio de datos y la supervisión de proyectos.

2. Pizarras de Confluence: la mejor herramienta para las lluvias de ideas

Las pizarras de Confluence proporcionan un lienzo virtual en el que los equipos pueden hacer lluvias de ideas, planificar y compartir ideas a través de entornos de formato libre que permiten a los equipos registrar conceptos y organizar las ideas de forma visual. La plataforma permite la colaboración en tiempo real con imágenes, diagramas y mapas mentales, lo que fomenta una comunicación clara en diversos estilos de trabajo.

A diferencia de las herramientas tradicionales de intercambio de ideas, las pizarras de Confluence se conectan directamente con la ejecución de tareas. Los equipos pueden transformar los conceptos de la lluvia de ideas en tareas estructuradas dentro de Jira, vinculando las pizarras con documentos e incidencias para obtener una visión completa del proyecto.

3. Jira Product Discovery: el mejor para priorizar tareas

Jira Product Discovery resuelve el problema de los enfoques inconexos de lluvia de ideas ofreciendo un entorno repleto de funciones que mejora la ideación. Los equipos pueden explorar conceptos de forma visual a través de mapas mentales y mapas de historias de usuarios, mientras utilizan un repositorio central para registrar ideas durante las sesiones de lluvia de ideas.

La plataforma proporciona herramientas para clasificar de manera eficiente los conceptos prometedores mediante la votación y la ponderación, lo que ayuda a los equipos a decidir qué ideas merecen ser desarrolladas. Jira Product Discovery se integra perfectamente con el ecosistema de Jira, lo que permite a los equipos convertir las ideas en incidencias gestionables y, al mismo tiempo, mantener la transparencia durante todo el proceso de ideación.

4. Jira: la mejor herramienta para la asignación y el seguimiento de tareas

Jira ayuda a los usuarios a gestionar proyectos mediante funciones de seguimiento exhaustivas que garantizan la finalización eficaz de las tareas. La plantilla de seguimiento de tareas de Jira permite una definición precisa de las tareas con campos, archivos adjuntos y descripciones personalizados, mientras que los plazos claramente definidos crean planificaciones visibles para la rendición de cuentas. 

Los miembros del equipo pueden registrar las horas de actividad, actualizar los estados y dejar comentarios sobre las tareas para una visibilidad completa del proyecto.

Los tableros de kanban de Jira visualizan los flujos de trabajo mediante la función de arrastrar y soltar entre las fases, como "Por hacer" y "Completado". Las funciones avanzadas incluyen flujos de trabajo de Jira personalizables, automatización de Jira para tareas rutinarias y vistas de cronogramas de Jira que conectan las tareas individuales con los hitos más importantes del proyecto.

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5. Confluence: ideal para documentar la gestión de tareas

Confluence es una solución integral para la documentación, el intercambio de conocimientos y la colaboración en equipo entre empresas. El software puede servir como tu única fuente de información para los planes de proyectos, las notas de las reuniones y los artículos de base de conocimientos, al tiempo que fomenta la creación colaborativa de contenido mediante la edición en tiempo real y el control de versiones.

Los equipos pueden crear ecosistemas conectados vinculando las páginas de Confluence directamente con incidencias y proyectos de Jira, con una potente función de búsqueda a la que se puede acceder desde cualquier dispositivo. La documentación se convierte en una parte activa de tu flujo de trabajo a medida que las páginas de Confluence evolucionan con los proyectos, lo que hace que el contexto de las tareas y las decisiones esté accesible para los miembros actuales y futuros del equipo.

6. Loom: lo mejor para informar de forma asincrónica sobre tareas

Loom cierra las brechas de comunicación en las fuerzas laborales descentralizadas al permitir a los usuarios grabar y compartir mensajes de vídeo cortos con un contexto visual atractivo. Los usuarios pueden grabar pantallas e imágenes de cámaras web simultáneamente, y Loom sube automáticamente los vídeos y genera enlaces que se pueden compartir para su distribución por equipos.

Los equipos pueden ver vídeos bajo demanda, lo que elimina la necesidad de sincronizar las reuniones y, al mismo tiempo, aprovecha las expresiones faciales, los gestos y las grabaciones de pantalla para mejorar la claridad. Las actualizaciones de tareas se vuelven más humanas y efectivas, ya que los miembros del equipo pueden grabar rápidamente las pantallas para explicar visualmente incidencias complejas, lo que reduce los malentendidos y los tiempos de resolución.

7. Jira Align: lo mejor para la gestión de tareas en varios proyectos

Jira Align permite a los equipos optimizar la planificación ágil a escala empresarial al traducir los objetivos estratégicos en iniciativas viables en equipos multifuncionales. La plataforma permite a las empresas definir temas estratégicos y llevar los objetivos en cascada a los niveles más bajos, lo que garantiza la alineación y, al mismo tiempo, prioriza las carteras y gestiona los recursos con eficacia.

Los tableros de programas ofrecen descripciones generales de alto nivel del progreso y las dependencias, lo que brinda transparencia para monitorizar el rendimiento e identificar los cuellos de botella. Jira Align se integra perfectamente con Jira para crear un flujo de información entre los planes estratégicos y la ejecución diaria, lo que permite gestionar la coordinación a escala empresarial a través de funciones que permiten la planificación avanzada en Jira en cientos de equipos.

8. Jira Service Management: lo mejor para gestionar las tareas de TI

Jira Service Management agiliza la gestión de tareas de TI y la prestación de servicios a través de funciones integrales diseñadas para los equipos técnicos. La plataforma proporciona un espacio centralizado para las solicitudes de asistencia, clasificándolas, priorizándolas y dirigiéndolas a los miembros del equipo correspondientes. 

De este modo, se garantiza una resolución eficiente y una experiencia de usuario mejorada, a la vez que se ofrecen sólidas capacidades de gestión de cambios e incidentes.

Los equipos pueden automatizar las tareas periódicas, como la asignación de técnicos y el envío de notificaciones, lo que permite a los profesionales de TI centrarse en incidencias más complejas. A diferencia de las herramientas genéricas de gestión de tareas, Jira Service Management entiende los flujos de trabajo de TI, los requisitos de SLA y la importancia del tiempo de actividad del sistema, lo que hace que los equipos de TI sean mucho más eficaces gracias a sus funciones especializadas.

Transforma el seguimiento de las tareas de tu equipo con Jira, una herramienta versátil que se adapta a cualquier flujo de trabajo y se adapta sin esfuerzo desde equipos pequeños a organizaciones empresariales. Tanto si gestionas listas de tareas sencillas o iniciativas complejas con varios equipos, Jira ofrece la visibilidad y el control necesarios para mantener los proyectos en marcha.

Comienza con una cuenta gratuita y verás la diferencia de una gestión organizada de tareas. Puedes importar la actividad existente, configurar el flujo de trabajo de tu equipo y comenzar a monitorizar el progreso de inmediato. La curva de aprendizaje es suave, pero las ganancias de productividad son inmediatas y sustanciales.

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¿Qué funciones debes buscar en una herramienta de gestión de tareas?

Cuando evalúes el mejor software de seguimiento de tareas para tu empresa, busca funciones que realmente mejoren el flujo de trabajo de tu equipo en lugar de distraerte con llamativos extras.

Empieza con lo básico que todo equipo necesita: creación y asignación de tareas, seguimiento de los plazos y visibilidad del progreso. Encuentra herramientas que ofrezcan flujos de trabajo personalizables para que puedas adaptar el software al proceso de trabajo real de tu equipo en lugar de obligarlo a adaptarse a estructuras rígidas.

Las capacidades de integración son más importantes de lo que piensas. Las mejores herramientas de gestión de tareas se conectan con tu paquete de software existente, ya sea correo electrónico, herramientas de diseño, plataformas de comunicación o sistemas de generación de informes. Las funciones de Automatización pueden ahorrarte horas de trabajo administrativo al gestionar automáticamente las actualizaciones rutinarias, las notificaciones y las transiciones de tareas.

Considera las funciones de escalabilidad y colaboración. ¿Crecerá la herramienta con tu equipo? ¿Pueden los miembros del equipo remoto participar de manera efectiva? ¿Ofrece los informes y los análisis que necesitas para entender el rendimiento del equipo y el estado del proyecto?

¿Cómo puedes elegir la herramienta de gestión de tareas adecuada para tu equipo?

La clave es adaptar las capacidades de las herramientas a las necesidades y el estilo de trabajo específicos de tu equipo.

Evalúa con sinceridad los puntos débiles actuales de tu equipo. ¿Tienes problemas con la propiedad poco clara de las tareas, el incumplimiento de los plazos, la mala visibilidad del estado del proyecto o la difícil coordinación entre los miembros del equipo? Diferentes herramientas son excelentes para resolver diferentes problemas.

Considera usar demos y versiones de prueba gratuitas antes de comprometerte con una plataforma. La mayoría de las herramientas de gestión de tareas de calidad ofrecen generosos periodos de versión de prueba que te permiten probar flujos de trabajo reales con tu equipo real. 

Ten en cuenta el nivel de comodidad técnica de tu equipo y las herramientas existentes. Un sistema potente pero complejo puede abrumar a un equipo que prefiere la simplicidad, mientras que una herramienta básica puede frustrar a los equipos que necesitan funciones avanzadas. Adapta la complejidad de la herramienta a las necesidades y capacidades de tu equipo.

¿Cómo puedes gestionar las tareas en Jira?

Empezar a usar Jira es sencillo una vez que entiendes la estructura básica. Crea un proyecto y, a continuación, empieza a añadir incidencias (el término de Jira para las tareas). Cada incidencia puede incluir descripciones detalladas, archivos adjuntos, personas asignadas, fechas de vencimiento y campos personalizados relevantes para tu actividad.

Usa tableros para visualizar tu flujo de trabajo. Los tableros de kanban funcionan bien para una actividad continua, mientras que los tableros de scrum son excelentes para los equipos que trabajan en sprints definidos. 

Configura la automatización para reducir la actividad manual. Jira puede asignar tareas automáticamente en función de los criterios que definas, enviar notificaciones cuando se acerquen los plazos y pasar la actividad completada a la siguiente fase del flujo de trabajo. Utiliza las funciones de informes para rastrear la velocidad del equipo, identificar los cuellos de botella y evaluar el estado del proyecto a lo largo del tiempo.