Automatización de flujos de trabajo con IA: cómo aumentar la eficiencia operativa con flujos de trabajo inteligentes

La automatización de flujos de trabajo con IA aprovecha la inteligencia artificial para gestionar procesos complejos y dinámicos que van más allá de las capacidades de la automatización basada en reglas. En lugar de basarse en reglas condicionales rígidas, la automatización de flujos de trabajo con IA utiliza algoritmos de aprendizaje automático para analizar datos, reconocer patrones y mejorar continuamente con el paso del tiempo. 

Esto permite a los sistemas tomar decisiones inteligentes basadas en patrones en los datos, lo que permite una mayor flexibilidad, precisión y escalabilidad en las operaciones. Las implementaciones más sofisticadas, conocidas como flujos de trabajo con agentes de IA, pueden funcionar con una mínima intervención humana y, al mismo tiempo, tomar decisiones complejas en varios sistemas.

¿En qué se diferencia la automatización de flujos de trabajo con IA de otras automatizaciones?

La principal diferencia entre la automatización de flujos de trabajo con IA y las automatizaciones tradicionales es la capacidad de la IA para procesar datos no estructurados, comprender el contexto y aprender de los resultados. Esto significa que la IA puede gestionar tareas complejas, como interpretar las opiniones de los clientes, clasificar los tickets de soporte en función de la urgencia o enviar las actividades al miembro del equipo más cualificado.

Esto es diferente de las automatizaciones sencillas que siguen reglas.

Las organizaciones adoptan la automatización de flujos de trabajo con IA porque aborda los desafíos fundamentales que los procesos manuales no pueden resolver a gran escala. La tecnología aporta mejoras medibles en la productividad, la precisión y la velocidad de toma de decisiones, lo que crea ventajas competitivas que se acumulan con el tiempo.

Piensa en un equipo de desarrollo de software que gestiona cientos de informes de errores semanalmente. La clasificación manual puede llevar horas y resultar en una priorización incoherente. 

La automatización de flujos de trabajo con IA puede analizar instantáneamente cada informe, clasificar las incidencias según su gravedad, asignarlas a los miembros del equipo adecuados en función de sus conocimientos e incluso predecir los plazos de resolución en función de las incidencias anteriores.

La automatización de flujos de trabajo con IA elimina las tareas manuales que consumen mucho tiempo y merman la productividad del equipo. En lugar de dedicar horas a introducir datos, derivar tickets o elaborar la planificación, los empleados pueden centrarse en actividades de mayor valor que requieren creatividad humana y pensamiento estratégico.

La tecnología destaca en la gestión de tareas repetitivas que siguen patrones pero requieren cierto nivel de toma de decisiones. Por ejemplo, la IA puede clasificar automáticamente las consultas entrantes de los clientes, extraer información clave de los documentos o programar reuniones según la disponibilidad y las preferencias de los participantes. 

Estas mejoras liberan una cantidad significativa de tiempo que los equipos pueden dedicar a iniciativas de innovación y crecimiento.

Reduce los errores y aumenta la velocidad operativa para obtener resultados más rápido 

Los errores humanos son inevitables en los procesos manuales. La automatización de flujos de trabajo con IA reduce esos errores al aplicar una lógica coherente y aprovechar el reconocimiento de patrones para tomar decisiones precisas en todo momento. 

La tecnología no se cansa, no se distrae y no se abruma por las altas cargas de trabajo. Las mejoras de velocidad son igualmente significativas. 

La IA puede procesar información y ejecutar tareas en segundos en lugar de minutos u horas. Esta aceleración crea un efecto dominó en toda la organización. A medida que una ejecución más rápida de las tareas mejore la velocidad operativa general, se podrá acelerar la entrega de los proyectos y reducir los tiempos de respuesta a los clientes.

Mejora la toma de decisiones con el análisis de datos en tiempo real

La capacidad de la IA para analizar grandes conjuntos de datos al instante ayuda a las organizaciones a tomar decisiones mejores y más rápidas. Los equipos pueden acceder a información en tiempo real para tomar acciones inmediatas. 

La IA puede identificar tendencias, anomalías y oportunidades que pueden pasar desapercibidas para las personas, especialmente cuando se trata de datos complejos o de gran volumen.

La automatización de flujos de trabajo con IA permite trabajar de manera más eficaz en prácticamente todos los departamentos e industrias. Se adapta a diferentes contextos y, al mismo tiempo, ofrece ventajas consistentes: menos trabajo manual, mayor precisión y una ejecución más rápida. Estos casos reales demuestran cómo las organizaciones pueden utilizar la IA para resolver desafíos específicos en su flujo de trabajo.

Flujos de trabajo de asistencia al cliente con IA

La asistencia al cliente de hoy en día depende en gran medida de los bots conversacionales, el enrutamiento automático y el análisis de opiniones con IA para gestionar el creciente volumen de tickets y mantener la calidad del servicio. Los bots conversacionales gestionan las consultas diarias al instante, mientras que el enrutamiento con tecnología de IA garantiza que los problemas complejos lleguen directamente a los especialistas adecuados. Por otro lado, el análisis de opiniones ayuda a priorizar los casos urgentes e identificar a los clientes que dan señales de querer abandonar.

La clasificación automática de tickets en Jira Service Management es solo un ejemplo de cómo la IA mejora los flujos de trabajo de asistencia. El sistema puede analizar automáticamente los tickets entrantes, clasificarlos por urgencia y tipo, asignarlos al equipo apropiado en función del contenido y la experiencia, e incluso estimar los tiempos de resolución en función de casos anteriores similares. Este enfoque reduce considerablemente los tiempos de respuesta y garantiza una buena calidad de servicio en todas las interacciones con los clientes.

Flujos de trabajo de los equipos creativos y de marketing con IA

Los equipos de marketing utilizan la IA para personalizar las experiencias de los clientes a gran escala. Los algoritmos de puntuación de clientes potenciales analizan su comportamiento para identificar las oportunidades más prometedoras, mientras que la automatización de contenido hace que cada cliente reciba el mensaje y el producto adecuado en el momento ideal.

Los flujos de trabajo de marketing con tecnología de IA pueden ajustar automáticamente la inversión publicitaria en función de las métricas de rendimiento, segmentar las audiencias según los patrones de comportamiento y desencadenar secuencias de correo electrónico personalizadas en función de las acciones de los clientes. Estas funciones permiten a los equipos de marketing trabajar de manera más eficiente y, al mismo tiempo, conseguir mejores resultados.

Flujos de trabajo de recursos humanos con IA

La automatización con IA mejora significativamente los flujos de trabajo de RR. HH., sobre todo en la selección de personal y la incorporación de nuevos empleados. La IA puede seleccionar los currículums según los requisitos del puesto, programar entrevistas en función de la disponibilidad e incluso realizar evaluaciones iniciales de candidatos mediante interacciones con bots conversacionales.

Los flujos de trabajo de incorporación de nuevos empleados se optimizan gracias a la IA, ya que procesa toda la documentación, proporciona acceso a nuevos usuarios y coordina los programas de formación. Con esta automatización, las nuevas incorporaciones tienen una experiencia coherente y, al mismo tiempo, se disminuye la carga administrativa de los equipos de recursos humanos.

Flujos de trabajo de TI y operaciones con IA

Los equipos de TI utilizan la automatización de flujos de trabajo con IA para supervisar de forma proactiva el sistema, obtener respuestas automatizadas ante incidentes y optimizar los procesos de implementación. La IA puede detectar anomalías en el rendimiento del sistema, crear automáticamente tickets para posibles incidencias e incluso ejecutar scripts para resolver problemas comunes sin que el equipo tenga que intervenir.

Los flujos de trabajo de implementación se optimizan mediante la IA, ya que analiza cambios en el código, predice posibles conflictos y modifica los cronogramas de lanzamiento en función de la carga del sistema y la disponibilidad del equipo. Esto ayuda a evitar tiempo de inactividad y acelera los ciclos de entrega del software.

Flujos de trabajo de finanzas y contabilidad con IA

Los flujos de trabajo de finanzas se vuelven más eficientes con las automatizaciones de la IA, que se encargan de procesar facturas, clasificar gastos y detectar fraudes. La IA puede extraer datos de las facturas, compararlos con las órdenes de compra y derivar las aprobaciones a los gerentes correspondientes en función de las políticas de la empresa.

La previsión presupuestaria también puede ser más precisa gracias a la IA, que analiza patrones de gasto, tendencias del mercado y datos del historial para anticipar las necesidades financieras que puedan surgir. Estos datos relevantes automatizados ayudan a los equipos financieros a tomar decisiones más fundamentadas y a dedicar menos tiempo a analizar datos manualmente.

Para implementar con éxito el software de automatización de flujos de trabajo con IA, debes equilibrar la ambición con la practicidad. Las organizaciones que comienzan con algo pequeño, eligen las herramientas adecuadas y miden los resultados con cuidado tienden a lograr mejores resultados que las que intentan realizar transformaciones a gran escala de inmediato.

Paso 1. Identifica las tareas repetitivas y basadas en reglas adecuadas para la automatización

Evalúa qué tareas de tu flujo de trabajo consumen una cantidad significativa de tiempo y siguen patrones predecibles. Estos son algunos ejemplos habituales:

• Entrada de datos

• Derivación de tickets

• Actualizaciones de estado

• Procesamiento de documentos

Estos procesos de gran volumen y que consumen mucho tiempo son puntos de partida ideales, ya que ofrecen oportunidades de automatización claras y su implementación tiene un riesgo bajo. Céntrate primero en los flujos de trabajo predecibles para generar confianza en la organización antes de abordar casos prácticos más complejos.

Para implementar la IA de manera efectiva en tus flujos de trabajo, prioriza las funciones de IA que reducen directamente el esfuerzo manual y mejoran la planificación. Por ejemplo, AI Work Create en Jira genera automáticamente tareas a partir de las páginas, los hilos de chat y los correos electrónicos de Confluence para evitar entradas repetitivas.

IA Work Breakdown desglosa los proyectos más grandes en tareas gestionables en las vistas de Lista y Cronograma para poder planificar las entregas, los hitos y la capacidad. Rovo Chat cuenta con una interfaz conversacional para redactar, revisar o crear actividades.

Ayuda a configurar las transiciones de los flujos de trabajo mediante lenguaje natural, por lo que los flujos de trabajo son más rápidos, inteligentes y alineados.

Ni siquiera las herramientas de IA más avanzadas darán resultados si tu equipo no está de acuerdo. La adopción exitosa comienza por demostrar a los miembros del equipo cómo funciona la IA, qué problemas resuelve y cómo puede agilizar su trabajo. 

Involucra a los miembros del equipo y a los líderes de departamento desde el principio para que las soluciones de IA aborden las necesidades reales de la empresa. La participación temprana ayuda a identificar los puntos débiles de los flujos de trabajo, reduce la resistencia al cambio y crea promotores que pueden apoyar una adopción más amplia en toda la organización.

La comunicación abierta también es clave. Invita a los miembros del equipo a hacer preguntas, escucha sus inquietudes y aborda cualquier temor que puedan tener. Celebra las primeras victorias y comparte casos de éxito para generar confianza. 

Cuanto mejor comprenda tu equipo la IA y más confíe en ella, más eficazmente mejorará los flujos de trabajo y la productividad.

Establece KPI claros desde el principio y céntrate en resultados medibles como el tiempo ahorrado, las tasas de finalización de las tareas, la reducción de errores y los niveles de satisfacción de los usuarios. Hacer un seguimiento regular ayuda a encontrar oportunidades de mejora y a determinar cuándo es necesario volver a entrenar o ajustar los modelos según los cambios en los requisitos empresariales. 

Realiza auditorías periódicas y ciclos de feedback para que el sistema de IA aprenda de los errores y mejore continuamente su precisión.

Si bien la IA ofrece ventajas significativas, las organizaciones deben abordar las preocupaciones legítimas sobre la seguridad de los datos, el sesgo algorítmico y la adopción por parte de los usuarios. Una buena implementación debe tener en cuenta estos desafíos desde el principio y protegerse de los riesgos sin perder las ventajas de la automatización.

Proteger la privacidad y la seguridad de los datos es fundamental, especialmente si la IA procesa información confidencial. Implementa controles de acceso, cifrado y registros de auditoría sólidos para proteger los datos confidenciales. También se recomienda supervisar las decisiones críticas que afectan a los clientes o empleados.

Los flujos de trabajo de Jira pueden aprovechar la IA para transformar la forma en que los equipos gestionan los proyectos y hacen un seguimiento del trabajo a lo largo de todo el ciclo de vida del desarrollo. Las funciones de automatización inteligentes ayudan a los equipos a clasificar automáticamente las incidencias según el contenido y el contexto.

Esto permite agilizar la limpieza del backlog identificando historias de usuario similares, y generar informes detallados que muestran patrones en el rendimiento del equipo. Los equipos pueden comenzar con plantillas de flujo de trabajo prediseñadas y personalizar las reglas de automatización para que se ajusten a sus necesidades específicas.

Rovo, la plataforma de IA de Atlassian, potencia aún más todas estas funciones. Incluye la búsqueda con tecnología de IA para encontrar al instante información relevante en todas tus herramientas de Atlassian.

Esta interfaz de chat inteligente puede responder preguntas sobre tus proyectos y procesos. Por otro lado, los Agentes Rovo pueden ejecutar flujos de trabajo complejos por ti. Es la mejor manera para que los equipos obtengan funciones de IA de nivel empresarial sin herramientas ni dificultades adicionales.